事務職と管理職とIT - #3 自分の役割はなんだっけ？

会社の中で自分はどんな役割を与えられているのでしょう。
忘れがちになりますが、その役割はあなただから任せられているのではないでしょうか。
自分や社内の人と照らし合わせながら読んでみてください。

役割をわかっているか

“スペシャル”な事務職の方は自分の役割を理解しています。

与えられた役割は演じてでもこなさなければなりません。

どういうことかといいますと例えば、
なりたての管理職だって管理職には違いないので、万が一にでも「なりたてですから」と口にしてちゃ、頼れるはずがないですよね。

「部下をマネジメントし成果に結びつけること」を実力があろうがなかろうがやらなければなりません。

営業マンだって同じです。新人が自ら「新人なので」とお客様の同情を誘うつもりで言ってしまったとしたら、どうでしょう。
新人だろうがベテランだろうがお客様から見たら同じ会社です。新人だからこそ勉強しながら「お客様に商品やサービスを届けること」をしなければなりません。

極端に言うと
自分の後輩に遅刻グセがあるなら、自分にも遅刻グセがあったとしても先輩風を吹かせながら注意するのが先輩の役割です。
(話に説得力があるかないかは別の話) 

では、事務職の”役割”とはなんでしょう。
事務らしくすることとは？

正確に数字を打つこと？

素早く処理をすること？

にこやかにお客様対応をする事？

いろいろと挙げられますが、私は

”会社や部門をサポートし、間接的にお客様へサービスを届けること”だと考えます。

質問でわかる姿勢

役割を果たそうとしている方とそうでない方がいらっしゃいます。
側から見ると違いは分かりませんが、システム部門のお仕事をしているうちに違いがわかるようになりました。
上司には見せない素の姿が見えます。

どの会社も「社内システム」というものを使用します。
システムが新しく導入されたり入れ替わったりすると自身の仕事にモロに影響するため、いろんな質問を投げかけてきます。
そこで仕事への姿勢が垣間見えます。みなさん質問をするとしたらどんな内容ですか？

・これまで行っていた業務がどのように変わるのか。
何ができるのか。を聞いてくる人

・自分が触らなければいけないのはどこなのか。
触ったらいけないところはどこなのか。を聞いてくる人

・以前のやり方を続けるにはどうしたらいいのか。
(以前のものを使い続ける方法は？)
これを使わなければならないのか。と聞いてくる人

似ているようで仕事をする姿勢ややる気としては全然違います。

システムを導入するときや入れ替えるときに、年齢が高い人ほど変化に抵抗する傾向があります。若い人でも内向きに仕事を捉えている方は抵抗をします。

システムが変わるということは、仕事内容も質や効率が向上するということ自分の仕事も向上するのです。ポジティブに捉えるべき変化の良いタイミングなのです。

最初に「何ができるの？何が変わったの？」と聞いてくる人は必ず成果を上げることができます。きっと視線の先にはお客様が見えているのでしょう。

どこまで触っていいのか尋ねてくる人の多くは、自分の仕事範囲を逸脱しないように考えているため、成果が上がりにくいです。慎重に構えるより積極的にシステムを使ってもらいたいです。

さらに「私は何をしたらいいの？」「私は使わなくてもいいの？」と尋ねてくる人は少し残念ですが、足を引っ張るタイプの人です。
周りのモチベーションを下げ、変化に抵抗するため、使う側と使ってもらう側でお互い時間と労力が必要です。

与えられている「作業」をこなす事は大事ですが、”こなす事”＝”ミスしない”だけを考えるのは役割を遂行しているとは言えません。

「何をこなしたら、会社や部門、お客様に繋がる成果となるのか」
「自分ができることは何なのか」
を考え、実行できる人が”スペシャル”な事務として輝けるはずです。

自分が任せられているもの

自分は何を会社から任されているのか？あらためて考えてみてください。

じっと座っていること？
お茶を入れること？
伝票を早く処理すること？
決められた処理方法を忠実に守ること？

事務職をやっているということは
”会社や部門をサポートし、間接的にお客様へサービスを届ける”
という役割を会社から与えられているはずなので、それを演じてでも果たす義務があります。

それは処理が早かろうと遅かろうと、感じが良かろうと悪かろうと、そんな事はあまり関係がありません。
「営業マンをサポートしてさらに向こうにいるお客様を意識した行動ができている」ことが大切なのです。

言われたことだけをこなして
・満足しているだけの人
・作業をしてあげていると考えている人
・現状維持をしようとする人
はもう一度自分の役割を思い出してください。

実際に自分の役割を認識している人たちは、営業マンやお客様のために、「ちょっとした発言・心配り・ひと手間」を行い、積み重ねています。
実行には少しの“勇気”が要りますが、必ず自らの成長が実感できます。

次は知っておくべき”システム”の最低知識についてお話します。

最後まで読んでいただきありがとうございました。