【Lifunext社員紹介14】業務効率化を追求！仕組み化を主導するオペレーション部・丸木健太郎

Lifunext人事担当の“あろは”です！

今回は、Lifunextで業務効率化に取り組む、オペレーション部の丸木にインタビューを行いました。

丸木は、Lifunextを次のフェーズへと導くために業務効率の仕組み化を行っている最中！

どのような姿を理想像と捉え、どういった流れで社内の業務効率化に動いているのでしょうか？

彼のキャリアを含め、業務効率化について詳しく話を聞きました！

-これまでのキャリアについて聞かせてください！

丸木：新卒でWeb広告代理店へ入社しました。

不動産デベロッパーの子会社のWeb広告代理店だったため、新築分譲マンションなどのWEBプロモーションを始めとして、Web広告の運用やアクセス解析、クリエイティブディレクションを6年ほど担当していました。

その後、自分の成長と会社の方向性にズレを感じるようになり、Lifunextに広告運用コンサルタントとしてジョインしました。主にBtoC向けの案件を担当したのち、現在は部署を異動し、オペレーション部門で主に業務効率化を進めています。

今は、オペレーション部門で主に業務効率化を進めています。

-Lifunextに転職された理由や選んだ決め手について詳しく教えてください！

丸木：転職を決めた大きな理由は、主に3つあります。

1つ目が、不動産以外の案件にも携わってみたかったこと、2つ目が広告の運用スキルが足りない自覚があり、スキルを伸ばせる環境に身を置きたかったこと、3つ目が前職の方向性にズレを感じたことです。

Lifunextは成長フェーズにあり、会社の拡大に貢献していく中ですべての要素を満たせると感じたことに加え、社長の田村の考えに共感したため、入社を決めました。

前職の代理店にいたころは、売上至上主義的なプレッシャーが強く、クライアントのニーズにそぐわない提案をしなければならない場面もあったのですが、Lifunextが掲げる『クライアントファースト』という会社の理念について話を聞いていくうちに「ここでなら実現できそう！」と感じたことも大きいです。

Lifunextでは、クライアントのために本当に必要なサービスを提供できる環境が整っているのが魅力的でした。

-実は他社から内定をもらっていたのにLifunextへ来てくれましたよね！

丸木：そうなんです（笑）

転職活動を始めてからすぐに、Lifunextではない会社に内定をいただいており、自分の中ではその会社に決めていたのが実状です。ただ、ご縁があってアロハさんとお話しする機会をいただいた際に、会社への想いなどに共感する部分が多く、面接を進めていただける運びになりました。

面接を進めていく中でLifunextからよいお返事をいただいたこともあり、先に内定をいただいていた会社に期限を待ってもらうほど悩みましたが、Lifunextへの入社を決めました。

-現在の業務内容について詳しく教えてください！

丸木：オペレーション部門に所属し、広告の入稿やレポートの作成、業務効率化を行っています。

今の業務のメインは業務効率の仕組みづくりです。社内で発生するルーチンワークを効率化し、自動化する仕組みを作ることが主な業務です。

例えば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）という自動化ツールを使って、データ収集やレポート作成などの作業を自動化しています。これまでは、各担当者が手動でデータを集めてスプレッドシートに入力し、その結果をまとめてレポート化していましたが、今ではRPAが自動的にそれを行ってくれます。

また、GASと呼ばれるGoogleのプログラムを使ってデータ集計なども行っています。

-具体的に、どのような具体的な業務を効率化しているのですか？

丸木：例えば、毎日発生するデータ収集の業務があります。これは、いくつかのシステムからデータをダウンロードし、それをスプレッドシートに転記するという手作業でした。

これって一見すると簡単な作業のように思えるかもしれませんが、量が多いと意外に時間がかかるんですよね。

RPAを導入してからは、そのデータ収集作業がすべて自動化され、担当者はデータが自動で収集されるようになったので、ほかの業務に時間を割けるようになりました。

結果として、作業時間が大幅に短縮されただけでなく、ヒューマンエラーも減らすことができました。こうした一つひとつの効率化が積み重なることで、会社全体の生産性が向上していると感じています！

-業務効率化による具体的な成果について教えてください

丸木：現時点で言うと、削減時間は2ヶ月で約15時間/週（月換算すると約60時間/月）削減される見込みです。

例えば、1日に数十分かかっていたデータ収集やレポート作成の作業が、ほぼゼロになりました。1回あたりの作業時間は短いかもしれませんが、これが毎日続くと1ヶ月で何十時間にもなります。そう考えると、RPAによる自動化で生まれる時間は非常に大きいんです。

