バックオフィス部門メンバーにどうやって目標数字を持ってもらうか?
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バックオフィス部門メンバーにどうやって目標数字を持ってもらうか?

久能@経営コーチです。昨日の記事のつづき・・・

昨日の記事では
会社の誰もが数字を追うべき→営業や製造はそうよね→バックオフィスは?
というところで終わっていました。

なぜバックオフィス部門のメンバーも数字を持つべきなのか?

結論からひと言でいうと結果責任(アカウンタビリティ)の意識が醸成されるからです。(「アカウンタビリティ」は日本語では説明責任と訳されることが多いですが私は結果責任で統一します。この違いは大きい)

日本の人たちは基本、真面目なので数字目標をもっていなくてもちゃんと仕事はしてくれると思いますが、それでも毎日、毎週追いかける数字があると姿勢が変わってきます。

しかもその数字が会社の長期目標と関連があると気づくとものすごいパワーを出してくれます。

数字はコミュニケーションの道具

バックオフィスでも数字を持つことの最大の効果はこれではないでしょうか。透明性のあるコミュニケーションの良き道具になるのです。

上司:最近どうしたんだい?ちょっと業務に身が入ってないようだけど
部下:いいえ、そんなことないですよ。いつも通りです
上司:そ、そうか・・・

という割と不毛なコミュニケーションが、数字があると・・・

上司:最近どう?請求書の発行が目標より1~2日遅れることが多いようだけど・・・
部下:すみません。少々業務が立て込んでいて間に合わないことが多いのです。
上司:そうか、では業務の配分を見直そうか・・・

↑とまぁ、こんな感じになりますよね。透明性ある、具体的な議論が生まれるのです。

とはいえガンガン数値管理は考えものです

ということでバックオフィス部門の各メンバーも数値を持って欲しいのですが、かといって全ての活動を数字にしてガンガン管理するのも考えものです。マイクロマネジメントにつながりかねませんので。

そうではなく、会社の目標と連動したもっとも象徴的な数字を1つ~2つを持ってもらい、日々追いかける。くらいがちょうど良いと思います。例えば半年かけて会社のキャッシュフローを改善する、というのが全社目標であれば、経理部のメンバーはそれぞれ担当企業の入金日を1日縮める、などです。メンバー一人あたり毎月1社、1日縮めることができれば全社のキャッシュフローはだいぶ良くなるはずですね。通常業務はいつものとおりにやってもらって、象徴的な少数の数字を課す。

これくらいでちょうどよいと思います。

これを、全ての活動を数字で管理しようとすると(例えば伝票の処理件数とか)報告・集計に手間がかかりますし、何よりギスギスします・・・。過去、これをやろうとして失敗したことのある私が言うのだから間違いありませんw

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