アイディアを生み出す4つの方法～会議でナレッジマネジメントを使ってみよう〜

どうもこんにちは。”えでゅ”です。

　今回は、アイディアを生み出す4つの方法〜会議でナレッジマネジメントを使ってみよう〜についてお話していきます。ナレッジマネジメント？何それ？ちょっと難しそうと思ったあなた！わかりやすく丁寧に解説していきますので、読んでみてください。しかも、あの長い会議を短くするヒントをお伝えしていきます。あなたの職場の生産性、創造性が爆発的に上がるはずです。僕がいつも実際に行っている会議に向けた準備と当日の会議のアクションプランも交えながらお伝えしていきます。それでは、みていきましょう。

1.生産性が低い職場は会議が長い

　ナレッジマネジメントのお話をする前に、あなたの仕事の時間を容赦なく奪っていく会議について考えてみましょう。あなたの職場でももちろん、会議はやっていると思いますし、あなたも参加しているでしょう。会議がないという職場のほうが珍しいと思います。僕は、会議は全く不要とは思っていません。むしろ、チームでの意思決定や方向性を決める際には、重要な場だと思います。では、ここで一つ質問です。

「あなたの職場の会議、あなたは長いと感じていますか？」

　さあ、あなたはこの質問になんと答えるでしょうか。僕の職場のことを答えると、「長い」です。とにかく、長い。長い会議はみんな生産性がないと感じているはずです。それでも誰も何も言えない。陰で「長いよね。」という愚痴は聞こえてきますが・・・。

　ではなぜ会議は長くなるのでしょうか。会議が長くなる理由の一つに、資料をその場で読むことがあげられます。事前に配布しておいて、読むことを宿題にしておくといいですね。特に、この件について聞きたい、この件について意思決定をしたいから意見をもらいたい、と発信しておきましょう。これだけでもかなりの時短になります。事前に準備ができなかった場合には、資料を読む時間を1分設け、読んでもらってから検討事項だけに焦点化するとこれも時短になります。

　そもそも会議と言うのは、意思決定の場であり、アイディアを生み出す場であるはずです。チームみんなが同じ目標のはずです。目標は同じはずなのにいつの間にかみんな路頭に迷ってしまっています。路頭に迷った会議はどのような損失があるのでしょうか。例えば、2時間の会議に10人参加した場合、組織として会議に20時間を使っているということになります。この会議を1時間で終わらせることができたら10時間を組織として生み出すことができます。この差は大きいですよね。時間は何より大事なものです。しっかりマネジメントしていきたいですよね。では、次の章からナレッジマネジメントを使った会議についてみていきましょう。

2.ナレッジマネジメントとは？

　会議ではアイディアを生み出す場にしたいですよね。時間に対する効果のある生産性のある会議にもしたいです。活用できるものに、ナレッジマネジメントという言葉があります。ん？となったかもしれませんが、丁寧にみていきましょう。言葉を分解してみてみます。

ナレッジ＝知識
マネジメント＝管理

つまり、直訳すると、『知識管理』ということです。すごくないですか？知識って管理できるのです。僕が初めてこの言葉を聞いた時、知識を管理するってどういうこと？そんなことできるの？と衝撃を受けました。では、ナレッジマネジメントについて、詳しくみていきましょう。ナレッジマネジメントには、4つのナレッジがあります。

『形式知』、『暗黙知』、『共有知』、『未発見の知識』です。拒否反応がでそうなところをぐっとこらえてください。ひとつずつみていきますね。

3.形に残っている状態、形式知を増やそう

　まずは、形式知です。その名の通り、形にできる知識です。これは、資料などがこれに当てはまります。どんどん資料や提案書を作りましょう。とにかく形にしていくことが大事です。できれば、次年度以降も使うことを意識しながら作ることをおすすめします。

