会議・ミーティング力

最近、社内てあらゆる会議やミーティングか行われるようになりました。
とても良い傾向だとは思っていますが、注意しないといけない事も出てきてるなと感じます。
会議やミーティング自体が、メインの業務の人はいません。
直接的に収益を上げる行為でもありません。

会議・ミーティングは、
①最短の時間
②効果的な内容
③最低限の回数
でやる必要があります。

会議・ミーティングをしていて、仕事をしている気になっているのが最悪です。
ついでに言えば、資料作成とかもやっていて仕事をしている気になっていたら最悪です。
印刷する予定もないようなものを、WORDやパワポで一生懸命作っている時間は、ほぼ無駄です。テキストと手書きのメモで十分です。PC作業が当たり前になった時代のせいで、なんでもPCでやろうとして、その作業の本質を見失っている人が多いなと思います。

まあここでは、会議・ミーティングを効果的で円滑にするためのポイントだけ書きたいと思います。

■完璧なミーティングの準備をする

ミーティングを進行する人は、集まった他の人の時間を預かっています。この時間を無駄にするわけには行きません。
「資料の準備」「進行のロープレ」「会議の着地点の設定」
それを持ってしてミーティングに挑まなければいけません。
人の時間を奪ってはいけません。
弊社で四半期に一度行う全体ミーティングで僕が話す内容は、3ヶ月前から作り始め、それを精査してまとめています。今は少しづつ、来年4月の新入社員の前で話すミーティング内容も作り始めています。
他も含めると、現在4つのミーティング内容を作っています。
まあ当然ですが、そんなに早くから準備していると、その内容のほとんどが使うことがないのですが、それがあってミーティング本番ができていると自負しています。
僕のことを、話すのが上手い人だと言う人がいますが、僕に言わせれば、壮大な準備とイメージと練習をしているのです。

■「みんなで話し合って決定なんてできない」ということを知る

何かを決定できる会議って、最大4人が限界だと思っています。
多くなると、意見があっても「自分は黙っていよう、話を進行させよう」という考えを持つ人が出てきます。主体性を持って話ができる人間は3〜4名、むしろ2名かもしれません。

■その会議で何かを決定するには、事前の個別相談。

先の話で、例えば10人の会議で何かを決めるのであれば、僕なら事前に4〜5名に対して「こんな話をするんだよね」「こう決めたいと思っているんだよね」と1対1で話をし、その反応や意見を聞いておきます。
その時点で質問にも答えられるし、こちらの意見の真意を理解してくれる仲間になってくれます。また、自分の考えの間違えにも気がつくこともあります。
みんなの前で「どう思う？」って聞かれて、意見を言えない人もたくさんいるってことを知らないといけません。個別で意見を先に拾ってあげルコとで、事前に「それ言ってね」とお願いしてその人の出番を作ってあげることもできます。

■終了時間と着地点を先に話す

「今日のミーティングは、1時間後の14時までに終了、新しいクライアント様への提案内容5つとスタッフの役割分担までを決めたいと思います」っと、定量的で明確な会議のGOALを共有することが、最初にしなければいけない内容です。
これが無く話が進んでいくと、「ちょっと待って、これ何決めるんだっけ！？」みたいになる人も出てきます。その人は本当にわからないし、それを言われた方は「おいおいおい・・・」って気持ちになります。
円滑に進める為には、その日のGOALを共有することが重要です。

■最後、誰かにフィードバックしてもらう

このまとめのフィードバックでは、完璧な回答は来ないと思っていた方がいいです。漏れが必ずあります。
でも、その漏れを咎めてはいけません。
「まだあるよ！」と認識させ、最後はフォローしてあげましょう。
その人も、周りの聞いていた人も、「あとなんだっけ、あれかなあ」と考えます。この時間でみんな、その日のミーティングを振り返すことができます。

■「長い会議好きはアホだ！！」という文化を作る

理由関係なく、それをダサい！って文化を作ることです。
これだけで、結構いい感じになります。

会議・ミーティングは、エンターテインメントです。
そこで出た内容もそうですが、その時間自体が有意義だったと感じるものである必要があります。
それが、仕事へのやる気になることも多いでしょう。
そのための条件は、
“簡潔に”“わかりやすく”“理解ができ”“やる気になれる”ものです。
今回書いた内容を意識するだけで、その会議・ミーティングの質は変わって来ると思います。