人事のお仕事②　採用担当が密かに笑うとき。

昨日に引き続き、今日も雨音とクラシックの調べを聴きながら、少し真面目な話の続きを。
#クラシックとか慣れないことするから雨降ってんだよ

昨日、人事職のことについて投稿した。
内容としては、人事業務全般の概要と、
人事が何のために仕事をしているかについて書いてみた。

今日は、人事業務の中から、
私が経験した採用担当としてのお話を。
題して「採用担当だった私が密かにほくそ笑んでいたこと」
それでは、お時間のある方はお付き合いください。
※ほぼ採用実務者向けの内容です
※多分マニアックです

＊＊＊＊＊＊＊
まず採用と一言にいっても色々ある。
ざっくり分類するとこんな感じ。

新卒採用（高卒、高専卒、大卒、院卒、海外大卒）
中途採用（第二新卒、ミドルキャリア、ハイキャリア、エグゼクティブ）
障がい者採用
契約社員採用
労働者派遣　※直接雇用ではない
（業務委託等）※直接雇用ではない

私は5年間でエクゼクティブクラスと業務委託以外の全てを経験した。
採用する領域によって、大変さや面白さはビミョウに違うし、
採用担当に求められるスキルセットは異なる。

＊＊＊＊＊＊＊
また、採用の基本的なプロセスはこんな感じ。

採用する職種や職位によって、このプロセスが一巡するスパンが異なる。
前職では、パートタイマーや契約社員の採用であれば、
全プロセスを通じて、早ければ2か月程度で完結するし、
逆にシニアレベル（課長級以上）になると、6か月以上の期間を要した。
さらに上級職となれば、1年以上の期間を要することもあった。

＊＊＊＊＊＊＊
さて、「採用担当のやりがいや面白さ」と聞いたときに、
どんなことを思い浮かべるだろうか。

・会社の看板を背負って、その成長を支えることが出来る

・面接で色々な人と接し、自分を成長させることが出来る

・人々の人生の岐路に携わることが出来る

こんな感じだろうか。
ちなみに私にとってのやりがいと面白さだったのは、
「結果が数字で見えること、自己効力感を感じやすいこと」でした。
特に計画で立てた数字と、実績がピッタリだったときは、
めちゃくちゃ快感でした。
#はい、軽めの変態です

もちろん、面接などの候補者とお話することもすごく楽しくて、
大好きでしたが、
この投稿では、敢えて普段は語られないような
採用業務の具体的な中身について、書いてみようと思う。

＊＊＊＊＊＊＊
採用で用いる数字とはどのようなものがあるだろうか。
当時を思い出しながら、ざっくり挙げただけでも結構あった。

採用成果（採用人数）：何名を採用したか

充足率：募集定員に対し、どれだけ採用出来たか
　例）募集100名に対し、採用人数が95名であれば95%

採用コスト：採用活動にかかった費用
　-全体コスト：母集団形成、選考会場の確保、内定者フォロー等全ての費用
　-採用単価：全体コストを採用人数で割ったもの。
　-応募単価：全体コストを応募人数で割ったもの。

応募者数：選考に応募した候補者の人数

歩留まり（Conversion Rate）：選考の通過率
　　例）応募100名　
　　　　→1次選考合格　80名　　：1次選考通過率　80%　
　　　　→2次選考合格　50名　　：2次選考通過率　62.5%　
　　　　→最終選考合格　20名　　：最終選考通過率　40%
　　　　→採用　15名（5名辞退）　：内定承諾率　75%（辞退率25%）
　　　　応募100名　→　採用15名　＝　採用率　15%

採用サイトやWeb広告等のPV数

応募率：応募人数　÷　PV

離職率
　-短期（3か月以内）
　-1年以内

その他
　・面接官ごとの合格率、内定承諾率
　・応募媒体ごとの合格率、辞退率
　・紹介会社ごとの合格率、辞退率　

特に採用計画を立てる時には、
上記のうち、太字で示しているような数字を特に重要視して、
採用プランを設計していきます。

具体的な計画の立て方はこんな感じ。

①採用人数を確認する
　採用職種、採用人数、想定入社日なんかも必ず確認しておく。

②前期（昨年）の採用状況（応募人数、歩留まり、予算）を確認する
　この段階である程度、必要な予算を試算し、やんわり稟議を挙げておく。

③昨年の歩留まりをもとに、ざっくりとした必要な応募人数（候補者数）を算出する

　採用人数　÷　昨年の歩留まり　＝　必要な応募人数（仮）

④媒体及び母集団形成のためのチャネルを選定する
　※採用人数が多く、専門性があまり必要ない職種の場合は、web広告（リクナビ、マイナビ）等によって広く母集団形成を行う
　※専門性が求められる職種は人材紹介や、SNS等によるダイレクトリクルーティングを行う

