【必見】Notionコンサルタントが教えるテンプレート作りの考え方
こんにちは！Notionを全力で広めている山田です。
今回はアンケート企画で投票数が多かった『山田の設計思考（Notionテンプレートの作り方）』をお伝えしていきます。
Notion基礎講座を書き終えたので次のnote記事を考え中なんですが、書きたいものが多すぎて困ってます😅
— 管理の山田@Notionを広める人 (@kanri_no_yamada) July 4, 2023
皆さんはこの中だとどれが気になりますか？
気軽に投票していただけると嬉しいです😊#notiontwt
設計思考とかテンプレートって書くとなにやら小難しいことを言いそうですが、要は「山田が新しいページを作る時はこんなこと考えてますよ！」っていう紹介です。
これ自分で言うのもなんですが、なかなか面白い企画ですよね。
だってみなさん一度は思ったことがあるはずです。
「Notionでこんなこと実現したいな」
「でもこれってNotionで作るのがほんとに良いんだろうか？」
「これはデータベースを分けてリレーションした方が良いのかな？」
「みんなどんな考え方で新しいページを作っているんだろう」
これ、他の人がどう考えてるのかってめちゃめちゃ気になりますよね。
それを今回の記事では覗いていただけます。
もちろん僕の考え方が正解ではないですが（そもそも正解なんてない）、公式テンプレートギャラリーで7/7件のテンプレートを承認されていますし、「山田のテンプレートは実用的でそのまま使える」といった評価も多くいただけています。
多少なり参考になる考え方をお見せできると思っていますので、ぜひ気楽な気持ちで僕の頭の中を覗いてみてください。
それではいきましょう🦜🦜🦜
▼ 自己紹介の詳細はこちら！
▼ Notionの始め方や基礎から学びたい方はこちら！
Notionと付き合う上で大事にしていること
ページの作り方に入る前に、まずは根本的な思考を共有しておきます。
僕がNotionと付き合っていく上で特に大事にしていることはこの3つです。
1. Notionはストック情報を取り扱うツールであること
2. Notionの最大の価値は連携・共有すること
3. Notionはオンリーワンツールであり、ナンバーワンツールではないこと
Notionは「オールインワンワークスペース」と呼ばれていて、様々なものを一元的に管理することができます。
ただ、なんでもできるわけではないんですよね。むしろ苦手なことは結構あります。
それを把握せずになんでもNotionで実現しようとすると、
「あれ、こんなはずじゃなかったんだけどな」
「作ったは良いけどあまり実用的ではないかも」
「別のアプリ使った方が便利なのでは」
「Notionって何でもできると思ってたからガッカリ」
といった状態になってしまうことが非常に多いんです。
これは本当にもったいない。
僕はNotionが大好きなので、全力でみなさんに広めたいと思っています。
でも、何でもかんでもNotionを使おうとは言いたくないんですよね。
だからこそ、先ほどの3点を大事にしています。
ここは大事なところなのでもう少し詳しく説明していきますね。
🐣🐣🐣
１．Notionはストック情報を取り扱うツールである
Notionは情報を蓄積させる場所であって、複雑な計算をする場所でもチャットをする場所でもないということを強く意識しています。
1. フロー情報
流れる情報のこと。素早く気軽にやり取りすることを目的としているので蓄積することには向いていない情報です。
2. ストック情報
蓄積する情報のこと。あとで見返したりチームで共有することを目的とした情報で、アクセスしやすいように管理しておくべき情報です。
もちろん、Excelのように柔軟で複雑な表計算をしたりSlackのように軽快なチャットをしたい気持ちはよく分かります。
でも残念ながらいまのNotionでは難しいし、するべきではないです。
複雑すぎる仕組みは気軽に使ってもらえないですし、チャットツールとして利用するとストック情報とフロー情報が入り混じってしまいます。
NotionがSlackと密な連携機能を搭載していることが答えですよね。
Notionは情報を蓄積する場所である。
僕が大事にしていることの1つ目です。
🐣🐣🐣
２．Notionの最大の価値は連携・共有すること
複数のデータベースを連携できるからこそ、Notionは「オールインワンワークスペース」と呼ばれています。
例えば日記、習慣、家計簿、読書、タスクなど・・・。
