【月間MVP表彰】メンバーとの細かな連携が大規模プロジェクトの達成に繋がりました～vol.6～

こんにちは！リレーション推進部です！
全社MVPの受賞者に、今回もインタビューを実施してみました！

第6回月間MVP

第6回受賞者のコーポレート本部コーポレート部山田さんにお話を伺ってみました。

ーまずFY22の最初のMVP受賞おめでとうございます。

山田：ありがとうございます！

ー今回山田さんが受賞ということですが、山田さんはいつもこの全社MVP選出ミーティングに参加されている側でもありますよね？

山田：MVPの選出プロセスも知ってるので、投票してくださった方たちが目に浮かんで、ありがたい気持ちと身が引き締まるような気持ちと、っていう感じでした。私が受賞した当時、選出ミーティングのメンバーの中で初のMVP受賞だった気がします。

ー確かにこれまでは選出ミーティングに参加されてない方が受賞されていましたね。今回から新しい風が吹いていますね！そんな山田さんですが、ようやくMVPを取れたというような感覚でしょうか？

山田：はい、やっとMVP取れた！という気持ちです。今の段階からだと私の中ではもう遅いかもと思ってたので。受賞理由がSalesforce導入にかかわる内容だったので、大変でしたがやってて良かったです！

ー先日同じコーポレート部の窪田さんからも、山田さんがSalesforceに対応していただいる話をお伺いしました。

山田：今は窪田さんがSalesforce改修を内製でガンガン進めてくださっているので私もとっても頼りにさせていただいているのですが、導入PJが始まった当初はコーポレートのメンバーが私含め2人しかおらず。経理領域の仕事をやっていたので、気づいたらコーポレートでのSalesforce担当者的なものを任命されて、導入コンサル会社とのコミュニケーション窓口を始めていました（笑）如何せん大きなシステム導入の経験は全くなかったし、当時入社して半年経たない位だったので、業務フローの理解もおぼつかず。プレッシャーでしたが、いいチャンスをもらったのかなと思いました。

体現しているValue「チャレンジ」「信頼」

ー受賞したValueの「チャレンジ」と「信頼」で意識されていたことはありますか？

山田：受賞理由の中に「全社レベルのチャレンジであるSalesforce導入」と書いて頂いたのですが、私個人にとってもものすごく大きな「チャレンジ」でした。システム導入経験もITのバックグラウンドも無いし、会計知識が深い訳でもなく、MAツールをすごく触ってきた訳でもなく、、これまで管理部門でジェネラリストとしてキャリアを歩んできたんです。だから無知な中ではあるけれど、会社の発展のためには誰かがやるしかない、だったらやってみようと、ある時から決心をしてやっていたような気がします。まさにチャレンジの機会をいただいたなと思ってました。

「信頼」については自分で主張するものではないと思うので、仕事の成果を見て頂いてそういう評価を頂けたのだと捉えていて、凄く光栄です。これからも失わないようにしたいです。

ーSalesforceでいうと、山田さんはSalesforce専用チャンネルが作られた当初から他のメンバーとのコミュニケーション面でいろいろと動かれてましたよね。各部長への対応依頼であったり、Salesforce運用にあたってどういう機能を実現していきたいかというメンバーからの要望の取り纏めもされてたと記憶してます。

山田：Salesforce導入が佳境だった数か月間は忙しく、正直自分で何をしてきたかがぱっと思い出せないです（笑）

メンバーとのコミュニケーションのところは、ナレッジラボの大半のメンバーがSalesforce関係者なので、苦労しました。Salesforce導入の意思決定をされたときに、一つのプラットフォーム上でマーケティング、取引先・商談管理、PJ管理、請求管理、売上計上、売掛金残高管理…と、とにかく色んな事を作り込んで実現させたいという目標があったので。