さらに、RPAの導入によって手動作業が減ったため、業務ミスも減少しました。手動でデータを入力していると、どうしてもミスが発生してしまいがちですが、RPAが自動で作業を進めることで、データの正確性が向上しました。

ヒューマンエラーがなくなったことによって、クライアントへの報告がよりスムーズかつ正確になり、信頼性の向上にもつながります！

削減できた時間は、仕組み化についての勉強に充てています。2024年10月の段階で、仕組み化は始まって2ヶ月弱です。まだまだスタート地点から走り始めたばかりなので、仕組み化の各フェーズを達成するための勉強は欠かせません！

-そもそも、どうして業務効率化を進めることになったかお話しください！

丸木：拡大フェーズにある会社って、最初はマンパワーに頼って進むことが多いんですよね。最初は力のある人たちが頑張って、力技でなんとか回していく感じです。

ただ、会社が成長してくると、それでは限界が出てきます。人手不足やリスクが大きくなってきて、マンパワーだけでは回らなくなります。

オペレーションチームのような裏方のポジションだと、直接売上を作るわけではないので、一人ひとりががんばっても会社全体で見ればコストがかかってしまいます。人件費もかかりますし、何でも手作業でやると限界が来ます。だからこそ、業務効率化が必要です。

業務を効率化できれば、会社にとっては大きなメリットです。

僕たちも最初はマンパワーで対応していましたが、より機械化して、処理能力を上げることが求められてきました。特にコンサルタント業務では、案件が重なると一つの案件にかける時間が長くなり、それを少人数で効率よく回していく必要があります。

会社が大きくなっている今のタイミングでその課題に取り組まければ、部門ないしは会社全体の成長スピードが遅くなってしまうリスクがあります。なので「会社全体の成長スピードを加速させるため」というのが一番の理由です。

-現在、業務効率化に関する進行中のプロジェクトについて教えてください！

丸木：今、特に力を入れているのは『データ基盤の構築』です。これは、Lifunext全体の成長を支えるための重要なプロジェクトです。

現在、社内では様々なシステムが使われており、それぞれのシステムにデータが分散しています。この分散されたデータを統合し、一元管理できる基盤を作ることが目的です。

このデータ基盤が完成すれば、社内全体でデータを共有し、リアルタイムで分析や意思決定に役立てられるようになります。

今は、営業部門やコンサルティング部門がそれぞれ別のデータを使って仕事をしていることもあり、意思決定が遅れることがありますが、データ基盤が整えば部門間の連携がスムーズになり、もっと迅速な対応が可能になります。

-データ基盤の構築で、特に苦労している点は何ですか？

丸木：一番の課題は、やはり『データの統合』です。

社内で使われているシステムが複数あり、それぞれが異なるフォーマットでデータを管理しているので、そのデータを統一するのが非常に難しいです。

例えば、あるシステムではクライアント名が『会社名＋担当者名』として登録されているのに、別のシステムでは『担当者名のみ』しか入力されていない、というケースがあります。こういったデータの不一致を一つずつ解消していく作業が、非常に手間のかかる部分です。

データの整合性を取るためには、シンプルなルールを設けてデータを整理しなければなりませんが、それが思った以上に複雑になってしまうことが多いです。

この整理作業が一番大変ですね。

-データ基盤の構築後、どのような成果を期待していますか？

丸木：業務効率化して、データインテグレーション（さまざまなデータソースからデータを統合して、意思決定に必要となる情報を得るためのシステムプロセスとビジネスプロセスの組み合わせ）を構築して、他社との差別化を行っていきたいです！

細かな作業面での話をすると、データ基盤が完成すれば、まずリアルタイムで必要なデータを即座に取得できるようになります。これにより、クライアントへの報告や社内での意思決定が飛躍的にスピードアップします。

今まではデータを収集するのに時間がかかっていましたが、その作業が自動化されることで社員はデータを集める時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。

また、データの一元管理によって、社内の全ての部門が同じデータを使って仕事を進められるようになるので、部門間の連携がスムーズになります。営業やコンサルタントがリアルタイムのデータを使ってすぐにクライアントに提案できるようになれば、クライアントからの信頼度も高まると考えています。

オペレーションチームは裏方ではありますが、陰からクライアントの成長につながるような施策を発信できるデータ基盤作りをしていきたいと思っています！

-現在の業務効率化の取り組みを進める中で、何か困難な点はありましたか？

丸木：やはり、RPAやデータ基盤の構築など、新しい技術や仕組みを導入する際には、既存の業務との兼ね合いで難しい部分が多いです。

特に、効率化の仕組みを構築しながら日々の業務もこなさなければならないという二重のプレッシャーがあります。業務効率の仕組みづくりをしていると「時間が取れるようになった？」と聞かれることもありますが、実は余計に忙しくなりました（笑）

