ビジネス基本ステータス「報告力」の上げ方｜残業ゼロを目指して15日目

2020/10/21（水）

本日の退社時刻　17:45

今日はちょっとダラダラしてしまいました。チームのメンバーには先日残業ゼロにしたいことは話したのですが、他部門のメンバーには話しきれていませんでした。定時ギリギリのコミュニケーションに、今日はやられてしまいました。近々、全社へ残業ゼロの話をする予定です…笑

みなさん、こんな経験はないでしょうか。
上司にしごとの報告をしたら、「で、結局何なのと？」聞き返されてしまうこと。

私も中間管理職になって部下から報告を受けることが増え、このシチュエーション「あるある」状態です。上司は多くの部下から、毎日のようにたくさんの報告を受けています。結論もなくだらだらと報告をする部下と、きちんと用件をまとめて手短にに言いたいことを伝えてくれる部下では、上司にかかるストレスは違います。

報告力が高い人は上司に的確な報告ができるため、上司も判断がしやすく、結果的に仕事のスピードが早くなります。報告力が低い人は報告をしても上司にきちんと伝わらず、「やり直し」となる可能性が高いです。

報告力の高い人は上司に的確な報告ができるため、上司も「この部下はきちんと仕事ができている」という認識を持ちます。そのため必然的に報告力の高い部下の評価も高くなります。

ビジネスの基本中の基本である「報連相」うちのひとつ「報告」について、きちんと勉強したことがある人は少ないのではないでしょうか。ここでは「報告力」と言っていますが、これはRPGで言うならば攻撃力やHPくらい必須のステータスです。しかし、私も「報告力」の上げ方について、誰からも教わった記憶がありません。報告力が上がることでビジネスマンとしての評価も上がり、自分のやりたい仕事ができるようになるかもしれません。

今日はこの「報告力の上げ方」についてお話しします。

報告力が高い人がやっている上手な報告の４つのポイント

その1：結論から述べる

これは基本中の基本ですがまず結論を述べるようにしましょう。はじめに結論がわかると、上司は部下の結論に対してそれを承認するかどうかという視点でその後の話を聞けるようになります。その結果、上司は最短で判断をすることができます。結論がわからないまま話を聞いていても、要点がわからず、上司も判断ができないのです。

また、結論には、上司に何をしてもらいたいか記載するようにしましょう。

結論の冒頭で【決済をお願いします】【判断をお願いします】【アドバイスをお願いします】など、上司にリアクションをしてほしいときはその旨を。【確認をお願いします】など、リアクションは不要だが確認してもらえれば良いだけの場合はその旨を記載しましょう。

その2：結論を述べた後はその根拠や理由を述べる

結論を聞いたあとの上司のマインドとして、その結論にたどり着いた根拠や理由を知りたいのです。そして、その根拠や理由が理路整然としているか、正しい情報が収集できているか、想定されるリスクはないか、など様々な思いを巡らせます。

根拠や理由を述べるときのポイントは、事実と意見を明確に分けることです。基本的に、まずは事実をきちんと述べましょう。

その3：最後に自分の意見を述べる

ただ事実の報告を受け、「次はどうしましょう？」といった報告をされることがあります。ですが、これではただ言われたことしかできない部下になってしまいます。結論・根拠を述べた後は、自分の意見を述べるようにしましょう。間違っていたって良いんです。意見を述べることで、仕事も主体的になります。

その４：短くわかりやすく

なるべく短い文章で、わかりやすく伝えられれば一番です。コツとしては、「〇〇の件です」とはじめに述べること。上司に声をかけるときに「〇〇の件ですが、報告していいですか？」と聞けば、上司もすぐになんのことだかわかります。

また、チャットやメールでのテキストコミニュケーションの際、報告までの時間が空いている場合、「〇〇の件」というだけでなく、前の文章を「引用」すると良いでしょう。その他、誤字脱字はないか、リンクは間違っていないか等送信前の確認も基本ですね。

まとめ

組織で仕事をする上で、「報告力」は必須です。報告力が高ければ、上司に負担をかけず、自分の成果を伝え、評価を得る力となります。報告力が低ければ、上司に時間的な負担をかけ、仕事のスピードも落ち、評価を得られません。４つのポイント「結論から述べる」「結論を述べた後はその根拠や理由を述べる」「最後に自分の意見を述べる」「短くわかりやすく」を意識して、報告できるようにしていきましょう。

残業ゼロのヒントその15〜「報告力を鍛えることで、しごとのやり直しを無くし、スピードを上げ、成果を出し、評価を上げることができる」