手帳の使い方で変わる！ 仕事、勉強、人間関係、趣味……すべてを充実させる方法
時間には大きく分けて「今」と、そして過去、未来があります。そして現実に起こったこと、将来起こる予定のこと、将来起こって欲しいこと……などがあります。
私はその全てを手帳1冊に記録しています。仕事や趣味など、目的に応じて手帳を使い分ける方法もありますが、私は少し値段が高くても、書き込むスペースがたくさんある大きめの手帳を買うこと、そしてどのページに何を書き込むかのルールを守ることを実践して、手帳は1冊にしています。
具体的にどんな書き方をしているか、紹介します。
手帳の選び方
サイズはA5以上。年間予定、月間予定、週間予定を書き込むページがあるもので、特に週間予定のページにたっぷりとスペースがあるものを選びます。
ここ数年は、下記のものを愛用しています。
各ページの使い方
年間予定表 受けたい資格試験に関する予定を記入。試験日、申込期間、学習開始予定日など。
月間予定表 将来のスケジュールを管理。打合せや原稿の〆切などを記入
月間のToDoリスト 火災保険の支払いや税金の納付期限、ソフトウェアの更新、法事、家族や友人の誕生日など「たまにしかないこと」で「忘れてはいけないこと」を記入
週間予定表 実際に起こったことの記録。仕事の内容や勉強した内容などを記入する。具体的な記入の仕方については後述
罫線だけのページ 事業計画（中長期のもの）、1年分の行動計画、受けたい資格試験の情報、書籍やセミナーの企画をそれぞれ記入。具体的な記入の仕方は後述
罫線だけのページの記入法
まず、元日など区切りのよい日に、罫線だけのページに今後の事業計画を記入することから始めます。とはいえ、銀行などに提出するわけではないので、自分がわかりやすいように書きます。
5年から10年といった中長期の事業計画は、時間の経過とともに変わることがあるので「現時点での自分が、どのように考えているか？」を書き、目安にとどめます。1ページに、10年後、5年後、3年後と将来から現在に向かって書き進め「10年後の夢を実現するために、今年なにをすべきか」が見えてくるように、全体を俯瞰できるように書きます。
今年なにをすべきかが見えたら、次のページから「1月は何をすべきか、2月は何をすべきか、3月は、4月は……」と月ごとに行動計画を書いていきます。3か月分を1ページくらいに書くことができるでしょう。
また、元旦の時点では3月から4月くらいまでを記入するにとどめて、3か月ごとに自分の行動を見直し、将来の計画を立てなおして進めていきます。
今年なにをすべきかの中には、受けたい資格試験も含まれます。プロ資格マニアである私は特に、試験の受験が欠かせません。12か月分の行動計画を書き込むスペースを空けたら、次のページから受けたい資格試験についての情報をまとめていきます。1ページに2つの試験の情報をまとめるくらいがちょうどいいでしょう。
試験名、試験日、受験料、受験申請のスタート予定、なぜその試験を受験したいのか、勉強の進め方、参考等の費用の目安を書きます。
残りの罫線だけのページには、書籍やセミナーの企画を書き込みます。思いついたときいろいろなメモを書き込んでいくこと、そして複数の企画を同時に考えることで、思わぬアイディアが生まれることがあります。
年間予定表の記入法
主に資格試験の予定を記入します。先にまとめた資格試験に関する予定を、年間予定表に記入すると、試験日までに、どのくらい勉強する時間があるかが一目で把握できます。
勉強を進めるなかで、実際に勉強した時間をメモすることもあります。勉強の進捗については週間予定表で管理するので、あまり厳密に記入するのではなく、気が向いたときに転記し「これくらい勉強したんだなぁ」と感慨に浸ります。
月間予定表の記入法
仕事や人間関係に関する将来の予定を記入し、忘れないようにします。年末などで手帳を2冊持っているときも、月間予定に関しては「12月31日まで」「1月1日から」でしっかりと使い分け、記入の漏れや抜けを防ぐようにします。
仕事の納期や冠婚葬祭など忘れてはいけない予定は赤字、それ以外の予定は黒字で書いています。
週間予定表と空白のページの使い方
私にとって「週間予定表と隣の空白のページ」は日々の記録を残すとともに、勉強や趣味などの向上のために反省をし、次につなげていくためのページでもあります。
まず日付や時刻が書いてある欄には、矢印やボックスで「何時から何時まで何をしていたか」を書きます。1日のうち、仕事に何時間使ったのか、勉強は何時間したのか、などがビジュアル的に把握できると便利です。
そして空白のページは3つのエリアに分けます。
週間予定表に近いエリア「A」、週間予定表から遠い端っこのエリア「B」、そして空白のページ下部のエリア「C」です。
エリア「A」には、その日の仕事や勉強の内容を淡々と記録しています。
例
〇〇日
・（株）〇〇様 打合せ
・〇〇様に納品
・〇〇（勉強の内容）
◇◇日
・（株）〇〇様に原稿納品
・〇〇の構成案3本
・〇〇（勉強の内容）
エリア「B」には、1週間以上先の予定について書いた付箋を貼ります。たとえば2か月後の試験や、3週間後の打合せについて書きこんだ付箋です。
そのことについて、今週取り組んだ何かがあるなら、エリアBに書き込みます。たとえば打合せのための資料作成を今週した場合や、試験準備のために書類をそろえた場合です。
エリア「C」には、今週の過ごし方の反省や、来週に改善したいこと、来週どう過ごしたいかを書き込みます。ここに書き込んだ内容は、次週の予定を考えたり、月単位の行動計画を立てたりするときに役立てるのです。
おわりに
私も昔は、手帳をそこまで重要なアイテムと思っておらず、いただいた手帳を適当に使っていました。月間予定表ばかり使って、週間予定表はほとんど白紙のままということも多かったです。
でも、思い付きで週間予定表を日記として使うようになり、やがて罫線だけのページも活用するようになり、自分なりの工夫を重ねて、手帳を「未来のために欠かせないツール」に育ててきました。
手帳は記入することそのものが目的になってしまっては意味がありません。よりよい未来に進むための手掛かりとして、活用していけるといいですね。
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