#142 セルフネグレクトを予防するためのやりすぎ対策

こんにちは。ITベンチャーエンジニアのこへいです。

最近、木下斉さんのVoicyで「セルフネグレクト」という言葉を初めて知りました。

私自身は幸いにもセルフネグレクトの状態にはならずに生活できているのですが、仕事量が多すぎると休日は寝て過ごすだけなど無気力状態になってしまうということは過去に何度も経験しています。

仕事に追われ時間がほぼタスクに支配される状態が続くと、精神肉体ともに疲労し気力が奪われるてしまうため、そうならないために個人やチームでのタスク管理が重要であるということについて考えます。

〇セルフネグレクトとは

セルフネグレクトとは、自分自身の健康や安全に対する無関心や無頓着が原因で、自己管理ができなくなってしまう状態を指します。具体的には以下のような特徴が見られます。

・家の中や周辺にゴミが散乱した状態で生活する
・極端に汚れた衣類を着用し、失禁しても放置する
・危険な状態の家に住み続ける
・必要な公的サービスや医療の利用を拒否する
・治療が必要な病気やけがを放置する

上記の木下さんの放送の概要欄でセルフネグレクトチェックシートも紹介されていますので、チェックシートを確認してみてください。

また、セルフネグレクトの主な原因としては以下が挙げられます。

1. 身体機能の低下（事故、病気、加齢による）
2. 認知症などの精神疾患
3. 環境の変化（退職、子供の独立など）
4. 配偶者との死別や離婚
5. 経済的困窮
6. 社会的孤立

過度な仕事量がセルフネグレクトの直接的な原因として挙げられることは少ないようですが、過度な仕事によるストレスや疲労が精神的な問題を引き起こし、それがセルフネグレクトにつながる可能性は考えられます。また、仕事に没頭するあまり自己管理がおろそかになり、結果的にセルフネグレクト状態に陥る可能性もあるようです。

〇仕事によって過度なストレスにさらされないためのタスク管理

仕事に追われて過度なストレスにさらされないためにはタスクを管理し、やりすぎの対策することが重要です。

私の職場では幸いにも事業が成長中であり沢山の仕事をいただけています。一方で事業も成長中、組織も成長中ということは、安定していない部分も多く抱えているということでもあります。

チーム内の役割はどんどん増えていき、関係者がどんどん増えていき、各関係者からどんどん依頼がくる状態で、裁いても裁いても仕事はいくらでも湧いてきます。

その状態で、ひたすら仕事を進めると精神的にも肉体的にも疲労がたまっていき、仕事でのミスが増え、それに伴いさらに仕事量が増えるという悪循環に陥ってしまいます。

そうならないためにもタスク管理は重要です。

まずはタスクを可視化する

タスク管理でもっとも重要なのがタスクの可視化です。

当たり前のことかもしれませんが私の職場ではこれが難しくなってきました。

元々は少人数のチームで仕事が完結するような組織構造だったのが、事業の拡大に伴い役割ごとのチームが構成されるようになりました。
1つのチームが複数の顧客や複数のチームとやり取りするようになります。

これまではチーム最適なタスク管理をしていたのが、チームの編成が変わったたことでタスク管理が人によって違うことでチーム全体のタスクの可視化が難しくなりました。

また、顧客からの電話問い合わせや社内のちょっとした質問も関係者の増加によって無視できないボリュームになってきました。

その状況を回避するために、あらゆる依頼を統一インターフェースで受けれるようなプロセスを構築し、1つのタスク管理ツールで可視化出来るようになりました。

すると、月30件程度を想定していたところ70件程度も対応していることがわかりました。。。

なんとなく忙しさを感じていたのを数値で可視化する事でやりすぎを認知出来るようになりました。

タスクの優先順位、やる・やらないをトリアージする

きた依頼を端から対応してはやりすぎになります。

次に取り掛かるのがトリアージです。
一定期間で対応するボリュームを決め、その中で優先すべきものから着手し、出来ないものはやらないという判断をする必要があります。
重要度も緊急度も低いものを慌てて対応する理由はありません。

適切な判断が出来るように、依頼いただくプロセスでは対応が必要な背景や対応期限を必須としています。

顧客が緊急と言っているのを鵜呑みにしてはいけません。『良く分からずとりあえず最優先』ということは本当によくあります。
なぜ緊急なのかの情報も連携いただくことで適切な判断ができます。

やらないことを交渉する

チームでこれは緊急でやる必要がないと判断したら顧客や他のチームとやらない交渉も必要です。

やらないことで生産性が向上することを伝えたり、他の優先事項を進めることで結果として顧客や他のチームに恩恵があることも繰り返し伝える必要があります。

ある程度のゆとりを持たせておくことで、突発的な障害などにも素早く対応できるなどですね。

きちんとやらないと宣言し、消耗しないように強い意志をもつことが重要です。

人に依頼する

チームが受けるタスクをコントロールてきるようになったら、個人のタスクもコントロールします。

チーム内でタスクが偏っていれば他のメンバーに依頼することも必要です。時には他チームや顧客に依頼しても良いです。

個人で抱えすぎて爆発する方が問題です。
適切に人に依頼するには技術が必要ですが、学んで身に付けることで自分を守りましょう。

まだまだプロセスの改善が必要であったり、適切にトリアージし断ることはかなり難易度が高くできる人できない人の差が大きい状態です。
特にうまく断ることや、依頼は受けるがやる内容を変えてコストを削減することは、下手をすると相手の信頼を損ねることになるため社内での調整も難しいです。

しかし、言われたことをただやるだけの消耗戦に付き合うことは避けるべきです。
育成も含めてより良くしていきたいと思います。

ということで、やりすぎ対策のためのタスク管理について私の考えや取り組みを紹介しました。

最後までお読みいただきありがとうございました。