自分、ひいては会社の成長につながるため、チームで業務を分担して乗り切っています！

ほかに難しいところというと、RPAの導入も最初はスムーズに進まなかったですね。新しいツールを使うとなるとどうしても最初は慣れない部分があって、社員からも「本当にこれで大丈夫なのか」といった不安の声がありました。

そこで、まずは簡単な業務から自動化を進めて、小さな成果を積み重ねることが大事だと感じました。複雑なデータをどこまでシンプルにできるかが鍵なので、一つひとつの小さな成功が最終的には大きな成果に繋がると信じて仕組みづくりを進めています。

-業務効率化に向けた次のステップは何ですか？

丸木：次のステップは、データ基盤をフルに活用して、さらなる効率化を目指すことです。

今はまだデータの収集や整理に時間がかかっていますが、データ基盤が完成すれば、その大半は自動化されます。これにより、データに基づいた意思決定やクライアントへの提案がよりスピーディーに行えるようになるはずです。

さらに、データ基盤を使って、今後はより戦略的な提案や分析ができる環境を作りたいと考えています。

例えば、クライアントのビジネスにどのような影響が出るかをデータに基づいてシミュレーションすることで、より具体的な提案ができるようになるでしょう。

-最終的な理想像はどういったものですか？

丸木：理想は、やはり業務の完全な自動化ですね。すごく簡単に言うと、ボタンをポチッと押せば見たいデータが見れる状態です（笑）

データ収集やレポート作成のような繰り返し作業はすべて自動化し、社員はもっとクリエイティブで戦略的な業務に集中できる環境を作りたいです。

ただ、すべてを機械に任せるのではなく、最終的な意思決定や創造的な業務は人間が行うべきだと思います。そのためにも、ルーチンワークはできるだけ自動化して、クリエイティブな業務に時間を使えるようにすることが重要です。

また、業務を仕組み化して、オペレーションをもっとビジネス的に考えたいとも思っています。

現在は社内の仕組み構築をしてますが、我々と同じく、スタートアップ企業も同じような課題を持っている方も多いと思います。

なかなかバックオフィス系に人員を割けない等もあると思うので、我々が基盤作りのところから支援していくことで、本来注力すべき部分に予算を回したり、サービス拡大のために時間を確保したりすることが可能になるはずです。

オペレーション自体を社外にも提供し、より「スタートアップの伴走者」としてクライアントに寄り添った価値提供ができる体制へと変えていきたいと考えています。

-現在の取り組みを通じて、社内での変化は感じていますか？

丸木：感じますね。

入社した当社は、『効率化』って言葉はほとんど出てこなかったんですけど、今は先日の体制変更でも『効率化チーム』が組織としてできるほど、社内でかなり注目度の高いプロジェクトになっています。そうなることでチーム全体のモチベーションも上がり、雰囲気もポジティブになってきました。

また、部門間の連携がスムーズになってきたことも大きな変化です。

Slackで専用チャンネルを作り、その中で、こういう業務を自動化したいって要望を部署関係なく自由に投稿できるようにしてます。なかなか部署横断でこういう意見を言い合う場がなかったのですが、会社の中では新しい取り組みです。

部署関係なく、会社の課題に取り組むことでコミュニケーションが円滑になり、チーム力や生産性が向上につながります。

まだまだ課題に取り組んでる最中ですが、これにより、クライアントとのコミュニケーションも円滑になっていくと信じてます。

-業務効率化の仕組みづくりを進めていく過程で、社内人事は大きく変わってくると思います。オペレーション部ではどういった人が求められますか？

丸木：好奇心旺盛な人が求められると思います。

部門に関係なく、コンサルタントであれば新しい情報を積極的に取りに行かなければならない場面が多いです。一般的なバックオフィス系の部署は、事務的な業務が中心で、そうしたアプローチが得意ではない人もいます。

ただLifunextでは、コンサルタントがクライアントに集中して向き合う時間を増やすために、何ができるか常に目を向けて考える必要があります。

理想としては、コンサルタントの考え方や会話、普段のやり取りに興味を持ってもらい、その内容に自発的に関心を持って調べるような姿勢が大切です。

例えば、Slackでの会話を見て「なるほど」と思ったら、それを調べて理解を深めていく。そうしないと成長も難しいし、周りに良い影響も与えられないと思います。

好奇心を持つことで、自分の視野やスキルがどんどん広がり、結果的に自分自身の成長にもつながっていくと思います。

そういう姿勢を持っている人と一緒に働きたいと思います！