slackのメンション多すぎ？経理のプチ業務改善♫　

2022年6月22日 15:46

こんにちは。株式会社iCARE（アイケア）の経理のかとう（いこぴ）です。iCAREは「働くひとの健康を世界中に創る」をパーパスに掲げ、健康管理システム「Carely（ケアリィ）」を提供しているスタートアップです。

iCARE（アイケア）の従業員数は、現在約140名（正社員＋契約社員）。
うち経理は2名（おししさん＋わたし）です。
数ヶ月前の話ですが、打ち合わせに集中して1時間全くslackを見ていないと、スレッドの赤丸＝メンションが●件も・・！と驚くことが何度かありました。実数はあえて書きません。
自社開発slackアプリのGJCarelyが利用されると、メンション数が1つ増える影響もあるのですが、
それにしてもメンション多すぎでは？の状況を打開すべく
さっそく経理のプチ業務改善♫はじめましたので、直近の取り組みを少しだけ紹介させていただきます。

まずはslackのメンション分類から！

発信者別/テーマ別で分類すると、ざっくり画像の通りです。
そのうち、赤枠の2つの部分が今回のプチ業務改善対象です。

経理への依頼/質問の中身

発信者が他チーム=>経理への依頼/質問でボリュームがあったのが、
稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカに関するもの。

何が問題か

稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカに関する依頼/質問は、
@keiri宛に、
#icare_財務経理チャンネルにしてね！

上記、全社向けにアナウンスをすでにしていたのですが、
様々なチャンネルで、＠おしし@いこぴの個人宛に稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカに関する依頼/質問が飛び交っている状況でした・・！

どう変わったか

個別問い合わせ
=>フォーム送信〜スプレッドシート上でステータス管理へ

作ったもの

1．問い合わせフォーム：slackワークフロービルダー
2．ステータス管理用一覧シート
3．返信用のbot

1．問い合わせフォーム：slackワークフロービルダー

slackワークフロービルダーで経理宛の依頼/質問フォームを作りました。

ワークフロービルダーは、定型的なプロセスを自動化して Slack ワークスペースのワークフローに変換できるツールです。

大事だったのは、緊急度（高/中/低）をいれること。各メンションの緊急度不明だったため。
カテゴリには、稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカを選択いただいています。

2．ステータス管理用一覧シート
slackのワークフロービルダー上の設定で、フォーム送信内容をスプレッドシート上に一覧化。
スプレッドシートは、主に対応完了しているかのステータスチェックに活用しています。

3．返信用のbot

よくある質問の返信は、slackのカスタムレスポンス（bot）を活用。
こちらを参照してくださいの文章作成とマニュアルのURLをコピペする手間がなくなります。

カスタムレスポンスは、特定の言葉が Slack に投稿された時に、決まったレスポンスを返すよう Slackbot をプログラムできる機能

マニュアルはナレッジツール上にすでに存在しているのですが、マニュアルが複数あるため、たどり着けず質問となるケースもあります。（マニュアルも整理しないと・・！）

［よくある質問の例］

承認済の稟議の金額を超えてしまったら？
承認済の稟議の内容変更があったら？
アカウント発行後の設定方法や利用方法のマニュアル　など

ちなみに、1．問い合わせフォーム：slackワークフロービルダーで作ったフォームで依頼/質問されないケースもいくつかあったので、フォーム送信を促す目的のbotも作りました。

良かったこと♪

フォームの緊急度記載によって優先順位や心のゆとりが生まれた
フォーム形式によって依頼/質問詳細の情報粒度が細かくなった　
メンションされた依頼/質問のステータス管理ができるようになった
bot利用によって返信時間が短縮し内容も標準化された

経理から他チームへの依頼/質問の中身＝定期タスク以外全部

経理から他チームへの依頼や質問のうち、定期タスク（月次）ではないもの＝ざっくり随時タスクとして、今回のプチ業務改善対象にしました。

何が問題か

経理から依頼/質問後、他チームからの対応/返信待ち状態で放置してしまうケースが多々発生。slackのブックマークで対応していたのですが、ボリュームが多くなると後追いできない。

［随時タスクの例］

定期タスク（月次）以外で経理から他のチームへ依頼/質問するもの
- 決算や監査対応なで発生する個別確認　など
前述の稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカ以外の依頼/質問で、対応が当日中に終わらず時間がかかるもの/重要度高く対応予定のもの
- 業務フロー改善や会計論点　など

定期タスク（月次決算用）は全社的に利用推進しているbacklogというタスク管理ツールを利用しているため、随時タスクもbacklogを利用。種別を「タスク」として、定期タスクの「月次」種別と判別可能に。

どう変わったか

個人タスク管理
=>チーム内チケット管理へ

スタンプ押したslackメッセージURLをチケットにも入れて、関連URL（slack、メール、Googleドライブ上の資料等）に戻り対応します

作ったもの

slackスタンプ押したら、backlogにチケット起票可能な仕組み

1．slackスタンプ作成
2．backlog設定
3．zapier設定

※backlogはzapierの連携サービスではなく工夫が必要でした・・　asana/Trello等のタスク管理ツールならzapier連携サービスのためもっと楽により高度な設定ができそう

1，slackスタンプ作成
チケット起票専用スタンプを作成。
chrome拡張機能　絵文字ジェネレーター　を利用しました。