最初はCOOの門出さんが旗振りをされていたのですが、多忙な門出さんの手に追えるタスク量ではなくなってきて。全領域ではないにせよ経理の月次決算にかかわる領域が大きいということで、私から発信することが増えていきました。ただ、当初は毎日通常の業務を終えてからこのPJに取り掛かっていたので、1回1回ミーティングを開いて話をじっくり聞いて回る時間もなく。そもそも小さな会社なので、各メンバーが色んな役割を上手く兼務している状態ですし、ミーティングに誰を呼べばいいのかの線引きはいつも曖昧です。地道に各所からSlackなどで情報を集めて、少しずつ作りたいモノの解像度を上げていく作業をしてました。ただ、解像度が高まったところでその機能が実現できるかの正解を誰も持っていないので、終始手当たり次第に色んな方に声をかけて実装をトライ＆エラーしていた感じで、中には実現できなかった機能も沢山あるので、期待させて振り回してしまった点もあり、それは反省です。

ー山田さんが細かく動いてくださったからこその今のSalesforceだと思います。プロジェクトの終盤では事業サポート部やアカウンティング部の方と「Salesforce頑張るしかない会」を立ち上げて動かれていたのが印象的でした。

山田：ふふふ、あれは。10月頃に、PJの納期も迫って来て切羽詰まっていたので、咄嗟に「頑張るしかない会」って命名してしまいました(笑)

ー皆さんで執務室のテーブルに集まってお話されてるのを何回か見たことがあります。それは山田さんからやりましょうとお声掛けして発足した会だったんですか？

山田：はい、Salesforceの入力を毎月やっていただく方を招待させていただいて、3週間くらい毎日MTGを続けさせてもらいました。今となっては皆さんと毎日おしゃべりしたのは良き思い出です。

ー毎日だったんですね！どんな事を話されていたんですか？

山田：話す目的としては、大きく3つありました。

1つ目はその方たちが今までどのような業務フローでやってきたのかについて、私も理解する必要があったのでヒアリングをすることです。2つ目が当時テスト稼働中だったので、稼働テストの進捗確認。3つ目が業務フローの課題と解決策の検討です。折角高いコストをかけてSalesforceを導入するなら導入前よりお互いの連携など、業務がやりやすくならないと意味がないので、現状の業務フローの中で何が課題になっていて、それをどうSalesforceで解決できるのか？というところを、皆さんと一緒に考えました。

上がってきた要望については、外部の導入コンサルの方にも問い合わせして、可能な部分は実装して頂いたり、軽微な部分は私の方で直接修正し、それらの要望の稼働確認をしていました。

ー頑張るしかない会はめちゃくちゃ大変なんだろうなっていうのは傍からみてて感じてたのですが。。

山田：そうなんです。やっぱり傍から見てるとめちゃくちゃ大変そうな想像はしますよね。でも想像はするけど、それぞれの人がどういう作業をしてて、どこで躓いて、何に一番時間かかっててというのは本当に他人には分からないものだと思います。でもそのなかに業務改善のヒントが埋まっているし、大変な部分を共有し合う事でチームワーク向上に繋がることがあると思います。なので、この機会に一人一人の担当者の方に時間をいただいて話を聞いたり、メンバー間の情報共有の場を持ったりということは、今後の業務のためにもやってよかったと思っています。

ーということは、Salesforceの構築をしていく中で、これまでの業務で詰まっていたところが、一人一人の方とヒアリングの時間を設けたことで解けていったということでしょうか。

山田：一つあったのは、例えば請求業務フローとか売上が会計に計上されるまでのフローに関して、個別の部内での運用はあったのですが、会社全体の業務フローがうまく整理されていないことを課題に感じていました。請求であれば、毎月いつのタイミングで誰がどうやって請求書を送るのか。請求書を送るまでに必要な情報はどこでどのように取得、伝達されるのか。MFC会計やMFC請求書、口座振替システム、クレカシステムとの情報連携はどのようにすべきなのか、などなど。

今回、請求に必要な情報はSalesforce上で一元管理できるようにし、請求書発行業務のタスク管理や、各案件に対する売上計上漏れ、請求漏れのチェックも、大分Salesforce上で完結できるようになってきました。それらが全社統一的な方法で経理から客観的に確認できるようになったっていうのも、大きな改善かと思いますね。

