【Excel】毎年自動更新される私立の住所録を作る方法

1.はじめに

　中学校の先生の場合、生徒の進路の数だけ調査書とか諸々の書類を郵送する必要がありますよね。差し込み文書を使う先生が最近は多いと思います。
　しかし、合併して学校名が変わっていたり移転して住所が変わっていたりで、毎年そのまま使い回しができるかというと難しいところがあると思います。
かと言って、毎年調べ直したり入力し直したり作りするのは大変ですよね。
　そこで、住所録を毎年自動更新(最新版)できるExcelを考えてみました。

2.使う機能

「データ」の「webから」を使います。

3.やり方

今回は例として東京の私立高校の住所録を作ります。
東京都私学財団のサイトを使用させていただきました。

https://www.shigaku-tokyo.or.jp/school/koumain.html

URLを貼り付けし、「OK」を押します。

□複数アイテムの選択にチェックを入れ、必要なデータを選択し、「読み込み」を押します。

読み込み後はこのような画面が表示されます。

すべて合体させます。右クリックし、「追加」を押します。

今回は3つあるので、3つ以上のテーブルを選択し、すべて追加し、「OK」を押します。

このような画面になるので、「閉じて読み込む」をクリックします。

読み込むとこのようになります。

次に「クエリ」の「プロパティ」から自動更新されるようにします。

「ファイルを開くときにデータを更新する」にチェックを入れます。

これで完成です！

4.おわりに

差し込み文書の機能を使ってExcelからWordにデータを飛ばして封筒を作るときに、確認作業が減ったり少しでも時短に繋がればうれしいです！