これらの情報をそれぞれ管理するだけであれば、Notionを使う必要はあまりないですよね。きっとそれぞれ使いやすいアプリなどがあるはずです。恐らくはNotionと同じように無料でも。
でもこの情報を連携して管理できるのがNotionなんです。
これも本当に意識していただきたい。
今日やった習慣や使ったお金、読んだ本に進めた仕事。それぞれの情報を日記にまとめることができる。
情報を連携しておくだけでその日に何をやったかが後から見てもすぐに分かるんです。しかも自分が好きなように。
僕がNotionを使う最大の理由はこれかもしれません。
情報を繋げて管理できるって最高。
さらに、必要な人に必要な情報を共有することもできるんです。
家族と一緒に管理することもできるし、公開してたくさんの人に共有することもできる。
実はNotionにはもう1つ呼び名があって、「コネクテッドワークスペース」とも呼ばれているんです。
僕はこっちの呼び名の方が好きで、Notionってあらゆるものを繋げてくれるツールなんだなと実感できます。
Notionの最大の価値は連携・共有すること！
僕がNotionを使う最大の理由であり、大事にしていることの2つ目です。
🐣🐣🐣
３．Notionはオンリーワンツールであり、ナンバーワンツールではない
Notionの強みは各機能が最高に優れているということではないです。
もちろん優れている機能も多いですが、専門的なツールと比べると機能が不足していることもあります。
例えば分かりやすいところだと、家計簿。
家計簿の一番面倒なところは使ったお金を都度入力することですよね。それを解消するために、最近の家計簿アプリには銀行やクレカと自動連携する機能が標準装備されていることが多いです。
でもNotionには残念ながらその機能はないんですよね。
だから僕はいまのNotionで家計簿を作ることはありません。
面倒くさい入力はしたくないので、圧倒的に家計簿アプリを使った方が便利なんです。
でも例えば、Notionで日記を書く習慣はあるけど家計簿アプリを毎日開くのは絶対無理という人がいたとします。
そんな方の場合は、日記と一緒に使ったお金もNotionで管理しちゃったほうが習慣として継続できるかもしれませんよね。
こんな感じで、人によってベストは違います。
だから、自分にとってベストな管理方法を見つけることが重要なんです。
それを手助けしてくれるのがNotionです。
ナンバーワンの機能は有してないかもしれませんが、自分にとってのベストを組み合わせることでオンリーワンを作ることができるツールなんです。
ここを意識して、テンプレートを作るときはなるべくカスタマイズする余地を残すようにしていますし、note記事内でもカスタマイズの提案を入れています。
Notionはオンリーワンを作ることができるツール！
みんながNotionにハマる理由はこれが大きいはず。僕が大事にしていることの3つ目です。
🐣🐣🐣
日々の困りごとからアイデアに繋げていく
さて、僕が大事にしていることは十二分にお伝えできたので、次はアイデアの出し方をご紹介します。
アイデアの土台となるのは日々のメモです。
日常の中で困ったこと、これが出来たら良いなと思ったことをひたすらメモしていきます。無意識に覚えていることや、覚えておかなきゃと思っていることも気が付いたらメモ。
あとは家族や同僚、コミュニティの人から聞いた話からメモに繋がることも多いですね。TwitterやYahoo!知恵袋などで検索するのもおすすめ。
様々な人の話を聞くのってすごい大事なんです。
周囲の悩みや困り事を聞くことで、その人にとっては発散や解決に繋がるし自分もアイデアに繋がる。Win-Winって素晴らしい。
自分も含めたたくさんの悩みや困りごとに触れていくと共通した問題も浮かび上がってきます。具体的な問題をうまく抽象化して、根本的な問題を解決するようなアイデアに繋げていけると最高ですね。
この辺りの考え方は、名著「具体と抽象」に大きく影響を受けています。
知り合う人全員にオススメしているぐらいオススメなので、ぜひ読んでみてください。
著書内にもありますが、世界が変わってもう戻れなくなります。
ちなみにメモする時はNotionで実現できるかどうかは実はあまり考えていないです。あとで見返すときにどんな実現方法があるかを考えています。
最近のメモはこんな感じ。
1. キャンプ中に「あれどこに仕舞ったっけ？」とやり取りすることが多いけどなんとかならんかな
2. 毎朝スマホに「今日は燃えるゴミの日です」とか表示させたい
