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「テレワークのためのマナーガイド」を読んで、考えたこと

2021年1月に、Droopboxから「テレワークのためのマナーガイド」が公開されました。
すでに読まれている方も多いかもしれませんが、このマナーガイドに書かれていることを踏まえて、テレワークのマナーについて考えたことを書いてみます。

1. 仮定をしない

同僚がいつ何をしているのか、いつ求めに応じてくれるのかは、はっきりわかりません。直属のチームではない同僚の場合、状況はさらにわからなくなります。子供の自宅学習で席を外している、一時的に別のタイムゾーンにいるといったケースもあるでしょう。しかし、すぐに求めに応じてくれるのではなく、応じられないことが基本だと思えば、こちらの行動も変わります。

仕事環境とプライベートのつながり
テレワークにおいては、とくに自宅で仕事をしている場合、その仕事環境は日々の生活とつながっているわけなので、家庭の事情に影響を受けることも多いでしょう。
そのため、そういった環境や状況については、なるべく事前に情報を共有しておいた方がよいと考えています。
例えば、打ち合わせの前に共有しておいた方がよいと考える点には以下があります。

・打ち合わせ時間を過ぎての参加ができないこと
・ビデオをオンにできない場合は、その旨と理由
・環境音が入るため、自分の発言時以外はマイクをミュートにすること
・家族の都合や宅急便で中座する可能性

これらを事前共有しておくことで、打ち合わせの進め方を事前に調整したり、また参加者も打ち合わせに集中しやすくなるでしょう。

打ち合わせの目的や必要性を事前に伝える
テレワークに限った話ではないですが、打ち合わせの参加者へは事前に、その打ち合わせの「目的」と「必要性」について伝えておきたいところです。この2点を伝えることができれば、参加者は自分がその場に参加するかどうかを判断することができるでしょう。
主催者が「参加が必要である」と考える人だったとしても、打ち合わせの妥当性を参加者が各自で判断することができる情報を共有することで、他の予定との調整をする選択肢を持つことができます。

2. 他人の時間を自分のもののように尊重する

自宅にいて仕事と家の用事が重なったときに、同僚と家族の間で時間をやり繰りできるようになるには慣れが必要です。同僚の時間を無駄にしないよう対策を講じて時間を尊重することは、この環境におけるマナーの重要なポイントです。

非同期であることを前提と考える
チャットツールを利用するシーンが増えてきたことで、相手とのやり取りが同期している印象を持つことがあるかと思われますが、必ずしもそうではありません。とくに同じ組織ではない場合はその認識は思いこみであることが多いため、やり取りのペースやルールが確認できるまでは非同期であることを前提と考えた方がよいでしょう。
端的に言ってしまえば、自分と相手とはペースが異なる前提で考えるということになります。

生活時間を意識する
テレワークがオンラインでのやりとりが主体となると、仕事している時間が生活時間を浸食しがちになりますが、自分がそうだからといって、相手が同様であるとは限りません。
夜の時間帯ではその時間に連絡する必要があるのか、また打ち合わせも朝早くや夜遅くに行う必要があるのかをあらためて考える必要がありそうです。

情報の取得・理解に時間をかけさせない
情報共有でありがちなのが、ただ情報を伝えたけというパターンです。情報共有で大切なことは、情報を共有する相手に「何をすればいいか」が伝わることです。
そのためには、情報共有する際に「何」があれば相手に何をすればいいかが伝わることを意識することが必要です。
情報の取得や理解に時間をかけさせないように配慮することで、引いては自分と相手の時間を有効に使うことができるようになります。


3. 相手に注意を払い、自分の存在も主張する

フレンドリーな笑顔や会議室で熱心に話を聞いてくれる態度を頼りに、チームワークを成功させるために絶対必要な信頼の絆を築くことができました。しかし、そのような非言語のサインや物理的な存在はデジタルツールでは伝わりません。その埋め合わせとして、細心の注意を払い、同僚の思考プロセスに深く関与することで、自分の存在を感じさせることができます。

「ながら」ではなく、その場に参加する
テレワークの打ち合わせにおいて、他の仕事をしながの「ながら」参加になっているケースが増えていないでしょうか。
とくにビデオオフで参加している人は自分が何をしているかが伝わらないため、その傾向が知らず知らずであっても強くなっているかもしれません。
この「ながら」参加が増えているようであれば、本当はその打ち合わせに参加しなくともよいのかもしれません。
その点も踏まえて、打ち合わせの参加について考えてみてはどうでしょう。

なんとなくでは伝わらないコミュニケーション
テレワークでは、対面の場であったような「なんとなく」「雰囲気」は伝わりません。明確に意思表示をすることが求められます。
意見や思ったことがあれば、言葉にする、チャットでコメントする。
同意や共感があれば、それをうなずきやあいずち、手や指を使ったボディランゲージで伝えるためには、多少大げさに反応するくらいがちょうどいいと思います。

続いていくテレワークを考える

昨年から多くの企業でテレワークが急激に導入されていますが、それは今後も続いていき、またその形も変わっていくことが考えられます。
とはいえ、まだまだ過渡期ではありますので、テレワークのマナーや向き合い方を考え続ける必要がありますし、それを考え続けることが自分たちに適した形をつくりあげることにつながるのでしょう。

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エイマエダカツタロウ

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ゆめみ+ミミグリ+リズムタイプ デザインストラテジスト。新規事業開発、CX/UXコンサルティング、プロジェクトやチームに伴走支援。「問い、遊び、学習、場」がキーワード。ワークショップデザイナー / スクラムマスター / 2030SDGs 認定ファシリテーター / コーチング学び中