忙しさとサヨナラするための３つのバッファの作り方｜残業ゼロを目指して11日目

2020/10/17（土）

本日の退社時刻　17:45

今週の土日は出勤です。シフト制だとなかなか休みのリズムが作りにくいこともありますが、土日という普段と違う時間の流れ方の日に仕事ができるメリットがあります。

例えば、マネージャーの方であれば、日々部下からの相談事などに対応していて、なかなか自分の時間を持てないことが多いのではないでしょうか。土日は部下もお休みのことが多いので、割と自分の時間を作りやすいもの。私の場合は、今期からシフト制になったことによって、土日にアウトプットだったり、自分のタスクを処理できるようになりました。

しかし、当社の土日勤務の場合は、もう一人の「敵」が現れることがわかりました。それは、「社長」です笑。社長も平日は私のような中間管理職を含め、いろいろなメンバーからの相談事や判断業務でいっぱいのようで、土日が自分のタスクを片付ける時間。そんなとき、「ちょっとこれについて教えて」と、私に声をかけてくるのです。

私は、今日は土曜日なので、部下からの相談事もないだろうと、スケジュールにあまりバッファを取っていませんでした。その結果、今日も残業ゼロにできませんでした。残念。

自分の予定通りに物事を進められることは、精神衛生上良いと考えています。「あ〜これ終わらなかった。あれも終わらなかった…」という1日だと、仕事後もそのことで頭がいっぱいになりますし、リスケする段取りの時間も必要になります。究極、一番最初に立てたスケジュールどおりに進行できれば、それが一番効率が良いですよね。

本日のアウトプットは、今日の反省も活かしたこちら。

忙しさとさよならするための３つのバッファの作り方

バッファとは「余裕」のこと。ちょっと前の私は、1日8時間、Googleカレンダーにめいいっぱいタスクを詰め込んでいました。上司から降ってくる仕事、部下からの相談事などに対応するためには、めいいっぱい詰め込まなければと思っていたのです。しかし、すべての予定がそのとおりに行くなんてことはほとんどありません。毎日「これ終わらなかった」で「残業」の毎日でした。

しかし、バッファを意識してからというもの、だいぶ自分のペースで予定を進められるようになりました。精神衛生上、かなり良いです。バッファを作るコツがあるように思いましたので、まとめてみました。

バッファを作るコツ１：ひとつのタスクの時間にバッファを持つ

例えば、「提案資料をつくる」というタスクがあったときに、自分の頭の中で「１時間かかる」と思ったとします。今までの私は、カレンダーに１時間「提案資料をつくる」と入れていましたが、そのときは「２時間」入れるようにしましょう。なんでもかんでもとりあえず２倍の時間を入れれば、たいてい予定時間内で終えられるはずです。

バッファを作るコツ２：突発的タスクのバッファを持つ

大抵の場合、想定していなかった仕事が差し込みで入ってくるものです。誰かと仕事をする上では、これは０にできないでしょう。それであれば、はじめからこの突発的な仕事のための時間を用意しておきましょう。これが何時間必要かについては人によると思いますが、私は１日１時間はこの時間を取るようにしています。

バッファを作るコツ３：バッファDAYを作る

これだけバッファの余裕をとっても、思い通りにいかないのが仕事だと思います。そんなときに、１週間に１日バッファDAYを作ってみることをおすすめします。その日は、１日８時間全てバッファとし、何もタスクを入れておかないようにします。周りから声がかからなかったり、突発的な仕事がなければ、明日の仕事をひとつずつ先回りしていきましょう。

前の記事でも紹介しましたが、あなたの仕事の速さを評価するのは上司です。上司にあなたが仕事が速いと認識させる方法はなんでしょうか？それは、上司との期限の約束に対して、それよりも速く提出するという記憶を、できるだけ多く上司に刷り込ませればよいのです。そうすれば、「あいつに任せておけば、たいてい期日通りに仕事が完成する」という認識を刷り込むことが出来ます。

そのためにも、３つのバッファを有効に活用し、余裕を持って仕事に取り組みましょう。大抵の場合、きちんとバッファを取っておけば、期日内に仕事が完了し、予定よりも速く上司に仕事を提出できるはずです。

残業ゼロのヒントその11〜「３つバッファを設けたスケジューリングを行い、期日よりも速く上司に仕事を提出する」