【社会人必見】業務効率化の一番簡単な方法とは？

前回、「業務効率化の8割は業務理解で決まる」 というnoteを書きました。しかし、もちろん、業務理解しただけでは、実際の業務効率化はできません。今回のnoteは具体的にどう業務効率化をしていくかについて書いていきます！業務理解と業務効率化について？となった方は、以下の業務理解のnoteを先に読むのをお勧めします！

業務効率化の一番簡単な方法

該当の業務を辞めることが最も簡単で工数がかからない効率化です。無駄を0にすることが最もラクということを念頭においておくとGoodです！

効率化自体が無駄なよくある例

「週次レポートの式やSQLを組んで自動化して作成時間が半分になりました。」「報告書の必要な項目だけにしたことで、入力の工数とミス削減に繋がりました。」
→実は、誰も見てないレポートや報告書だった・・・

削るべき無駄とは？

無駄とは、「役に立たないこと。効果がないこと」の全てです。そして、対象は「時間」、「仕組み」、「業務」、「人」、「思考」などあやゆるものです。多くの人はこの中の「時間」や「業務」のみに着目するため、効率化の選択しが少なくなります。

人の場合はMTGに不要な人を入れている。思考の場合は起きてもないことをずっと考えて話が進まないなどです。

業務の無駄を発見する方法

①目的と業務があっているか？

業務が目的とあっているか確認しましょう。こちらは業務理解をしていれば合っているかどうか判断できると思います。

例）
目的：レポートの数値ミスをなくす　

合ってない業務：レポートを上長に送る

合っている業務：RAWデータとレポートのトータル数値を合致するか確認

②その目的は本当に必要か？

業務内容が目的にすり替わっていたり、形骸化した目的は必要でないといえます。なんとなく続けている、引き継がれたものは確認すべきです。

例）

必要な目的：レポートの数値ミスをなくす

不必要な目的：レポートを上長に送る

③その目的に対して同じ業務が複数ないか？

ある目的のための業務が複数あることが多々あります。別業務でも同じ目的のためであれば、一緒にしたり、片方をなくすことは可能なことが多いです。

例）
目的：レポートの数値ミスをなくす　

業務①：RAWデータとレポートのトータル数値を合致するか確認

業務②：AさんとBさん2人が作り同じ数値か確認

業務③：上長が業務①で再度確認

④そのやり方が最適か？

最適とは、「工数と効果が最も見合っていること」です。効果を最大化する必要はありません。本来であれば全てにおいて効果を最大化すべきですが、時間が有限な以上、最適を追い続けることが重要です。

例）
目的：レポートの数値ミスをなくす　

業務④：RAWデータとレポートのトータル数値が違う場合エラー文が出るように改修する

業務①～③は全てヒューマンエラーが出る可能性があるうえに、工数が多い。

⑤対応者は最適か？

その業務をやっている人が対策業務を行うべきとは必ずしもそうとはいえません。レポートの数値ミスも、以下のような流れで依頼が来ている場合、クライアントの提供数値や与件が間違っている、営業の情報不足や伝え漏れ、作業者の作成ミスや認識ミスなど様々な要因により、数値ミスが起きると思います。

クライアント→営業→作業者→営業→クライアント

このとき、どんな要因が起きても、作業者に対策を取らせるのはナンセンスです。一番、要因をつぶせるところで対策業務を取るべきです。今やっている業務ももしかしたら他の担当者がやったほうが工数やミスの発生が減るかもしれません。

まとめ

業務効率化の一番簡単な方法は無駄を0にすること

無駄は時間や業務以外にも多くある

無駄は5ステップで発見できる

今回は業務効率化の「無駄の排除」でした！次回は形骸化について書こうと思います！