ITツールで業務改善するタイミングは見極めが必要。

DXによる業務改善、色々なところでテーマアップされてますよね。

私の仕事でも来年の事業計画の中に入れ込むように会社方針が出ています。
（手段が目的になった雰囲気がプンプンありますが、それは置いておいて。。）

社員ひとりひとりに影響の多いITツールはトップから指示されて強制的に導入というのも必要かと思います。

でも、業務改善を目的としたITツール導入って、適切なタイミングがあると思うのです。

とはいえ、タイミングがあまり関係ないものもあるのも事実。
例えばRPAはいつでもできるのではないか、と思います。（もしかしたら、狭義のRPAかもしれませんが）
作業者の行っている動きそのものを自動でトレースさせる、という意味では、そこには何も変革はなく、作業者当人、業務の前後関係者に至るまで何も影響無いのですから、タイミングはいつでもいいはずです。

一方で業務を見直して、その一環でITツールを活用するにはいつがいいか。

結論は、「担当者がいなくなった直後」だと思っています。
その理由は、「業務改革には、過去の歴史ではなく、今の目、将来の目が必要だから」です。

過去担当してきた担当者は、今までその時々にベストを尽くしてきたと思いますし、今のやり方一つ一つに理由があることを知っています。
どうしたってその理由に引きずられます。

また、仮に新しい上司がその業務を見直そうとしても、見直した結果、不要な作業や変更すべき作業があると（それが望ましいのですが）、その担当者の過去の努力を否定することにならないか、それによって仕事のモチベーションが下がらないか気にして指摘できなくなることもあります。

私が以前担当していた業務でITツールを導入できたのは、その業務を5年以上担当していた一般職の方が退職されたのがきっかけでした。

職人技でこなしてくれた業務を見直せざるを得なかったという事情もあります。
でも、実際は過去改善しながら複雑に組まれたエクセルシートなど、かなりの作業を改廃したので、もし彼女が残っていたら、今までの努力に配慮して指摘できなかったのは間違いありません。

業務改善は早い方がいいですが、効果を最大化するにはやはり最適なタイミングというのがあると感じます。

私のチームは、今年私自身が着任したこと含め、半分が入れ替わります。今年がチャンス、徹底的に見直していきます。