⑤web広告（リクナビ、マイナビ等）を使う場合、　営業担当に依頼して、広告プランを作成してもらう。

　依頼の仕方はこんな感じ。
　「○○万円で、100名の母集団を得るための提案をもらえますか？」
　注意すべきは、予算規模のキャップ（上限）を握っておくこと。
　
　提案が上がってきたら、広告プランの算出根拠を確認する。
　例えば提案の内容が、
　「4週間Bサイズの掲載であれば100～120名程度の応募になります」
　であれば、なぜ100名確保できるのか？その根拠を示してもらう。

　このときの根拠によって、提案の信ぴょう性を量る。

A社「前回掲載頂いた際に、同様の広告プランで100名集まっていたので、今回も同じ内容にしています」

B社「御社と同規模の企業をベンチマークにしています」

C社「前回掲載して頂いた際の実績をベースにしています。まだ同時期に掲載していた、御社と同規模の規模が現在掲載しており、応募数は〇%上昇しており・・・また今回の募集職種と類似した職種の応募傾向が・・・・」

こんな風に、営業担当によって提示してくれる情報に差異があることが多い。
この場合であれば、信頼できるのはC社となる。（具体的な数的根拠があり、論理的な整合性が見られる）

優秀な営業担当の場合は、事前の見立てを大きく外すことはないし、
逆に残念な担当の場合だと、根拠を示していたとしても、その半分以下ということもある。
この営業担当ごと（媒体ごと）の計画と実績のギャップは、
経験（前回の提案と実績）などから、内々の計画値に盛り込んでおく。

もし、採用人数が多く、1社の媒体だけではカバーできない場合は、
信ぴょう性の低い媒体も併用することになる。
その場合には「この見込みの応募人数ってコミットしてもらえますか？」と確認しておくのがよい。

この確認の意味としては「見込み人数に未達の場合は、掲載期間の延長やDMの追加配信によってリカバリーしてね」ということになる。（出来れば見積書にも書いてもらったり、メールなど文面で残してもらう）

⑥ある程度母集団形成のプランが出来てきたら、進捗管理表を作成する。
進捗管理表では、応募人数、選考通過者数、各プロセスの歩留まり、内定者数などについて、「計画（Plan）」と「実績（Actual）」を週単位で確認していく。

余談だけれど、web広告に4週間掲載した場合、
おおよそ応募者の応募タイミングの内訳は下記のようになる。

第1週：全体の50%
第2週：全体の25%
第3週：全体の10%
第4週：全体の15%　
※第4週は「締め切り間近」みたいな特集が組まれ、PVと応募数が増加する

こんな風にこまかく数字を積み上げて、
細かく予実管理を行っていくと、
同一職種であれば、2サイクルも回せば、
計画と実績のギャップが±5%くらいには収まるようになってくる。

私は、この計画と実績がビターーーーッと一致すると、
たまらなく気持ちがよかったのです。
#ここでほくそ笑む

母集団形成、選考プロセスの歩留まりが全て計画通りに進むということは、
採用のピークをどこに持ってくるかを自分でコントロールし、
業務のボリュームやスケジュールをある程度、自分で制御できるようになる。（すなわち、休みたいときに休めるようになる）

＊＊＊＊＊＊＊
しかし、この計画をバッチリ立てられちゃうというのも、
落とし穴がある。
未来が見えすぎて困っちゃうのである。
#はい？

私は、計画を立てる際に、
上述のように実績をもとにしながら、
様々な環境要因的な変数も計画に組み込む。
これはもう勘じゃないか？と言われてもしょうがないくらいの時もある。
#ちゃんとロジック組んでるんです

なので、計画はざっくり3パターン立てる。
ベストシナリオ、ワーストシナリオ、その中庸ともいえるシナリオの3つだ。大体は中庸パターンに落ち着くことが多い。

前職はかなり採用人数が多く、且つ短納期であることが多かったので、
2年に1回くらいは、どう逆立ちしても無理という計画が降ってきた。

チームの人は、なんとかやれるだけのことはやってみよう、
と前向きだか前向きじゃないんだか分からないようなトーンで頑張るのだけれど、
私は「ベストシナリオをオーバーフローさせても無理」なときは、無理と言ってしまう。


ベストシナリオには、
普段やらないようなあの手この手が
奇跡的なクリーンヒットしたパターンまで
組み込んでいるから、
どうやってもこの域を出ることはないし、
チームメンバーと一緒に死に物狂いで頑張っても、
結局は私が見込んだ計画通り（ベストシナリオver.）の結果に着地する。

だから「未達の未来が見えちゃう」とちょっとテンション下がってしまう。

こんなことを言うと、
諦めが早いだの、努力が足りないなどと言われることもあるし、
実際、そういう評価もされたことがある。

けれど、結果を見ていつも思う。「ほらね」と。
#ここでまたちょっとほくそ笑む。

＊＊＊＊＊＊＊
採用活動には色んな側面がある。
組織の成長のために、企業の看板を背負って、
人に向き合い、人生の岐路に携わる仕事。

そして、それらを確実なものとするために、
数字にこだわりコミットする仕事。

要するに採用担当は、企業の営業担当なのだと思う。