ーありがとうございます。今までは社内の方とのコミュニケーションのお話でしたが、受賞理由の中には「導入コンサルの方とのコミュニーケション」という点でもコメントをいただいていました。社外の方とのコミュニケーションで意識されていたことはありますか？

山田：Salesforce導入プロジェクトは伸びに伸びて、最初予定してたよりも倍ぐらいの期間がかかってしまって。5月から始めて、11月ぐらいにやっと終わったんです。導入コンサルの会社の方とも、ナレッジラボが顧客とはいえお互い人間同士なので色んなやりとりもあって。長期間にわたってサポートしていただいた事は、一担当者の身としては本当にありがたかったです。私も日中は通常業務をやって、夜にSalesforce導入PJに取り掛かるみたいな時期があったのですが、分からないことや相談事項はチャットでばんばんお伺いしてしまっていて、すごい聞いてくる人だなと思われていたと思うんですけど（笑）根気強く対応していただき、色々教えていただきました。

ーそうだったんですね。テキストコミュニケーションは特に社外の方になるとすごく難しくなってきますよね。

山田：難しいですね。複雑な部分は電話やZoomで時間を頂くこともありました。でもそうすると文字で残らないので、細かい改修タスクを沢山同時並行で走らせている中では、ステイタス管理が難しくて、テキストの方が後から内容検索もできるので良かったり。

ーなるほど。MVP受賞でいただいたコメントは全てSalesforce導入プロジェクトについてでしたが、その中でも最も力を入れていたことはなんでしょうか？

山田：全体の業務フローの中でも、フローごとにメインの担当者がいるので、それが誰なのかを把握して、しっかりその方の合意が取れた形の設定をするっていうことですね。

Saleforceを主に操作するのは私ではないので、機能ごとに使う人を理解して、それぞれの意見を聞いて、目線合わせをしっかりしておくことに力を入れていました。

あとからこんなはずじゃなかったというのが極力出てくる事のない様に、PJ期間中にできる改善はやりきりたかったので。実現できない場合は、「どこまでならできます。ここからはこういう理由があってできません」という状態に持っていくようにしてました。

ー会社としても大きなプロジェクトだったので、取締役の方などレイヤーが上の方にも協力いただかないとうまくいかないところもあったと思いますが、その点で気を付けていたこと、相談したことはありましたか？

山田：国見さんや門出さんが発注当初に大きな構想を練っていただいたので、要件定義においても時々意図を確認しながら進めさせていただきました。弊社は珍しく、Salesforce上で売上や請求の承認フローも組んでいるのですが、そういった内部統制面でも意見をもらいました。でも細かいシステム動作については、使う人の使いやすさが大事だと思うので、私と業務対応者の方で定義をすすめる事も多かったです。

とくに国見さんはコーポレート本部長も兼務されているので、普段からすごく近い存在で働かせていただいていて、何を聞いても快く答えてくださるのですが、求める情報の密度は普通の上司とは違ってしかるべきと思っています。なので、ここまでだったら自分で進めても致命傷にはならなそうな部分や、報告するべき内容はいつも模索しています。本当にヤバい時は迷わず、真剣に相談させてもらいます。(笑)

ーありがとうございます！
受賞コメントの内容がSalesforce導入プロジェクトに関してという事もあって、そのことを中心にお話いただきましたが、最後にこのプロジェクトで常に意識していたことはありますか？

山田：そうですね、至らない点も沢山あったはずですが、11月末までに納品していただくことが社内外の同意事項だったので、納期を強く意識してそれまでに何が何でも終わらせる、そこに間に合わないってことはあり得ないっていうぐらいの強い気持ちを持つことと、その期間はやらなかった後悔のないようにやれる対策は全部やる、っていうことでしょうか。あと、システム導入PJはシステムを作り上げていく作業と捉えると、相手にするのがシステムになりがちですが、使う人の身になってつくりあげていかないと、使われないシステムを導入する結果になると思います。何より使う人から聞く姿勢を持つ事が大事だと気づかされました。

ーありがとうございました！