外資IT・ITベンチャーで磨き上げてきた、アポ獲得率23%・返信率40%のメール術
はじめまして。小林洋介と申します。
株式会社ヤプリでインサイドセールス部 BDRチームのマネージャーを務めています。ヤプリの皆さんからは「こばさん」って呼ばれています。
noteを読まれた皆さんからも「こばさん」って呼んでもらえたら幸いです。
以下が昨年12月のヤプリの東証マザーズ上場時の日経新聞の記事ですので、ヤプリの会社概要やサービスにもご興味ある方は是非こちらもご覧になって頂けると嬉しいです。
私は2016年に外資系IT企業の日本オラクルでインサイドセールスと出会い、2017年に外資系マーケティングオートメーションベンダーであるMarketo(株式会社マルケト)に転職しまして、非常に有難いことに下記の3つのポジションを全て経験させていただきました。
・SDR(Sales Development Representive)
・BDR(Business Development Representive)
・フィールドセールス(外勤営業)
今回はこれまで約4年インサイドセールスの現場で悩み学んで磨いてきた、現場のみなさんが今日から活用できる「実践的」な内容です。
(会社の戦略等ではなく、あくまで個人的に工夫している内容です。)
今回noteを書こうと思ったのは、2019年にヤプリに入社してからもMarketo主催のインサイドセールス勉強会(TELKETO (テルケト) 分科会)に参加し現場でぶつかった課題や工夫した事を何度か共有させてもらったところ、
「この前の内容、参考になりましたよ!」
「4月に発表してたあのやり方、僕も真似させてもらってますよ!」
という嬉しい声をいただいたこともあり、Marketoに関わる以外の方々で、インサイドセールスやBtoBマーケティング、営業に携わる「現場の皆さん」にも少しでもお力になれればと思い、noteを始めてみました。
尚、「インサイドセールス」という言葉や組織の重要性は前職の元マルケト代表取締役社長の福田康隆氏の『THE MODEL』や、水嶋玲以仁氏の『インサイドセールス 究極の営業術』、ビズリーチの茂野明彦氏の『インサイドセールス 訪問に頼らず、売上を伸ばす営業組織の強化ガイド』等の書籍で非常に具体的な例も交えて語られていますので、まだ読まれたことのない方は一度これらの3冊の書籍を熟読することをオススメさせていただきます。
そもそもBDRって何? SDRと何が違うの?
とはいえ、「インサイドセールス部というのはどういう役割か?」を簡単にご紹介させていただきます。
これまで自社の担当営業が1人やチームで属人的にリストを作って行っていた
「電話・メール → アポイント → 提案 → 交渉 → 受注」
の営業プロセスを分業化することで営業効率を高めるための組織ということは皆さんもご存知の通りかと思います。
その中でSDR(Sales Development Representive)はマーケティング部門がウェブサイトからの問合せや資料請求、あるいはセミナーやイベントで獲得したインバウンドリード(見込み客)に適切なタイミングでフォローして、営業に商談機会を供給するというインサイドセールスの象徴的な組織です。
一方、BDR(Business Development Representative)は『THE MODEL』では、下記のように述べられていますが、まだ本格的に導入したり、成功している企業が少ない「ターゲットと設定した企業に対してアウトバウンドを含めた能動的なアプローチに特化したチーム」と言えます(一部省略してます)
インバウンドリードを主体としたSDRだけのインサイドセールスの組織で、会社の目指す売上が達成できている、営業が必要とする商談機会の数と質が満たされているのであれば、BDRは必要ありません。
しかしながら、自社を成長させるために売上目標を上げて、営業の人員を増やした時に企業が直面する(であろう)課題が下記です。
ということで、BDRについては自社の成長フェーズやターゲットとすべき業界や企業の社数、あるいは営業の人員数、インサイドセールスの人員数、自社製品の特性(1社の企業から複数の受注が可能なのかどうか)などを総合的に考慮してBDR組織を導入すべきだと、個人的には考えています。
ヤプリでは2019年7月からBDRを導入してから、現在インサイドセールスの担当領域を下記のようなマッピングをしています。
※横軸:「自社のターゲット業界/企業のリードか」
※縦軸:「温度感が高いインバウンドリードか」
ポイントはターゲットとすべき企業はインバウンドリードを含めて、BDRが包括的にアプローチするような体制を取っています。
なぜならばターゲット企業の業界トレンドや事業内容、現状課題、戦略、あるいは組織内のパワーバランスなどを調べたり、実際にお客様とお話して情報を得て理解を深めていくことで、問合せや資料請求などまだ相手が自社のサービスを必要されてない状態から営業効率や受注確率を高めていく必要があるからです。
営業が必要とする商談数に対して、インサイドセールスの人員が足りない場合はアウトソース(外注)を活用しているのも一つの特徴です。
尚、前職のMarketoでは2014年6月に日本法人を設立してお客様が増えてきた2017年の後半に、当時にマーケティング本部長を担われていた私の恩師であり尊敬する上長の小関さんの下、BDRチームをもう一人のメンバーと2人で立ち上げた経験が現在にとても活かされています。
本当に貴重な経験をさせていただき、非常に感謝してます。
ターゲット企業を選定したらやること
※今回は「ターゲット企業の選定の仕方」については触れません。
※選定方法が会社の規模や状況の応じて様々あるので、また別の機会に発信できたらと思います。
さて、ようやくここからが実践的な内容に入っていきます。
ちなみですが、皆さんの周りで「ターゲット企業のリストできました!」
ってリスト作って少し満足した経験ありませんか?(私もよくあります...)
