【応募受付】面接設定を自動化する魔法の道具「チャットボット自動応募受付ツール」
応募のメールが入っているのは通知で分かったが忙しくて対応できない。夜にパソコンを開いて連絡をしたがその後がなしのつぶて。また応募を逃してしまった。そんな経験はありませんか？
応募者が問い合わせを行う時間と忙しい時間は重なりがち。採用活動を現場の責任者が兼任している職場はなおのこと応募対応が鬼門になります。
フロム・エーがインターネット化された20年前、メールでいつでも応募ができて求職者の利便性が上がったのに、企業側がその対応に追い付かず応募受付の放置が解消されず、運営する我々も頭を悩ませていました。
この現象はテクノロジーが進んだ今もあまり変わっていないないのです。これではいつまでたっても円滑に面接、採用が行えません。
ここでは忙しくて応募受付対応が進まない方へのおすすめのツール「チャットボットによる自動受付」ができるテクノロジーツールをご紹介します。
応募者の約半数が応募後の辞退経験有
バイトルさんが2018年に調査した「応募後の辞退経験の有無」によると、アルバイト・パートの応募者のうち43.5%もの人が「応募後、初出社までの間に辞退経験がある」ことが明らかになりました。そして自体経験者3,061人に対して、応募後のどこで辞退したことがあるかを調査したデータが以下です。辞退が一番多いのは応募から初回のコンタクト前で45％。つまり応募受付の初手でつまづいていることがわかります。
そもそもチャットボットって何？
「チャットボット」とは、対話を意味する「チャット」と「ロボット」を組み合わせた造語で、AI（人工知能）を活用した「自動会話プログラム」のことをいいます。
LINEでのチャットのような短いテキストや音声を使って自動応答するツールで、宅配便の再配達調整、インターネットサービスのQ&Aなどに使われています。最近はAIが搭載されてあたかも会話しているようなツールもあります。
チャットボットツールを使うことで解決すること
このチャットボットで実現するのは、応募受付の無人化です。
グリム童話の「小人の靴屋」に出てくる、夜に寝ている間に靴を作ってくれた『こびとさん』のように、採用責任者が他の仕事をしているあいだにチャットボットの『応募受付スタッフ』が面接の予約調整を指示どおりに行ってくれます。なんて画期的！まさに魔法の道具で
このツールがやってくれることは
・スクリーニング（選考に進めるかどうかの仕分け）
・希望シフトのヒアリング
・面接日程の調整
・面接方法の調整（対面かWebか）
・スケジュール表への情報の転記
・面接担当者への連絡
・反応のない応募者への自動再連絡、追跡
・面接前日、当日のリマインドメールの送信
と、ひとりの事務スタッフが行ってくれることをまるっとすべてやってくれます。サボらず確実に業務を遂行してくれます。採用難の今、専任のスタッフを新たに採用する必要ないことは人事担当の方の悩みを解決してくれるのではないでしょうか？
具体的なツールと目利きポイント（選び方）を紹介
チャットボットで自動応募受付を行うツールで代表的なサービスは
面接コボット、Recrac、HUSTY、らくロボ、リクター。
自動でおこなってくれることはほぼ上記の項目です。
だったら、どのサービスを選んでも同じかというとそうではありません。
何を選んでも得られる効能は同じというわけではわけではなく、自社の社内状況にマッチしているものを選ばないと意味がありません。
ここでは目利きするポイントを、多いですが６つご紹介します。
目利きポイント① 面接調整スタイル
面接日程の調整を行うは「リクエスト型」と「オファー型」の大きく２種類があります。それぞれメリットデメリットがあり、自社の都合の良い方を選ぶ必要があります。
「リクエスト型」は応募者に「面接可能な日程を教えてください」と投げかけて返信を待つスタイルです。
事前に面接日程を決めておく必要が無いこと、求職者への寄り添い感が強いことがメリットで、面接調整時にいちいち自分の予定を確認する暇もないほど忙しい人にはこちらが向いています。ただ求職者の希望日程に面接する側に予定があれば再度調整を行う工数が発生します。
面接コボット、リクター、らくロボmeがこのスタイルです。
「オファー型」は面接する企業側が事前に設定した面接日を求職者に送って決めてもらうスタイルで、飲食店の予約サイトと同じタイプです。
面接する側には面接可能日を聴いたり調整したりするやり取りの工数が減るメリットがありますが、求職者が面接設定日に用事があると、そもそも応募されない可能性があるので、２週間先までとか、５～10個などの複数の面接候補日を設定する必要があります。面接を担当する人に事前に時間をあけてもらうことと、予定を常に最新化しておいてもらう必要があります。
