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秘書って何してるの？〜出版ベンチャーの社長秘書の仕事〜

ゆうか@秘書 |ラーニングス

こんにちは！
ラーニングス株式会社のゆうかです😊
よく「秘書ってなにやってるの？」とお会いする方に聞かれることが多いので普段のわたしの仕事について書いていきます！

秘書の仕事

秘書といってもボスは誰なのか、どの範囲までやるのかはそれぞれだと思います。
わたしは出版ベンチャー企業で社長秘書をしています。
主な業務として、
・スケジュール管理
・メール対応
・経費計算
・その他社長がやる事務作業全般
・会食や懇親会のお店選び(これはまだ1回しかない)
などがあります。
おそらく、この業務は秘書というイメージ通りだと思います。
基本的に毎日決まった仕事をするというより、社長の指示を最優先にして他の業務もこなしていく感じです。
わたしの場合は、秘書業務以外にもいろいろやっています。

わたしの仕事について

どうして秘書になったのか？

わたしは最初から秘書志望というわけではなく、とりあえず事務系やりたいなーっていう感じでした。
それで求人を探して、そのときにたまたま見つけて応募しました。
そうはいっても、わたしは人をサポートすることが好きなのでそれも決め手だったかなと思います。
ちなみに秘書検定も持っていないので本当に素人です。

秘書以外の仕事とは？

わたしは秘書の業務以外に広報や採用もやっています。
広報はプレスリリースがメインです。
元々、広報としてスタートした個人Twitterも今となってはよくわからないなんでも屋の秘書になってます🤣
よかったらTwitterもよろしくお願いします💗

採用はこれから本格的になっていきますが、社長と情報共有して試行錯誤しながらやっています。
あとはマーケティングも少しやっています。
メルマガやホワイトペーパーの作成がメインです。

秘書に向き不向きはある？

どんな人が秘書に向いているのか？と聞かれたらとても難しいです。
なぜなら、秘書の向き不向きはその人個人というよりもボスとの相性だと思うからです。
実際、わたしも秘書に向いているかと言われたら正直分からないですが、社長との相性はいいと思っているので、ある意味向いているのかもしれません。（わたしが勝手に思っているだけで社長は分かりません🤣）
どんなに会社の雰囲気と合う場合でも、ボスとの相性が合わないと働きづらいのではないでしょうか？
秘書に関しては、会社に合うかよりもボスと合うかのほうが大事だなと感じています。

秘書として気をつけていること

わたしが仕事で大事にしていることは、いかに効率よく早く処理していくかということです。
秘書の仕事量は毎日違います。
「今日はホワイトペーパーを完成させよう」と決めていても、社長から頼まれたことは最優先でこなすので、先延ばしにできるタスクは終わらないことも多々あります。

それとわたしは、すぐにできる仕事は後回しにしないようにしています。
これに関しては社長に限らず誰に頼まれてもすぐにやることを意識しています。
すぐできることを後回しにするのは自分だけじゃなくて、他の人にとっても効率が悪くなると思っています。
例えば、わたしが社長に税理士さんに送る書類をまとめることを頼まれたとします。
わたしにとって依頼主は社長ですが、社長が税理士さんにお願いすることを考えれば少しでも早い方が相手にとってもいいよねって考えています。
たしかこれは社長も言っていた気がしますが、誰かが仕事を止めることで困る人がいるからすぐにできることは後回しにするなと。（はっきり覚えてないけど、大体こんな感じです😌）
だからわたしは常に余裕をもって優先順位を考えて仕事しています。

それ以外にも社長の性格に合わせてこういうことは好きそうだけど、こういうことはイライラさせそうだなと考えてできるだけ負担にならないようにすることを心がけています。
秘書のルールはボスなので頑張ります🥹

実際に秘書として働いて思うこと

ここだけの話、わたしに秘書なんか務まるんだろうかって思っていました。
入社した当初はパソコンすらまともに打てなくて自分でも引きました🤣
ビジネス用語なんて何も分からないし、メールの文章すら書けませんでした。
（これはもはや秘書以前に社会人として問題すぎますね😅）
そんなわたしももう少しで1年経ちますが、わたしに合ってる仕事だなと思っています。
いや、正確には今の会社だから、社長だから合っている仕事だと思っています。

わたしは社会人経験ゼロで入社したので、できないこと分からないことばっかりでした。
普通なら社会人経験がないことはデメリットになると思います。
でも社長は、「社会人経験がない方がむしろよかった」と言ってくれました。
「前の会社ではこうだった」とか「今までこうやってきた」ということがわたしにはありません。
弱みを強みに変えてくれた社長がいたからこそ、今の仕事が務まっていると思っています。
だからわたしは自分にできることを増やして、社長には社長にしかできない仕事に専念してもらうために少しでも役に立てるようになりたいです。

おわりに

会社やボスによって全く業務が異なるのが秘書だと思いますが、出版ベンチャーの社長秘書の仕事はこんな感じです。
自分の中でこれ終わらせたいと思っていても、うまくいかないこともあります。
でも、そういうこと含めてわたしはこの仕事が好きです。
もっと秘書としての能力を身につけて、成長していきたいと思います😉