よくあることなのですが、業界や売上高ランキング等からリスト作っただけでは、ターゲット企業にアプローチするにはまだ解像度が高くありません。
なぜならば「定期的な振り返り」や「次の四半期や半期への継続的な改善」ができなくなります。
ここからが大事な事前準備になります。
(これを実行するかどうかで、成果に大きく影響しますので要注意です)
私自身もまだまだ可視化・管理方法は試行錯誤中ですが、ヤプリで実践した2020年第3四半期のターゲット企業を選定しアプローチする前に狙う事業とその優先順位、ステータスを整理していたスプレッドシートが下記です。
ポイントは、下記の観点から(既存クライアントを含めて)「どの企業」の「どの事業」の「どの部門」の「誰から」アプローチしていくことが、
最も自社の短期的、中長期的な売上を最大化できそうかという視点です。
そのために事前に自社のサービスと関連しそうな情報を収集し仮説を立てる事が後々の成功率向上に繋がります。
もちろん代表電話から執行役員や部長のアポが容易に取得できるのであれば良いのですが、IT業界に限らず広告代理店、人材サービスの会社や営業代行会社やその他販売会社など不特定多数の法人営業の方々がその1人の役職者に対してアプローチしているので、十分に工夫の施された手紙を送るなど他社と差別化を図らないと、成功確率が低いのは目に見えてます。
まずはターゲット企業が、過去に自社と接点があるかを確認・整理します。
その中で優先的にアプローチする「部署」「人名」をピックアップします。
ターゲット企業だからといって上から順に電話する等はしてはいけません。
狙うべき相手にだけ、パーソナライズなメッセージを送る
先程もお伝えしましたが、皆さんがアプローチしている・しようとしている企業の方々は役職を問わず、企業の経営や事業成長のことや売上向上のため、自社のお客様や競合他社の対応で非常に忙しい方々ばかりです。
そんな業務中に、様々な法人営業やインサイドセールスから電話やメール、加えてDMや手紙などといった物理的な発送物まで送られてきているのです。
ですので、いかに「これは今、うちの会社にとって必要なサービスなのかもしれない」と忙しい中に目に留まり、少しでも自社のサービスの付加価値に気づいていただくため、誰かが作ったメールツールのテンプレートメールではなくて、
「相手を理解した、寄り添ったパーソナライズなメッセージ」をお伝えし、相手に顕在している課題だけでなく、潜在的な課題に対しても気づき与え、自社のサービスや機能に興味を持ってもらうまでのロジックを作り上げて、それをコンパクトに伝えることが重要だと考えています。
(もちろん、私もまだまだ試行錯誤中です。)
では「相手を理解した、寄り添ったパーソナライズなメッセージ」とはどういう内容でしょうか?
