他人に仕事の主導権を奪われない３つのコツ｜残業ゼロを目指して18日目

2020/10/24（土）

以前、「忙しさとサヨナラするための３つのバッファの作り方」という記事を書きました。仕事を自分の予定通り進める上で、バッファ（余裕）があるスケジューリングをしましょうというお話でした。

主にこの記事の中では、1日〜1週間という短いスパンの中のスケジュールについての話をしましたが、本日はもう少し長い目で見た予定の立て方についてお話します。

結論：カレンダーは1ヶ月先まで埋めておく

今週の予定をきちんと立てれるようになったら、翌週、翌々週と、少しずつ先の予定まで入れられるようにしていきましょう。最初は難しいかも知れませんが、コツも最後にお話します。

カレンダーは1ヶ月先まで埋めておく理由

カレンダーを1ヶ月先まで入れておくことで、自分のペースで仕事をすることができるからです。逆に言えば、人のペースで仕事をさせられる可能性を減らすことができます。

具体的に説明します。

例えば、今週の予定はしっかり埋められているとします。そんなとき、誰かから仕事の相談を受け、今週は難しいとやんわり断ることができました。しかし、「翌週でも良いよ」と言われたときに、翌週のカレンダーを入れていなかったら、予定が空いていると「錯覚」してしまいます。

しかし、この状態は予定が空いているのではなく、カレンダーを埋められていないのであり、本当はその空いているカレンダーのスペースにも、何かやらなければならないことがあることが多いです。しかし、カレンダーが空いていることから、翌週に他人の仕事をする時間を確保してしまうようなことになります。

そして、あとあと落ち着いたときに、「実はやらなければならないことがあった…」ということで、予定が狂うことになるのです。

こんな風に、カレンダーに空きがあることで、人から予定を入れられてしまうリスクが高くなります。逆に言えば、「カレンダーを先に入れた方が勝つ」のです。

1ヶ月先の予定を入れる３つのコツ

①繰り返しの予定を入れておく

私の運用はGoogleカレンダーでのスケジュール管理ですので、「繰り返し登録機能」というのがあります。これは、「毎週金曜日」とか「毎日」とか、決まったタスクを入れてくれる機能です。他のカレンダーツールは使ったことが有りませんが、おそらくどのカレンダーツールにもある機能なのではないでしょうか。

想定できるルーチン業務や、周期的に発生する業務については、繰り返し登録機能を使って予定を入れておくとスケジュール作成の工数削減となります。

②1週間に一度、1ヶ月先の予定を入れる時間を設ける

私の場合は1週間に一度金曜日に1ヶ月先の予定を入れる時間を設けます。1ヶ月分の予定を一度に入れるとなると結構な大変なので、毎週一度、1ヶ月先の1週間分の予定を入れるようにしています。

毎月月初はこの業務、毎月月末はこの業務という感じで、周期的タスクがある人は、1ヶ月後の同じ週のスケジュールは今週のスケジュールと似ている事が多いです。そのため、金曜日の今週の記憶が鮮明なうちに、今週の反省を含めて、翌月のスケジュールを入れるようにしています。

③誰かの協力が必要なタスクは忘れずに入れておく

自分だけでは完結しない業務がある場合、その人のカレンダーにも予定を招待するようにします。自分の予定は自分だけで調整できるため融通が効きますが、他人はそうはいきません。ギリギリで相談して、「今は無理、再来週なら」と言われたら予定が狂ってしまいます。ですから、他人の予定は自分の予定以上に早めに依頼すると良いでしょう。

と言っても、1ヶ月先であれば、まだギシギシに予定も埋まっている人も少ないないため、比較的OKもらえることが多いと思います。

まとめ

「予定は先に入れた方が勝つ」

カレンダーは1ヶ月先の予定まで埋められるようにすると、自分のペースで仕事がしやすくなります。他人からの横槍の仕事を、調整しやすくなるのです。

予定を他人よりも先に入れておけば、仕事のコントロール権を制するということです。逆に言えば、人の予定も先に押さえてしまえば、自分の仕事のために時間を使ってもらうことができます。

1ヶ月先の予定を入れる３つのコツを活かしてスケジュール調整をしてみてください。

残業ゼロのヒントその18〜「予定は先に入れた方が勝つ。1ヶ月先まで予定を入れて、仕事の主導権を握る」