グループウェア導入の産みの苦しみを乗り越えたい。

以前noteに書きました通り、仕事で関わる数十もの海外子会社とのやりとりをスムーズにするためにグループウェアを導入したことがあります。

グループウェア導入によって、コミュニケーションが活発になりましたし、業務もスムーズに運ぶようになりました。

また、導入したグループウェアはアプリケーションを作るのが容易な所謂ノーコードツールだったので、設計も内部で完了し、情報システム部門に頼ることなく進めることができました。
自部署の自前ですので、より実務に寄った、使いやすいものにすることもできました。

しかし、どんなに簡単で使いやすくしても、産みの苦しみというのはあるものです。

マニュアルを作ってアプリのわかりやすいところに貼っていても、それを見ずになんでも質問してくる人。
説明会に参加せず、メールも見ないくせに「話を聞かされてない」という人。

グループウェアやクラウドサービスに慣れていないので、初めはやむを得ないとはいえ、本当に小さな質問がたくさん来て、担当者はその対応に疲弊します。

今まで来た質問をまとめてFAQを作れば良いじゃないかという人もいますが、そもそも自分で調べない人には解決策にならない。

人はすぐに変わらないので、自分で調べない人には対応する時に丁寧にどこにマニュアルがあるのかを説明するところから始めるしかありません。

組織文化を変える話ですから、粘り強くやるしかないと思っていますが、担当者は辛いです。
楽になるために導入したツールの対応でまさか自分が忙殺されると思ってなかったので、ものすごいストレスを抱えます。

しかし、ここで折れてしまっては組織の進化を止めることになるのでやり切らねばいけません。

部署の上位職制の皆さんは、このようなDXツールですぐ効率化されて負荷が下がると思っていますので、疲弊している担当者に「ツール入れて楽になったでしょ！」なんて声をかけてしまいます。褒めるつもりで言ったのでしょうが、その一言で担当者は心が折れそうになってしまいました。

何事にも産みの苦しみはあり、それを乗り越えるべく疲弊している人がいることはしっかり伝えなければならない。本当に実感しました。

上司として出来ることはしているつもりですが、担当者の苦労を代わることは難しく、無力感を感じることもありますが、感謝しながら共に乗り越えていこうと思います。