Recrac、HUSTY、リクター、らくロボ面接調整がこのスタイルです。
リクターは、両方どちらでも対応が可能、利用店舗ごとに変えることもできるので、この領域での利便性は高いです。
目利きポイント② 媒体・サービスとの連携
本来なら求人媒体やサービスで完結する応募受付を、チャットボットという外部ツールで行うことになりますので、現在利用している（利用を考えている）求人媒体やツールとデータ連携ができるかどうかは重要な要素です。
データを書き出して取り込む、基本情報を打ち込むという手運用でも利用は可能ですが、応募データは個人情報ですので漏洩すると大変です。手運用で作業する業務が追加で発生すれば、結果的に事務スタッフの作業工数は減らず、導入する意味がなくなります。
連携媒体数が多い！という記載はよく見かけますが、このブランドと連携していますという詳細名はあまり出していないので、現在利用している（利用を考えている）求人媒体やツールとデータ連携されているかどうかは事前に確認をしましょう。
また媒体で応募が入ってから、システムが情報を取り込むまでのタイムラグも重要です。だいたいが5分から15分ですが取り込み時間が間延びして対応が遅れるものもったいないです。応募ボタンを押して30分反応がないとあきらめるというデータもあります。確認は必要です。
目利きポイント③ 実際の工数、サービスの操作性
すべての工程をスマートフォンで完結できるツールは実際に少なく、初期の条件設定や、場合によっては応募者対応もパソコンでしか行えないサービスも少なくありません。
現場仕事だとスマートフォンは携帯していてもパソコンを常時立ち上げていないため、応募者とのやり取りくらいはスマートフォンで操作完結ができないと使い勝手が悪くなります。
どういった職場に適しているかは細かい検討と相談が必要なのと、実際に使用する現場責任者も交えて、デモサイト操作などを行ってもらったうえで導入を検討して決めることが重要になります。
目利きポイント④ スクリーニング（優先順位づけ）
忙しい中でまったく的外れな人を面接しないためのスクリーニング（優先順位付け）も重要な機能になります。雇用対策法や男女雇用機会均等法などで性別や年齢によって応募を断ることは禁止されています。
とはいえ、その職場での仕事内容やバランスを考えて採用を行っているのも現実問題存在していますし、面接活動も機会や門戸を広げるものの、優先獣医くらいはつけたいもの。そういった順位付けを自動的に行ってくれる仕組みも存在します。
スクリーニングはほとんどのサービスに搭載されていますが、質問を追加しておけばチャットボットが応募者に自動で追加質問をして情報をヒアリングして優先順位付けを行ってくれる機能もあります。どこまでのことができるのか、機能の幅を確認する必要があります。
目利きポイント⑤ 料金
初期費用定額、月額利用料は月々の利用ボリュームによって変動、がほとんどです。月額利用料のほかに忘れてはいけないのがショートメール（SMS）の使用料金。通知にショートメールを使ったチャットボットの場合は、追加で1通10円～25円くらいのSMS送信料金がかかってきます。やり取り回数×単価で料金が大きく変わります。
初期費用・月額利用料は安いが、ショートメール送信単価が高いので結果的に支払うお金が増えたという場合も散見します。事前に想定応募数に応じたSMS送信回数と送信料金を聞いておく必要があります。
またRecracのように、初期費用、月額利用料金不要で、１応募単位の従量課金（300円）＋SMS料金というというサービスもあります。
面接コボットも応募のやり取りが一定以上のボリュームになる場合は従量制になるので、導入時に利用頻度を想定して事前に相談しておくことをおすすめします。
目利きポイント⑥ 最低契約期間と解約予告タイミング
応募受付チャットボットは基本的に長期利用が前提で最低契約期間は6か月～１年で、解約を申し出ないと自動更新されるスタイルも多いので、契約満了の何日前までなら解約を受け付けてくれるかを事前確認することが大切です。
また一部、スポット利用可能なツールもあります（Recracリクラクなど）。店舗のオープニングスタッフ募集時や一時的な大量募集時のみに利用して業務の手を開けることも可能です。
終わりに
忙しくて応募受付がしっかりできなければ、いくら求人活動を頑張っても意味がありません。少子高齢化で働くことができる人員自体が減少しているいま、応募を一人も取りこぼさないための体制構築は必要です。
こういったチャットボットは導入するとそれなりの費用は掛かりますが、応募受付専任スタッフを採用した時の募集費＋人件費と比較してみれば、コスト的に高い買い物ではないと私は思います。
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