窓際のおっさん33 私が事務処理を苦手とする理由(5/6) 属人化した処理が暴走して
前回は、テクノロジー等の進化で形骸化した処理が、いつまでも残っていて、仕事の意義や安全性が著しく損なわれている現状を述べた。
今回は、属人化の中で誤った事務処理が何年も放置され、形骸化などの問題に拍車をかけている実態を、おっさんの体験と共に述べたい。
前回のCDの件には続きがある。テクノロジーとはまた別の問題であるが、関わっていた当時、マニュアル上のチェック者である課長を嫌っている先輩が、チェックを受けたくないがために、返却されたCDを即シュレッダーしていた。
本来はルール上誤っているのだが、先輩によって業務が属人化していて、課内でルールを正しく把握する人間がいなくなり、係長も課長も、現状をよく確認せずに正しいものと判断し、ルールがねじ曲がっていた。
やれやれと思うが、多少手間暇が減っていることと、余計なことを言うと怒られるとも思ったので、おっさんも最初は「シュレッダーで本当にいいんですね?」と一応確認し、そうしてくれと先輩が言うので、シュレッダーすることで合意した。
この背景において「引き渡し先で処分させても状況は変わらない」とおっさんは気が付いたので、貸し出した先の職員に電話して「CDを返却しなくていいから確実にシュレッダーしてください」とお願いした。
しかし、この事実を知るや否や、課長を嫌ってCDをシュレッダーした当の本人が係長を引き連れ、カンカンになっておっさんのデスクに来た。
先輩「ルールを守れ!そういうことじゃない!」
おっさん「なんでです? ルールはもうとっくに守られていないじゃないですか。だからせめて、CDの紛失リスクを減らして、同時に手間暇を省いたまでです。」
先輩「CDが戻ってこないんじゃ、無くしたか処分したんだか分らんだろ!」
おっさん「返してもらって、すぐシュレッダーしたなら同じでしょ? そのための3年保存ルールじゃないんですか。
この数十枚の処分済みのCDはどうなんです? こっちで確かに受領した証拠が一つも残ってませんよ? 情報漏洩が後で判明したら、どう弁解するんですかね?今更ですよね?」
先輩「こっちは情報を提供してやってる立場なんだ、きちんとCDを返しに来るように指導しろ!」
おっさん「またその話ですか?
水道がバカにされてるんですよその物言いで。論点がずれちゃってるし。
先輩が課長と話をしたくないとかいう変な理由で、ルールを守らないだけでしょ? 全部責任を俺に押し付けて。
一方で一番安全な方法を考えようとも認めようともしないし。
そんで後輩や庁内の同じ仲間には大声で怒って、どうでもいい形式だけ守らせようとする。いつもCD受け渡しやってて、苦情を貰うのは俺なんですけどね?
先輩「CDが帰ってくればこっちの責任にならないんだ!無くしてなければ罪に問われない!」
おっさん「何を言っているんです? 無くなったらどっちも責任とるに決まってるじゃないですか? 状況確認されたらむしろこっちのが非が大きいんじゃないですか?
それにそうやって大声ばかり出して感情的になるのも、ただのパワハラじゃないですか?
先輩「責任はない!!」
おっさん「責任はあります。話通じませんね。。。
処理自体が形骸化している上に、現状、情報事故発生時の担保もないわけですから、これぐらいの工夫をしないと危なくてやってけませんよ。
他所の部署では職員同士でのやりとりは、記録は残してもCDは使いませんよ?
USB禁止されてますけど、それと同じ理屈ですからね。」
先輩「CDでやり取りするっていうルールだろ!」
おっさん「じゃあ課長に行って、毎度チェックを貰う体制にもどしましょうよ。それもルールでしょう? チェック受ければ多少は責任が軽くなりますよ? 根本的にはダメなルールですけどね。改めて今後そうなさいますか?」
先輩「あsdfghjkl!!!」
何やら大声をあげて怒って出て行ってしまった。流石に付き合いきれず、おっさんはこの日、早退することにした。
事務処理が属人化してチェック機能が無くなり、担当者のわがままだけを吸い上げた危険なやり方が常態化する。
一方でそのルールの脆弱性を他の人がカバーしようとしたり、ルールはルールとして尊重しようと本来のやり方に戻そうとすると、カンカンになって怒られる。
現場の実作業でこんなことやったら、事故るか、欠工事でアウトになるだけなんだが、事務処理だとこういう蛮行が普通に発生する。
誠に事務は制御不能で、ストレスフルで、おっさんは苦手としている。
次回に続く
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