Google Forms で欠席連絡

こんにちは、理事長の青柳です
最近は色々な方から DX (デジタル化推進)の取り組みについて聞かれることも多くなりました。そう、うさぎっ子クラブといえば DX 笑

悩ましい欠席連絡

あ、欠席連絡忘れてました

朝 7:00、起きたら子供が熱を出していた。欠席連絡したかったけどまだ学童に誰も居ないから後で連絡しよう・・・と思っていたら連絡するのを忘れてしまった！なんてありませんか？ありますよね？
少なくとも、私は何度も「今日は欠席ですか？」という確認の電話を学童からもらったことがあります 笑

いつでもどこでも簡単に連絡できるようにしたい

朝イチで連絡したい、予定が決まっていて欠席する日が事前にわかっている、などなど、よくあることだと思います。こういうときにはいつでも連絡できるようにしてほしい！という要望は以前から頂いていました。

理事長がんばりましたね、いえいえ DX グループです

そういったわけで、欠席連絡の改善は頭の片隅にはあったものの、差し込み業務が多くてなかなか手が付けられずにいました。しかし、今回は新設したDXグループ主導で、設計、実装、運用まで頑張ってくれました。私はちょっとしたお手伝いです。

ちなみに、DX グループで「何から改善していこうか？」という会議を開いたときに真っ先に出たのが欠席連絡の改善でした。

DX グループの狙いは、面倒な事を簡単にしようということです。当然、組織内部の煩雑な業務改善をするほうが本人（支援員）たちは楽になるのです。しかし、真っ先に出たのが利用者負担を減らす項目だったのは正直驚きました。理事長が言うのもなんですが、ウチの支援員たちは偉いなと思いました。

欠席連絡の通知も作ってみた

ちょっとだけ技術的な話です。

支援員側の運用は？

利用者は Google Forms で欠席情報を送信できるようになりました。では、現場の支援員たちはどうやってその欠席情報を知るのでしょうか？

Google Form は Spreadsheet に情報を蓄積できるので、Spreadsheet を見ればいつ誰が欠席したかはわかります。しかし、それでは毎回 Spreadsheet を見に行かないと欠席情報がわからないので不便です。しかも、どんどん行数は増えていきます。

Chat に通知

そこで、普段の連絡ツールとして利用している Google の Chat に通知するようにしてみました。これで、わざわざ見に行かなくても欠席情報がわかります。

こんな感じで Chat に通知される

仕組みとしては、Google App Script というのを書いています。Spreadsheet はプログラムを書けるようになっていて、Spreadsheet のデータを利用した処理が書けます。そこから指定した Chat スペースに通知を送っているというわけです。Google Forms で欠席情報を送信したら、すぐに通知されるようになっています。

ちなみに、作成したプログラムこちらです（技術ブログか！）

早速利用されています

運用開始日から多数の利用がありました。Google Forms は最近では学校でもよく使われているので、利用者も慣れているというのも大きかったと思います。

また、支援員側も Chat への自動通知があることで、欠席連絡の周知漏れもなくなるのではないかと期待しています！