ビジネス基本ステータス「報告力」の上げ方その２｜残業ゼロを目指して16日目

2020/10/22（木）

本日の退社時刻　18:00

今日は、遅くなってしまいました。あちゃー。

敗因は、確実に予定をツメツメにしてしまったこと。バッファの不足でしたね。予定していたタスクはすべて順調に片付きましたが、本日発生したタスクを段取りする時間が取れませんでした。バッファはきちんと取っておかなければいけませんね。バッファについてはこちらのブログに書きました。

今日は現在進めているプロジェクトでお世話になっているパートナーの方がいらっしゃっていました。お昼を一緒に食べる機会があったので、仕事のコツについて聞いてみました。その中で一つ参考になる事があったので、今日のネタにさせていただきます。

報告はできるだけ先回りする

昨日、「報告力」という話をさせていただきました。報告は結論から述べ、根拠や理由を述べ、最後に意見を述べる。またできるだけ手短にわかりやすくする。というような報告の基本をお話しました。

今日お話しする「報告力」は「報告をするタイミング」についてのお話です。

皆さん報告はいつやっていますでしょうか？

・何かプロジェクトが完了したタイミング

・プロジェクトで何か問題が起きたタイミング

・中間報告など

様々なタイミングで報告をすることがあります。

どのタイミングの報告が良いかということですが、結論「先回りして報告をする」ということが重要です。仕事をしていると上司から「じゃ◯日までに報告して」と言われることがあります。ポイントはその報告期日よりも先に報告をするということです。要は中間報告を細かくということ。例えば、あるプロジェクトを任されたとき、一日一回進捗状況を報告をするなどの対応ができます。

これによるメリットをお話します。これをすることで上司は細かく状況が把握でき安心するものです。上司というのは忙しいので、本当は毎日状況を知りたくても、状況の確認ができません。また、毎日「あれどうなってる？」と聞いていては、部下もいい気持ちはしないですよね。

それを部下の方からどんどんと報告をしてくれることで、「この部下に任せておけばきちんと定期的に報告をくれるな」というセルフブランディングができます。その結果細かいことに口出しをされず、自由に自分のペースで仕事ができるようになります。

タイムリーに報告をすることの良さがもうひとつあります。それは記憶が鮮明なうちに報告ができることです。例えば、後でまとめて報告をしようと思っていると、報告の際にはどうしても思い出す時間が必要になります。人にとって「思い出す」ということは時間もかかりストレスでしかありません。結果的に先回りして細かく報告をする方が、時短にもなるのです。

残業ゼロのヒントその16〜「報告はできるだけ先回りすることで、「任せられる人」というセルフブランディングができる」