歯科医院のファシリテーターになりたい人の"最初の一歩"

今日は、ファシリテーションに興味あり、既に自分が所属している組織やチームで会議を行っている方に向けて、ファシリテーターとしての最初の一歩目として、次の会議からすぐにできることをお伝えします。

会議のテーマを明確にする

会議で達成したいゴールは、会議で話し合いたいテーマが明確であればあるほど、難易度が下がり達成しやすくなります。

次の会議として、どんなテーマに注目するとゴールにたどり着けそうでしょうか？

「メンテ患者を増やすには？」
「自費契約を増やすには？」

このようなテーマだと大きすぎて会議が上手く進みにくいです。

テーマはできるだけ小さく、具体的にしましょう。
テーマの選び方の１つは、ステップに注目することです。

ステップに注目する

メンテ患者を増やすために「初診患者のメンテ移行率」を向上させる場合のステップだと、

【初診・応急処置】 ⇒ 【初期治療】 ⇒ 【治療】 ⇒ 【補綴】

インビザラインの契約を増やすためのステップだと、

【集客(把握)】 ⇒ 【提案】 ⇒ 【検査】 ⇒ 【契約】

このように、１つの大きなテーマには複数のステップがあると思います。ステップから１つ選んで、

「今日は、初期治療ステップに注目しよう」
「今日は、提案数を増やすことに注目しよう」

医院の状況をもとに事前にテーマを絞っておけば、会議の際にスムーズに話し合いに進めることができます。事前にテーマを絞り、テーマに関連する資料を準備しておきましょう。

資料の準備

テーマが決まったら、資料を準備しましょう。
資料を準備する目的は、

参加メンバーの「上手くいっていること」「改善が必要なこと」を思い出すための手助け

をするためです。

資料を準備せずに、記憶だけを頼りにこのようにファシリテーターが問いかけても、なかなか意見が出てこないものです。

「初期治療に関して、上手くいっていることは何か？」
「インビザラインの契約カウンセリングについて、上手くいっていることは何か？」

ですが、患者一覧を見ながら、

・初期治療のステップを最後まで完了した患者の田中さんについて、上手くいったことは何か？
・インビザラインの契約をしてくれた佐藤さんについて、上手くいったことは何か？

このように、そのテーマの対象となる患者さんの一覧を作るだけで、すごく意見が出てきます。

小さな成果で構わない

初めての会議で、

「素晴らしい改善アイデアを決定する」

ことを目指す必要はありません。

「たった１つ上手くいった行動が共有される」
「たった１つの気付きが得られる」
「たった１つの改善案が出る」

これだけで構わないです。まずは、小さな成功を目指しましょう。
上手くいたことを話し、みんなで拍手をすることが毎月習慣化されるだけで、また今月も頑張ろうというパワーが湧いてくるものです。

小さな会議から始める

多くのメンバーを集めた会議はすごく難易度が高いです。
いきなり全メンバーを集める必要はありません。
まずは、あなたが影響を与えられる範囲のメンバーの中で構いません。

一番難易度が低い会議は、
あなたを除き3,4名前後の規模、45分くらいで良いでしょう。

「あなたが院長なら、幹部メンバーだけ」
「あなたがDhのチーフなら、Dhメンバーだけ」
「あなたが予約管理チームのリーダーなら、チームメンバーだけ」

さらにもっと会議をよくしたい方はこちらを参考にしてみてください

会議だけでなく、仕組みで組織を成長させていきたい方は、こちらを参考にしてみてください

また、

・もっと詳しい導入事例
・うちの組織でも導入するとしたら何から始めたらいいのか

などご興味あればお気軽にご相談ください。