コロナ禍で考え直してみよう！対面以外もある会計事務所との面談方法

こんにちは！
ナレッジラボの高木です。

皆さんは会計事務所さんと定期的に面談をされることがあると思います。
面談の頻度は毎月のところもあれば、年に1回、場合によっては全く面談しないケースもあると思われます。
面談方法にはいくつかありますが、それぞれの方法について、高木がまとめてみました。

どの方法もメリット、デメリットがあり会計事務所さんの方針もあると思います。
現在は緊急事態宣言が発令されている地域もあるため、会計事務所さんとの面談方法を変更するのも一案です。
ご検討される際の参考になればと思います。

会計事務所のところへ行く

会計事務所との打ち合わせは、他のスタッフに聞かれたくない話題があがることも少なくありません。
今後の売上の話、借入の話、入社、退職の話、賞与の話、など。

自社に打ち合わせの部屋がないケースはよくあります。
特に飲食店や小売店ではそういったスペースが確保できないケースもあります。
このような場合、会計事務所へ出向く方法が考えられます。

ただ、資料を全て持っていくことは難しいため、打ち合わせ中に気になったことがあってもその場で調べることができません。
例えば、試算表を調べていく中で、広告宣伝費の金額が大きいので内容を確認したい！となった場合、広告宣伝費の請求書が手元にあればすぐに内容把握し解決ができますが、会計事務所に出向いているとこれができません。
また会社に戻った時に調べておく、となっても日々の業務で忘れてしまいそのままになることが多いです。

実はこれって致命的です。
会計事務所との会話では、うまくいった点、思い通りにいかなかった点を振り返り、その先のアクションまで考えることができてこそ意味があります。
肝心な振り返りができない可能性があることは、かなり厳しいです。

疑問はその場で解決し、宿題を残さないことが重要ですので、会計事務所に出向くのは実はデメリットもあります。

自社に来てもらう

上記①の逆になります。
社内に打ち合わせスペースがあれば、自社に来て頂くのがいいと思います。
ただ、コロナ禍ですので感染防止のための施策は講じておく必要があります。具体的には消毒、飛沫防止のパーテーション等をしっかり準備しておく必要があります。
関係者とはいえ、社内にいろいろな人が出入りすると、社内のスタッフが不安になる可能性もあります。

打ち合わせスペースについて、簡単なパーテーションで仕切ってあるだけでは、声が筒抜けになってしまっているケースもありますので注意が必要です。仕切りは天井まできっちりついている必要があります。

またそもそもこのような状況では、会計事務所によっては、お客様への訪問を控えている事務所も一定数あります。
余談ですが、会計事務所によっては、お客様先へ訪問するとなると往復の移動時間を要するため、その分顧問料を高めに設定されているケースもあるようです。

カフェ

不特定多数がいる場所の代表的なものがこういったカフェではないでしょうか。これは間違いなく避けた方がいいです。
カフェの会話は意外に周りに聞かれています。

またカフェで資料を広げるのもリスクがあります。
カフェで電話をしている方もよくいますが、電話をすると会話の内容が周りにかなり聞こえてしまっています。

WEB会議

コロナ禍でおすすめの方法です。
ただ、注意点としてパソコンとネット環境が必要です。できればイヤホンも準備しておきましょう。
パソコンは高性能のものでなくても構いません。またパソコンがなければ、iPadでも問題ありません。スマホでは画面が小さいため厳しいケースが多いです。

数字を見ることが多いので、できるだけ大きな画面が望ましいです。ただ、デスクトップPCだと設置場所によっては、周りに人がいるケースがあります。やはりノートPC又はiPadがおすすめです。

WEB会議を行う場所は、自社の打ち合わせスペースでもいいですし、他の場所でもかまいません。
しっかりした打ち合わせスペースがなくても、イヤホンをつけてWEB会議であれば、意外に柔軟に可能です。

最近は自宅からWEB会議に入られるケースも増えてきました。
WEB会議では画面共有可能ですので、画面上で資料を閲覧することが可能です。

WEB会議のツールはzoomを使うケースが増えてきています。
無料で、ネット回線が貧弱でも問題なし、誰でも簡単に使えるのでおすすめです。
ちなみに会計事務所側から招待を受けるケースが大半で、その場合にはアカウント登録は必要ありません。

あらゆるデバイスからの対面ミーティング | Zoom

なお、会計事務所のスタッフもコロナ禍ではリモートワークをしているケースがあります。そういった会計事務所からは、訪問を取りめて、WEB会議への切替の提案があるケースがあります。
その場合、設定について会計事務所側が手伝ってくれるケースもあります。
もし提案がなければ、こちらからWEB会議での対応をお願いしてみるのも方法の一つです。

WEB会議に抵抗がなければ、様々な会計事務所を選ぶことができる

今まで自社と近いという点が、会計事務所を選ぶポイントであったことが多いと思われます。ただ、コロナ禍でWEB会議対応をしてくれる会計事務所が増えてきました。

会計事務所選びは、WEB会議に抵抗がなければ、全国の会計事務所が候補に入ります。
WEB会議の対応が可能とアピールしている事務所は、その他のITツールについても便利なものを導入している可能性が高く、やりとりや資料準備が効率化できる可能性があります。

会計士や税理士は士業というくくりの中では、比較的ITに明るい人が多いと思います。国税庁も他の省庁に比べて早くから電子申告を推進していたことも影響しているかもしれません。（これは高木の私見です）

実際、会計事務所が使用するツールはここ数年で飛躍的に進化しており、お客様の負担を劇的に減らすことができている事務所と、旧態依然の方法を続けている事務所との二極化が発生しています。

WEB会議に対応しているかは会計事務所を判断していく上で、今後一つの基準になっていく可能性があります。

最後に

コロナ禍で会計事務所との面談方法にWEB面談が加わりました。
もちろんどの方法も一長一短ですので、ご自身にあった面談方法をぜひ検討してみてください。そして、希望の面談方法があればぜひ積極的に会計事務所に伝えてみましょう！