3. 曜日別の習慣チェックの要望が多い。例えば筋トレは月木土だけ表示させたいとか。
4. 食材の買い物リスト、チェックしたら自動的に冷蔵庫に入って個数と賞味期限が一覧で管理できたら絶対便利だしできそう。
5. さらにレシピ選んだら自動で食材消費できたら最高。でもレシピ用意するの大変すぎるな。
6. 夏休みの宿題スケジュールか。たしかに最初に立てられたら親子ともにありがたいよな。しかもそれが楽しく作れたら最高。
よくよく見ると、4. はもうNotionで実現すること考えてますね 笑
まぁNotion大好き人間なので、ご愛嬌ということで。
メモは毎日夜に振り返るようにしていて、そこでどうやったら実現できるかを考えます。
今回のメモだとこんな感じ。
1. キャンプ中に「あれどこに仕舞ったっけ？」とやり取りすることが多いけどなんとかならんかな
⬇︎
準備する時はどこに仕舞ったか当然分かってる。てことはどこに仕舞ったかチェックしとけば後で見返せるじゃん。
よし、Notionで作ろう。準備する時もキャンプ中もPCなんて見ないからスマホで見やすいようにしておこう。
2. 毎朝スマホに「今日は燃えるゴミの日です」とか表示させたい
⬇︎
通知機能使えばNotionで実現できそう！
…な気もするけど、通知したいならアラーム使った方が絶対楽だな。
3. 曜日別の習慣チェックの要望が多い。例えば筋トレは月木土だけ表示させたいとか。
⬇︎
これはNotionで利便性高く表現するのはちょっと難しいかも。
プロパティの表示は曜日で変えられないし、やるなら繰り返しテンプレートかな。でも習慣1つ毎にページ1つ作られるのは嫌だし見づらそう。これはやめておこう。
4. 食材の買い物リスト、チェックしたら自動的に冷蔵庫に入って個数と賞味期限が一覧で管理できたら絶対便利だしできそう。
⬇︎
これは1の応用でほぼ作れそう。野菜室とかドアポケットとか、どこに何が入ってるか分かるのは嬉しいかも。家族で共有できるし。あとは賞味期限どうするかだけど…まぁ食材毎にマンパワーで作るしかないかな。
時間ある時に少しづつ進めてみよう。
5. さらにレシピ選んだら自動で食材消費できたら最高。でもレシピ用意するの大変すぎるな。
⬇︎
これはさらに便利だけどレシピ用意するの大変すぎる。クックパッドからエクスポートとか出来ないかな。
まぁどちらにしろ4. が作れてからだからもうちょい先のお話。
6. 夏休みの宿題スケジュールか。たしかに最初に立てられたら親子ともにありがたいよな。しかもそれが楽しく作れたら最高。
⬇︎
これは絶対便利。てか欲しかった。
Notionでクエスト風にすると楽しそうだし、共有しておけば親御さんも宿題やったか？っていちいち聞かなくて良いから絶対嬉しいはず。
次の夏休み企画に向けて準備進めてみよう。
こんな感じで日々の困りごとからアイデアを出すと、超実用的なNotionテンプレートを作れるようになります。
だって自分が欲しい（もしくは欲しかった）テンプレートですからね。
でも個人的なコツはテンプレートを作ろうとしないこと。
困りごとの解消方法を考えて、結果的にそれがテンプレートになれば最高！ってぐらいがちょうどいいです。
🐣🐣🐣
Notionテンプレートの作り方（思考の流れ）
ではいよいよNotionテンプレートを実際に作っていく時の山田の頭の中を紹介していきます。
題材はTwitter無料プレゼント企画で配った「持ち物チェックリスト」としましょう。先ほどのキャンプメモから着想を得たテンプレートですね。
フォロワー200人達成記念🎉
— 管理の山田@Notionを広める人 (@kanri_no_yamada) June 27, 2023
渾身のNotionテンプレを無料プレゼント🎁
スマホ利用の『持ち物チェックリスト』です！
✅持ち物を自動選別
✅準備はチェックするだけ
✅旅行中の「あれどこいった？」を解消
■受取方法
①このアカウントをフォロー
②このツイートをいいね＆リツイート
③リプを参照 pic.twitter.com/iPPuzbJ918
テンプレートを作るときは大体このような流れで進めています。
1. 実現したいことを洗い出す
2. 実現したいことをまとめる
3. どんな機能が必要か洗い出す
4. データベースを作成する
5. ページを作成する
6. 実際に使いながら微調整して完成
では、この流れに沿って「持ち物チェックリスト」を作った際の思考の流れを追っていきましょう。
🐣🐣🐣
1. 実現したいことを洗い出す
■ メモ
