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オンラインEthical UX Workshopをデザインする

2020年1月に「SDGs x Ethical UX - 自分たちが描く世界の体験を考える in Fukuoka」というワークショップを開催しました。
(以下レポート記事です)

そして、今月東京でもこのワークショップを開催予定であったのですが、昨今の状況を鑑みて一旦延期としたのですが、「オンラインで実施することはできないかな?」と考え始め、現在オンラインワークショップとしてデザインしています。そのデザインを行う上で留意したことなどを書いてみます。
(今回はイベントにおけるオンラインワークショップを対象としていますが、企業内で実施するオンラインワークショップに通じる部分もあるかと考えています)

なるべく短時間でのプログラムを考えてみる

今回のワークショップの元々のプログラムは3時間だったのですが、これをオンラインで実施する場合、集中力が持続しないと思われたので2時間強に納まるように調整しています。
例えば自宅から参加するとしても、モニター越しのコミュニケーションをとり続けることはかなり消耗します。
同じ会社やチームの方のように関係性ができた状態であればもう少し長くても大丈夫だと思われるのですが、イベントの場合は初対面であることがほとんどですので、長時間はきびしいと考えました。
また、休憩を入れてしまうと、日常空間の場に戻ってしまうことがたやすいため、今回は休憩を入れないようにしています。
(休憩から戻ってこれなくなってもフォローできませんしね)

とはいえ、実際の場では短時間でどんどん先に進めてしまうと、参加者が置いてきぼり感をもってしまうことがあるため、余裕を持たせる部分と、参加者をフォローアップする機能をプログラムに持たせる必要があります。
このフォローアップは基本的にはプログラムやツールで対応しますが、どうしても人的なフォローが必要となる部分もあるので、その点も考慮しています。オフラインと異なり、ファシリテーターやサブファシリテーターが個別にフォローすることが難しいケースが多いと考えました。
(詳細は後述します)

オンラインでワークショップを実現するツール

私が現時点でオンラインワークショップをデザインする際には、zoommiroを利用することが多いため、それを前提としてプログラムデザインを行っています。
両者ともに同様のツールが他にもありますが、その中でも今回この2つのツールを選択・利用する理由は以下になります。

zoom
ビデオ会議ツール。他ツールに比べて安定していること。グループワークするために参加者をグループ分けしたセッションに分割できる「ブレイクアウト機能」がある。
ホストは参加者のビデオやマイクをコントロールすることができる。
そしてテキストチャットを併用することが利用時の大きなポイント。
またツールの安定性という点では他ツールに比べて群を抜いています。

miro
オンラインホワイトボード。オンライン付箋ツールを言ってもいいかもしれません。(付箋だけでなく手書きも可能です)
ワークショップするためのテンプレートがかなり充実していることと、複数人で同時編集することが可能で、他の人が何をしているのかが見えるのが大きなポイントです。

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↑運営メンバーとの事前ミーティングの様子(zoom)

スクリーンショット 2020-03-17 10.24.10

↑miroの付箋ツールのイメージ

今回のワークショップでは、このzoomのブレイクアウト機能とmiroを使ってワークを進めていきます。
一例としては以下のような進め方です。

【ワークショップの基本的な進め方】
・全体:スライドで話題提供(解説)
・全体:スライドでワーク内容を説明
・個別:miroを使って問いに対する答えを書き出す(個人ワーク)
・グループ:ブレイクアウトルームに分かれてグループごとに共有

スライドを使って説明を行うのですが、実際のワーク内容はmiroを見れば進めることができるにしておきます。
またワークショップの進行についてテキストチャットで実況していきますので、テキストチャットでいまやっていることを確認することができるにしつつ、不明点・確認点もテキストチャットで受け付ける予定です。