下記にどんなイメージかを書いてみました。
「相手を知る」ことがアポイント取得の段階から重要ということです。
このエッセンスを私はMarketo時代に、有難いことに前職がSalesforceの営業教育(セールスイネーブルメント)担当されていた方から
『見込み客の3つの「Why?」を解消するとアポ獲得率が向上する』
という米国発信の電話のフレームワーク共に教えていただいのをきっかけに私はこれを自分なりに「電話だけではなく、メールも組み合わせて、このメッセージを届け、適切に想いを伝えるためにはどうしたら良いか?」を数年間に、愚直に何十回、何百回と実践し続けて、悪戦苦闘し、成果を上げてきたことを共有させて頂きます。
成果:通常電話と比較して、アポ獲得率が約6.8倍に
まず成果から申し上げます。前職のMarketoに在籍していた時の実績にはなってしまい恐縮ですが、当時に注力していた大手ターゲット企業(Named Account企業)のキーマンと思われる方に絞って、87通のパーソナライズを送付し、フォロー架電 +再送メールを送った結果が下記です。
前年の通常インバウンドリード(資料ダウンロードやセミナー参加者)への数多くのリストと架電から得られる獲得率と比較すると、アポ獲得率が約6.8倍という成果を出すことができました。
もちろんアプローチ対象企業の母数は少ないものの、獲得できたアポイントのほとんどが大手ターゲット企業(Named Account企業)のキーマンと思われる方々に狙い撃ちしているので、そのターゲット企業の担当営業にも喜んでもらい、短期間での受注商談も数件創出することができました。
『3つの「Why?」を解消するとアポ獲得率が向上する』の解説
では、この成果を上げられた要因について深掘りしていきます。それぞれの「Why?」のイメージとその具体的な解消方法について簡単に説明していきます。
①Why You?(なぜ私に?)
皆さんもご経験がおありかと思いますが、転職エージェントの方からメールやLinkedInから「◯◯さんの経歴を拝見して〜」とメッセージがあったことありませんか?
ただ単に、このような誰にでも送っているような汎用的なメッセージでは、「なぜ私に連絡してきたのだろう?」の「Why You?」が解消されません。
ということで、余程タイミングが合わなければメールはゴミ箱かアーカイブ行きとなります。
それよりも「小林さんをLinkedInの経歴からSaaS系ベンチャーのヤプリでBDRチームの立ち上げに取り組まれているのを拝見して〜」みたいなメッセージがあると、「自分のことを(多少は)理解してくれていそうだなぁ」とメッセージをまず一度は読んでみようとかなりの確率で読んでしまいます。
これがインサイドセールス業務のインバウンドリードなら「Why You?」は「先日に問い合わせ o r資料請求をされたので〜」と非常に会話のきっかけを作ることが容易ですが、何もきっかけがないお客様や休眠となったリード(見込み客)に対しては、欠かせないコミュニケーションとなります。
休眠状態となって自社のことを覚えていないであろうお客様に向けての「Why You?」は非常にシンプルにします。
これによって「⚫︎⚫︎⚫︎あんまり覚えてないけど、たしかに参加したかも」、「⚫︎⚫︎⚫︎で、自分の個人情報知ったのか」と思っていただければ十分です。
一方で、これまで全く自社との接点がないお客様に関しては、皆さんも実践されていることかと思いますが、インターネットから企業ホームページやWEBメディアから検索して見つけた情報源を明確に伝えることが重要です。
これによって「あぁ、自分が取り上げられているの見てくれたんだな」、「なるほど、この営業は少しは自分の事を調べて少しはわかっているな」と思っていただき次の「それで?なんで今?」に繋げることが目的です。
②Why Now?(なぜ今?)
様々なnoteや書籍にも記述があるように「Why Now?」が一番が難しく、重要と言っても過言ではありません。
上記の転職エージェントのメッセージの例で「Why You?」が解消しても、この「Why Now?」が解消されない限りは、返信するに至りません。
「別に今、転職することは考えてない。今は話を聞く必要がない。」という考えが働いてしまいます。
そこで、相手の現状課題の仮説立てることが必要になってきます。
転職エージェントの例でいうと「ヤプリさんは去年に上場をされたので、同じSaaSでも上場後にインサイドセールスから●●●にチャレンジされて成功される方が多いので、もしかすると小林さんも今後●●●にチャレンジしたいとかあったりしませんか?」
自社の「今」と自分の「今」を決して正解でなくても仮説を立てることで「この人は少しはうちの事わかってそう、他の営業よりわかろうとしてくれている」というように「Why Now?」が解消すると、あとは提案する内容やメリット次第で、この人から話を聞いてみようと考えるわけです。
ここでもインターネットから企業ホームページやWEBメディアから検索して見つけ出した情報源、あるいは直近の決算報告会資料、その他ニュース記事や採用情報や転職サイトの内容をしっかり読んで活用します。
「なぜ今?」に関してこれといった情報がない場合には、Webアクセス解析ツール「Similar Web」を使ってPV数の傾向(巣ごもり生活の加速に伴って、WEBサイトの来訪者が増えているのか減っているのか、変わっていない)を見て「今こういうことをされようとしているのでは?」と仮説を作ります。
③Why Your Company?(なぜあなたの会社が?)
