【社会人必見】業務効率化の8割は業務理解で決まる

効率化はいろんな場面で出てきますが、多くの方が「無駄の排除」のみに取り組んでいるように思います。時間短縮したはずなのに、何故か仕事が減ってないと感じる方におすすめのnoteです！

効率化の3要素

効率化とは、「業務理解」「無駄の排除」「形骸化の防止」の3要素を徹底して初めて効果があります！その中でも、重要なのは、「業務理解」でここで8割が決まるといっても過言ではありません。

業務理解とは？

業務理解とは、「業務のやり方」ではなく、「業務の目的」を把握しているかどうかです。

「何のためのミーティングなのか？」「何のための報告書なのか？」

これを理解せずに効率化はできません。もし、理解せずに実施すると本来やるべきであったことなどが失われたりするため本末転倒になります。

業務理解する方法

①先人に聞く

「なんのためのミーティング（報告書）なのか？」を前任の担当者や上長、クライアントに聞いてみましょう。もし、誰も答えられなければ、形骸化したものとして無駄と判断し排除で大丈夫です。

②背景を確認

目的が分かれば、その目的が生まれた背景も確認しましょう。例えば、以下の場合、背景①の場合は、記載漏れがないようにフォーマットを変更すべきです。背景②の場合は、報告のフローやアラートの仕組を作るのがよいでしょう。このように、同じ目的でも、何故、その目的が生まれたかの背景により実施すべき業務が変わります。

目的：報告ミスをなくす

背景①：過去に報告書の記載もれがあった

背景②：過去に報告の漏れがあった

③自分で目的や背景を考える

①で形骸化したものは無駄と判断し排除でよいと書きましたが、もし自分が上長や依頼者側である場合は別です。何かしら本来は目的があったはずなので、その目的や背景を知らなくとも想像すべきです。

チェスタートンの「なぜフェンスが建てられたのかわかるまで、決してフェンスをとりはずしてはならない」という言葉が非常に分かりやすいので以下に引用します。

何かの慣例や法があるとする。 簡単のため、それを、道をさえぎって立てられたフェンスか門だとしよう。 進歩的な改革者がそこにやってきて、「私にはこれの使い道が分からない。撤去してしまおう」と大々的に宣言する。そこにもっと知性のある改革者がいれば、このように答えるだろう。 「利用価値が分からないものの撤去を許すわけにはいかない。一度去って、考えなさい。使い道が分かったら、戻ってきて言いなさい。そうすれば破壊することを許すかもしれない」このパラドックスは常識に基づいている。すなわち、門やフェンスは勝手に生えないし、 夢遊病者が眠りながら立てるものではないし、 病院から逃げた狂人が無目的に立てるとは、ほとんど考えられない。誰かが何かの理由で、誰かのために良かれと思って立てたのである。 そしてその理由が分かるまでは、それが我々にとって妥当な理由かどうか判断できない。 我々と同じ人間が作ったものがまったく無意味で不可思議に見えているのは、 ある重要な側面をまるごと見逃していたのが原因だった、ということは極めて高い可能性でありえることである。

④排除or代案を考える

①～③を行えば、業務理解はできています。業務理解ができれば、その業務が必要かどうかが分かります。不必要であればやめましょう。一番、簡単な業務効率化は0にすることです。そして、必要な業務の場合は代案がないかを考えましょう。0にできない場合は、0から新しいものを生み出すことを考えましょう。そして、どうしても、代案もない場合に初めて、報告書の改修などを考えましょう。これらは、業務効率化をしている感は非常にありますが、意外と非効率な効率化と言えます。効率化するために非効率なことをするのは本末転倒です。

まとめ

業務効率化のために、業務理解をまずはする

業務理解とは、業務の目的や背景を把握すること

効率化は「0にする」「代案」「改修」の順に実施する

業務効率化が大好きなので、しばらくは業務効率化のnoteを書いていこうと思います。皆さんの業務効率化の方法も是非、教えてください！