なぜ社内ポータルサイトとグループウェアの２つが企業には必要なのか考えてみた

※このnoteはPRを含みます。

僕の父上は大手企業に勤めている人だ。
そして、もうすぐ定年だ。（早い）

とある日、そんな父に聞いてみた
『社内ポータルサイトって使ってる？』

今、僕がいるGrowGroupでは
社内ポータルサイトの構築サービスを取り扱っている。

▼社内ポータルサイト構築サービス　『KYO-YU』
https://kyo-yu.biz/

ありがたいことにリリースをしてから大手企業様からの問い合わせがチラホラ。
最初は自社と同じくらいの規模（１０〜３０人程度の会社）だと思っていましたが、父に投げかけた質問でこの考えが変わった。

今回の投げかけた質問によって生まれた考えがタイトルにある

「なぜ社内ポータルサイトとグループウェアの２つが企業には必要なのか」これについて考えてみようと思います。

▼グループウェアとポータルサイト、それぞれ役割が違う

グループウェアと社内ポータルサイトは一緒のようで少し違う。

まず社内ポータルサイト。
これは例として分かりやすいのがYahoo Japanさんのサイト。

https://www.yahoo.co.jp/

これの社内版が社内ポータルサイト。

大まかに使う用途としては
・社内のマニュアルをWebサイト上で管理する。
・各営業所などの数値を一箇所で管理し、本社・営業所で情報を共有する。
・月報などの営業数値の管理や報告を行う。
・社内イベントなどのお知らせを社内に共有する時に使う。　など

主に社内の情報を管理したり、共有することがメインで行うことが多い。
中にはお知らせをもっと濃いものにして社内報のWeb版として使っている会社もいるかと思います。

簡潔に言うと『社内の情報を管理するサイト』になります。

じゃあ、グループウェアは何が違うの？
グループウェアで有名なものだとサイボウズ Officeさんですかね。

https://cybozu.co.jp/

社内ポータルサイトと違う機能で言うと…
・カレンダーなどがありスケジュール管理ができる。
・打刻などタイムカードを管理することができる。
・電話メモなど電話の留守電の引き継ぎが可能。
・有給申請などワークフローを管理できる。 など。

社内の情報共有に加えてスケジュール管理やワークフロー管理など
事務業務をWeb上で完結させると言えば分かりやすいですかね。
通常であればGoogleカレンダーやChatWorkなどで行う申請業務やスケジュール管理が１つのグループウェアだけでできてしまうという所がメインになると思います。

この情報をある程度持っていた僕は
『じゃあグループウェア１つで完結できるじゃん。』
『社内ポータルサイト持つ意味なくない？』
という疑問がありました。

その疑問を晴らしてくれたのが父上の回答だった。

▼用途に合わせて使い分けている

『ポータルサイト使ってるし、グループウェアも使っている』

そう父上は答えてくれた。

なぜ？
大手になるほど人が増えてソフトを複数使っていると管理しにくいのでは？
純粋に僕はその疑問が生まれたから追加で投げかけた

『なんで２つ使ってるの？グループウェア１つで良くない？』
・・・
・・・
・・・
気づけば、小１時間ぐらい話し合っていました。

大手企業になると全国に営業所があるケースがかなり多い。
この情報を本社で一括で管理しようとなるとかなり大変。
もしメールで各営業所からの情報をもらうような体制になっているとする。

そうなると送ってくるメールのフォーマットを統一しないと
バラバラのフォーマットで送ってくるかもしれない。
そもそもメールはフォルダ分けしていても人間が管理する以上、いつか確認漏れや送信漏れが発生する。

そうなると担当者の方やデータをたまに確認したい代表の方にとっては
かなりストレスだ。

こういった悩みがあったからこそ
グループウェアや社内ポータルサイトが生まれたのだと思う。

で話は戻り、『グループウェア１つで良くない？』。

これは正直、企業の考えとかによると思うけど
おそらく１つの方が管理が面倒になると個人的には感じてます。

基本、グループウェアは１つの営業所ごとに使っているケースが多いと思います。
基本的、スケジュール管理などを中心になるため他の営業所と連携するケースは少ない。
グループウェアで営業所の情報を管理しようとすると全ユーザーを追加する費用が発生してしまう。

ここでその問題をカバーできるのが社内ポータルサイトだと考えてます。

社内ポータルサイトは先ほどを言ったように
基本的、お知らせなどの社内の情報や各営業所の数値の報告などの管理に特化している。
これはサービスにもよるがポータルサイトであれば１つ作り
ログインIDやパスワードを社内の管理する人が個々で設定してしまえば
ユーザー追加費用などはなしで利用ができる。

またカスタマイズ性があるポータルサイトであれば
社内の情報が見やすいように項目を整理することもできる。
そうすれば情報管理も便利ですよね。

社内ポータルサイトはサービスによりますが買い切りの形で導入できるため
・費用が抑えられる
・余計なオプションが少なく、各営業所や店舗に伝えたい情報のみ共有しやすい。
・社内の状況や規模に合わせてカスタマイズすることができる。

こういった社内の情報共有に特化しているからこそ
スケジュール管理などの便利な機能があるグループウェアと一緒に使うと、情報共有がしやすくなる父上との討論で感じました。

▼現場至上主義であることは大事

今まで『グループウェア１つで良くない？』という考え。

おそらく僕は業務でもやりがちなところです。
僕はGrowGroupの唯一のマーケ＆広告運用者なので
顧客を理解するために口コミサイトやSNSを見て調査することが多い。

でも、ネットに載っていることはリアルで起きていることの一部に過ぎない。
実際の深い悩みだったり全てが載っているわけではない。

参考にする分には悪くないが、やはりターゲットや顧客となる人に直接聞いたほうがリアリティーがあって分かりやすいし理解度が違う。

今回もグループウェア１つでよくない？という悩みをずっと抱えていましたが、こういった身近な人やクライアントに直接聞くことはやっぱり重要だなと今回のことからも改めて感じました。

どんなにネットが普及していようが、ネットの情報と合わせながら最終的には、現場至上主義でありたい。

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【今回話しに出てきたサービス】

▼KYO-YU
https://kyo-yu.biz/

▼Yahoo! Japan
https://www.yahoo.co.jp/

▼サイボウズ Office
https://office.cybozu.co.jp/

【PR】

GrowGroupで扱っている社内ポータルサイト構築サービス『KYO-YU』は
買い切り型なのでユーザー追加費用など発生しません。初期費用のみです。

弊社だと東京都と名古屋のみしか営業所がないため
各営業所の情報を集約ということはないですが月にどれだけ売上があったのかを分かるように月報の共有。

社内で何度も発生する業務をし誰でも行えるようにするため
事務業務を始めとしたマニュアルをWebで管理しています。

こういった社内全体に共通する情報の共有。
大手企業だと各営業所に共通する情報をポータルサイトで共有する。
そういったことに特化したポータルサイトを作ることができます。

一番、気になる点はセキュリティ面だと思いますが
弊社の営業やエンジニアが御社の問題に合わせてお答えしますので
気になった方は下記から問い合わせください！

▼相談してみる▼
https://kyo-yu.biz/contact/

▼ポータルサイトのデモサイトを見る▼
（管理画面のデモも申請いただければ触ることも可能です！）
https://demo.kyo-yu.biz/

《現場至上主義でいたい人》

今枝昂輝(イマエダ コウキ) from GrowGroup(株)
Twitter： @kigg_0320