ここまで来れば「Why Now?」に比べるとそこまで難しくはないです。
あとは、自社の優位性をアピールし相手にいかに興味を持ってもらい、次の行動をしてもらうことです。
また、転職エージェントの例を上げてみます。
シンプルにメリットををコンパクトに伝えて、スムーズに行動に移していただくように、ハードルを下げることを意識します。
以上、「相手を理解した、寄り添ったパーソナライズなメッセージ」というのを自分なりに解説させていただきました。
このメッセージ作成は決して難しいものではありません。
しかしなら、今までテンプレートメールを送られていた方にとっては、最初は情報収集や文章の構成・組み立てに苦痛なほど時間がかかります。
実際に事業部長宛に送ってアポ獲得したメール文面例
ということで、転職エージェントを例にした考え方や説明・解説だけでは内容がうまく伝わらなかったかもしれないので、実際に私が去年にヤプリのターゲット企業のWEBビジネス部 事業部長宛に魂を込めて、メールを送り即アポイントに繋がったメール文面の一例を紹介させていただいます。
文面の組み立てや内容はそれぞれ解説していきます。
ここまでが『こいつは(トークスクリプト通りの)他社の営業マンと違ってうちの会社を、自分のことを"わかってる"営業かもしれないな』と心理的なブロックから相手の心境を"溶きほぐす"重要な序盤になります。
そしてここからが、「Why Now?」に対しての理由づけを重ねながら、「Why Your Company?」という自社のメリットを伝えながら、相手が行動しやすい方向へ導いていきます。
さあ、ここまで情報収集して、興味を持っていただけるように仮説を立ててようやく魂を込めたメールを作って送信しました!
「あとは返信を待つのみだ〜」
って絶対に安心してはいけません。
どんなに工夫したメールでも送りっぱなしでは効果は出ません。
先程もお伝えしましたが、皆さんがアプローチしている・しようとしている企業の方々は役職を問わず、非常に忙しい方々ばかりです。
その後に「よし電話しよう」と電話してフォローしたとしても一回で繋がる確率はだいたい5〜20%くらいだと思います。
また先程のメールの内容がとても相手にフィットしていたとしても、他のメールに埋もれてしまっていて、読まれていなかったり、営業メールに返信するほど時間に余裕がないであろうと考えるのが普通です。
そこで最低限送ったメールを見ていただくために、電話に出て「◯◯は会議中です」「△△は在宅勤務です」とご対応いただいた方に、以下のように伝言をお願いして、しっかりと「ヤプリの小林からメールが送られてきていること、そして電話もかかってきたこと」を認知していただきます。
そこで1回目のメールを送った日の1〜2日後くらいに、再送メールを「情報提供の件、いかがでしょうか」っといったような思い出してもらえるようなメッセージを送ります。(尚、以下のMSCというのは、 Marketo Sales Connectという、Marketoのインサイドセールス 向けのオプションサービスです。)
そして再び、電話をかけます。
もちろん繋がれば、考えた内容をベースに相手の現状をお役に立てそうな事を仮説立ててお話しさせていただき、商談機会を作ります。
また再度、ご不在や離席中などの場合であっても、再び伝言をお願いして、「またヤプリからメール送られてきて、また電話かかってきたこと」を
インプットしていただく事で、1回目よりも深く認知していただきます。
以上のような丁寧なコミュニケーションをメールと電話、さらに電話に出ていただいた方への配慮を含めて、伝える内容とボリュームをコンパクトにしたりと使い分けることで、メールの返信率が向上します。
もしメールの返信がない場合、自分たちもまた繋がらないかもしれない電話という行動を何回も何回もかけ続けないと決着がつきません。
このようなアクションが1人に対してではなく、10人以上溜まってしまうと精神的にも、得る成果的も厳しい状況に追い込まれることを私は経験しました。
ですので、たとえNGであっても返事をもらうことが重要なのです。
(皆さんもお使いかもしれませんが)少しでも日程調整の手間を減らし、ハードルを下げるために「You.Can.Boo.Me」という無料の日程調整ツールを活用しています。
お客様がアポイントを予約していただくと、自分宛にメールが送られるように設定もできます。
必要に応じてアポが確定してから、お客様へのヒアリングをメールや電話ですることもしています。
はい、以上が「相手を理解した、寄り添ったパーソナライズなメッセージ」の実例とその文面に対する狙いというのを解説させていただきました。
再度、お伝えします。
このメッセージ作成は決して難しいものではありません。