ファシリテーターができること、できないこと

オフラインのワークショップであれば慣れた方は一人でファシリテーションするケースもあると思うのですが、オンラインイベントではその難易度が格段に上がります。
もちろんワークショップのプログラム次第ではありますが、まず参加者から得れる情報量が絶対的に少ない、さらにブレイクアウトルームに分かれるとグループワークの様子が見えなくなります。
こういった部分はプログラムやツールでカバーすることは可能ですが、オンラインワークショップでファシリテーターが留意する必要があるのが、「ファシリテーターはファシリテーションに集中する」こと。
つまりツールの操作や、テキストチャットに書き込むことを極力行わない。それを行うスタッフをアサインしておき、自分がファシリテーションに集中できる運用体制を整えておくのです。

スライドも事前にファイル共有(またはURL共有)しておいて、参加者が各自で確認できるようにしておく。
ワークの際に困った時に見ることができるヘルプドキュメントを用意して共有しておく。
想定される参加者からのアクションを事前準備しておいて参加者が自己解決できるようにしておき、ワークショップ中にファシリテーターができることを増やすことができます。

そして参加者にお願いすること

オンラインミーティングにおける留意点と同様の部分がありますが、参加者にお願いすることがあります。

【参加者にお願いすること】
・PCでの参加(スマホやタブレットだとできないことがあります)
・安定した回線の環境からの参加をお願いします
・周りの環境音が入らない場所からの参加をお願いします
・マイク付きイヤホンを使ってください
・ビデオはオンでお願いします。(顔出ししたくない人にはSnap Cameraを推奨しています)

ワークショップは参加者みんなでつくっていく場になりますが、オンラインの場合は参加者の環境に依存する部分が大きいため、その環境を揃えるために、このようなお願いを事前に連絡させてもらっています。
オフラインのワークショップであれば、会場の選定から場の設営といったことができるのですが、オンラインの場合は参加者のみなさんにも協力していただく必要があります。
また、オンラインは参加者から得られる情報量が少ないため、ビデオがオフで参加者の顔が見えないとコミュニケーションが著しく難しくなりますので、基本的にビデオはオンでお願いしています。
(どうしても顔出ししたくないない場合はSnap Cameraなどのエフェクトをかけてもらっても構わないと考えています)

参加者に事前に伝えること

もう一点、大切なことがあります。
ワークショップの参加者に事前に以下の点を伝えておくことです。

・事前課題
・利用するツール(今回の場合はzoomとmiro)
・zoomのURL
・miroの招待URL
・zoomの当日の使い方とルール

事前課題はイベントに参加する途中で考えることができるくらいの内容なのですが、ワークに取り組みやすくするために、イベント前からイベントのことを考えてもらうことで準備運動する、みたいなものですね。
zoomやmiroについては参加者に事前に準備しておいてもらうためです。
イベント当日にzoomに参加してもらえれば、miroについては参加後にフォローすることも可能なのですが、miroのログインが必要になるため、事前に伝えておいた方がよいかと考えています。

実践を繰り返して知見を共有していく

オンラインワークショップ自体は以前より実践・参加されている方はそれなりにいると思いますが、ツールの進歩もあり、その内容は以前と変化してきているように思われます。
ここ数週間でリモートワーク/オンラインミーティングの知見がすごい勢いで共有されています。それと同様にこれからオンラインワークショップも各所で実施され、その知見が共有されていくことで、これまでになかったオンラインワークショップがデザインされることを期待していますし、私も取り組んでいきたいと考えています。


そして来週、3月11日(水)にオンラインでの開催となります。
まだ募集中ですので、ご興味ありましたらご参加いただければと思います!



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カフェで書いていることが多いので、サポートいただけたらコーヒー代として使わせていただきます!

\ありがとうございます/
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有)リズムタイプ代表、デザインストラテジスト / 株)デジタルステージ CXO。企業のプロジェクトやチームの改善・促進やUI/UXコンサルティング、複数のコミュニティ運営に携わってます。ワークショップデザイナー / 2030SDGs 認定ファシリテーター。
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