4.頭の中だけに入っている状態、暗黙知を減らしていこう

　暗黙知は、形にできにくい知識や形になっていない知識です。形にできにくい知識はスキルなどが当てはまります。形になっていない知識は誰かの頭の中にあるだけで、実は形にすることができます。形と言うのは、文字、音声、画像、動画です。昔は、職人気質のように「俺の背中を見て学べ」でしか学べないことが多くありました。しかし、時代は変わりました。音声や画像、動画である程度のことは学ぶことも、伝えることもできます。きちんと形に残していきましょう。徹底的に形にしていきましょう。ある人の頭の中にだけ詰め込まれているような知識は、全て形にして残す必要があります。これだけ時代の流れも早いのです。背中を見る間に動画で学べば何倍ものスピードで学ぶことができます。

5.チームが共有している状態、共有知を増やそう

　共有知はみんなで共有する知識です。マニュアルなどが、これに当てはまります。テキスト、音声、動画を作成してみんなが共有していけば、会議も少しずつ減ります。作成するための労力はもちろんかかりますが、次の仕事が格段に減ります。例えば、毎年入ってくる新入社員に対して、業務を伝えるときにも動画を撮影してみせてあげれば、毎年同じ内容を話す労力が減ります。業務を忘れてしまった人がいてもその動画を見ることで時間をとられることもありません。共有知には、このようなメリットがあります。

6.新しいアイディア、未発見の知識を生み出そう

　最後に、未発見の知識です。組織としては、まだ発見されていない、誰も気づいていないこの知識にこそ組織としての利益があります。ここを見つけ出さなければなりません。しかし、会議では未発見の知識にたどり着く前に疲れ切ってしまっています。それは、大変もったいないです。そこで、会議をする前に準備が必要になります。形式知、暗黙知、共有知で徹底的に形にして無駄を省き、部署内で共有できれば、時間が生まれます。この時間をアイディアを生み出す時間として、会議の時間にあてるのです。アイディアプレゼン会みたいなユニークな会議もできるかもしれません。

7.具体的なアクションプラン

　僕が会議の前にやっていることは、次回の会議の際に話したい内容を事前にメールをすることです。文章として、文字に起こしておきます。「次回の会議では、○○の報告事項と△△の検討事項があります。よければ、このメールに□月□日□時までにご意見をいただければ幸いです。」のような感じでメールを送ります。この過程は、僕の頭の中にある暗黙知を形式知に変える過程になります。すると、部署のみんなから「△△については、承知いたしました。△△については、・・・のようにしてはいかがでしょうか。」といった返事が返ってきます。そこで、解決できそうな検討事項に関しては、メール上で解決できますし、解決できなさそうな検討事項については、「次回の会議までに、検討させて頂き、議題として提案させて頂きます。」といった感じで、送っておきます。この過程はみんなで知識を共有しますので、共有知になります。ある程度共有された中で会議にのぞみます。会議には、部署内でやり取りしたメールを参考資料として添付しても良いですし、会議資料としてまとめ直してもいいかもしれません。このようにある程度共有されていると、会議で議論するべき部分が明確化され、アイディアを出すことだけに注力することができます。

8.おわりに

　今回、アイディアを生み出す4つの方法〜会議でナレッジマネジメントを使ってみよう〜というテーマで、ナレッジマネジメントを使って生産性のある会議にするための方法と具体的なアクションプランについてお話をしました。いかがだったでしょうか。もうすでに取り組んでいる方は、もっと生産性をあげていっていただき、知らなかった方は、是非試してみてください。試した結果を教えていただけると僕にとっても有益ですので、教えてくださいね。

　最後に、会議には鉄則があります。「会さず、議さず、決さず」です。決まる会議になるようにナレッジマネジメントも有効に活用してみてください。また、全否定しない、話しを聞く、話しやすい雰囲気づくりといった、いつでも話せる『職場風土づくり』も大事です。是非、明日から生産性の高い会議を行っていただければ嬉しいです。

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みなさんの人生がhappyになりますように。それではまたお会いしましょう。

”えでゅ”でした。

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