しかしなら、今までテンプレートメールを送られていた方にとっては、最初は情報収集や文章の構成・組み立てに苦痛なほど時間がかかります。
なので、面倒がらずにまずは「実践する」ことが一番大事なのです。
前職でこの『3つの「Why?」』の手法を同じインサイドセールス 総勢8人で教えてもらいましたが、実際に「実践」をし続けたのは(たぶんですが)私だけでした。
自分の行動を変える事は大変なのは僕自身も重々承知しています。
僕自身もはじめは「こんな事前のリサーチとかすんげぇ面倒だな〜」と思いながら「毎日何十件と電話かけるよりは自分の性格に合ってて良いかも」と思って何度も実践を積み重ねてみたら実践すればするほど、意外にこの手法を使いこなせるようになってきて効果を実感できるようになってきます。
そして、やればやるほど作成する工数も短縮されて、成果も出てきます。
まずは1人の方に対して「この会社・事業の役に立つには何ができるか?」と魂を込めて文面を作って見てください。
最後に
私がなぜこのアプローチ方法を実践し続けているかと申し上げると、私自身が仮に営業される立場だったら、以下のようなことを考えるのです。
確かに営業は売るのが仕事ですが、そういった自分の目標達成だけがゴールとしてしまっている営業やインサイドセールスは、その言葉や本気度がお客様には簡単に気づかれると思っています。
私のような、まだまだ未熟者が言うことではないと思っていますが、
ということを今年一緒に考えてみませんか?
これはインサイドセールスや営業、またはマーケターの方々といった職種に関係なく全員が自社の事業の本質を考えて、その中で自らの強みや弱みを理解して誰にどう貢献していくか?ということだと勝手ながら考えてます。
もう一度申し上げます。
工数や時間がかかるとか面倒がらずに、"やらない言い訳"を考えずに、まずは「(お客様と向き合い)実践してみる」ことが一番大事
引き続き同じインサイドセールス、あるいはBtoBマーケに関わる方々と色々と実践したことの共有や情報交換し合いながら、それぞれお互いが少しでも世の中をよりよくするために頑張っていければと考えております。
以上、参考になれば幸いです。
また今回省略した「ターゲット企業の選定の仕方」や様々な方が実践してる手紙アプローチを効率化した「ハイテク手紙の実践」や「インサイドセールのアウトソースの失敗談」などといった私自身の苦労話も書いていこうと思います。
最後まで読んでいただき、本当にありがとうございました。
Twitterはあまり発信できてないですが、今年から少しづつ発信していければと思いますので、ぜひRTやフォローして頂けると嬉しいです。
最後までご覧いただきありがとうございました!!!
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ここからは追筆と、お陰様でお問合せ頂いている個別相談のご案内です。
もし本気でインサイドセールスの組織立ち上げや立ち上げ後の改善、オペレーション改善、ターゲット企業の決め方やブラッシュアップ、ターゲット企業へのアプローチ方法の効率化などでお悩みの皆様、
現状は、おかげさまで数多くTwitterやFB経由でDMでご質問やご相談・
ご質問をいただいて回答やアドバイスさせていただきますが、不特定多数の方に、自分の数年間積み上げてきたノウハウを安易に共有し過ぎる事は弊社の大事なお客様や、株主様、上場会社となった弊社のコンプライアンスにとっても、望ましくない事ではないことではと考えております。
とはいえ、このnoteで繋がれた皆様には感謝の気持ちで一杯です。
自分が目の前の年収よりも、日本の社会や企業成長に対して貢献できることを突き詰めていこうと思ってヤプリに入社してから1年半、仕事に対する価値観の違う上司や同僚との対話をもがきながら続けていって思ったことは、やはり「今しかできない、あるいは今やるべき」、「ヤプリのチームでしかできない」という想いがあり、常に周りから支えられているという、ベンチャースピリットと安心感の絶妙なバランスです。こんな良いカルチャーのある会社で、自分の能力を発揮し、成長させ続けて下さる環境を与えて頂いて、本当に感謝してます。
とはいえ、日本の現状の営業・マーケティングの構造を変革して、より従業員の働きやすい場を提供、作り上げていくことが皆様の使命の一つだと、様々な方から頂いております。
今後とも、この価値観のご賛同いただけた皆様には、スポットでのコンサルサポートもしていく所存でございますのでの、ご愛好のほどよろしくお願い致します。
スポットコンサル[ビザスク]
https://service.visasq.com/users/4551301592121344
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