キャンプ中に「あれどこに仕舞ったっけ？」とやり取りすることが多いけどなんとかならんかな
⬇︎
準備する時はどこに仕舞ったか当然分かってる。てことはどこに仕舞ったかチェックしとけば後で見返せるじゃん。
よし、Notionで作ろう。準備する時もキャンプ中もPCなんて見ないからスマホで見やすいようにしておこう。
まずはメモを元にして、実現したいことを箇条書きでどんどん書き出していきます。思ったことや迷ったことなどもそのまま書き出します。
この時点では細かい仕様まで考えずに、明らかにNotionで実現できなさそうなこと以外はどんどん書き出していきます。
もしNotionで実現できなさそうなことが多ければ、そのアイデアはNotionで実現すべきではない可能性が高いので、他の実現方法を考えます。
ポイントは、実際に使う場面を想像しながら書き出していくことです。
今回の例で言えば、スマホで家族と共有しながら使う場面が多いことが分かります。
ここを見過ごしてしまうと、スマホで使いづらい ➡︎ 家族に使われない ➡︎ 実用性が低いページ、となってしまうので注意しています。
🐣🐣🐣
2. 実現したいことをまとめる
ある程度イメージが付くまで書き出してみたら一旦まとめてみます。
この時点では細かい仕様まで詰める必要は無いので、実現したいことが盛り込めているかを確認します。
とはいえ、この後のステップを進めていくと絶対に実現したいことの増減や変更が発生するので、ここではイメージが粗方まとまればOKとしています。
🐣🐣🐣
3. どんな機能が必要か洗い出す
実現したいことがまとまったら、それを元にしてどんな機能が必要か洗い出していきます。
■ 書き出しておきたい内容
1. どんなデータベースが必要か
2. どんなプロパティが必要か
3. 関数でどんなことをしたいか
4. データベース間でどんな連携が必要か
5. データの登録はどのように行うか（ボタン？テンプレ？）
6.どんなページになにをどんな見え方で配置するか
ここで解像度を上げておくとこの後の作業がかなり楽になるので、深く広く考えを巡らせます。
考えに詰まったら、1. の箇条書きメモを確認してヒントを探します。
雑に洗い出したメモにこそヒントが隠れていることが結構あるんですよね。
ちなみに、ここでどれぐらい細かく洗い出すかは結構ものによります。
頭の中に明確に設計図が浮かんでいる場合はサッサと作り出しちゃう方が早かったりするので、ここが薄っぺらい時もあるんです。
そのあたりは割と感覚ですね。あとは早くデータベース作りたくてウズウズしてきたらもう作り出しちゃいます。
■データベースを分ける単位について
「どの単位でデータベースを分ければ良いか悩む」という声をよく聞くので僕の考え方を紹介しておきます。
データベースの基本は同系統のデータを1つのデータベースにまとめることです。別系統のデータは別のデータベースとして必要に応じてリレーションさせます。
じゃあどこまでが同系統なの？って悩みが多いと思いますが、その答えは「具体と抽象」にあります。
まぁ正確にいうと答えがあるわけじゃないんですが、どこで抽象化するのが適切かを考えることが重要ということです。
■抽象化レベルの例
①テント ＜ ②キャンプに必要な持ち物 ＜ ③持ち物
今回、僕は③でデータベースを分けるという判断をしています。つまり、持ち物はすべて1つのデータベースに入れるということですね。
その理由は、「持ち物の中から今回必要なものだけを表示する」ということを実現したいからです。
言われてみると当たり前のように感じますが、この考え方はかなり重要だと思っているので強く意識しています。
🐣🐣🐣
4. データベースを作成する
3.で用意した機能要件をもとにデータベースを作成していきます。
作成を進めていくと、追加したい要件や表示用に用意したいプロパティなどが新たに浮かんできます。これはもうほぼ100%に近いです。
簡単なものならそのまま設定しちゃいますが、リレーションや関数が絡むような少し難しいものはメモに残しておいて後で整理します。
ちなみに今回浮かんできたメモはこちら。
・海外旅行やスーツが必要な場合も旅行条件に追加
・旅行条件に合う持ち物が毎回全部必要なわけないんだから、「今回は不要」といったチェックも追加した方が良さそう
・宿泊数と人数だけで個数は完全に決められないから、手動で必要個数を設定できる項目を追加
・設定DBに見た目をわかりやすくするためのプロパティを追加
・間違ってチェックしてしまった場合の修正用ビューも追加
ここで新たに浮かんできたもののうち、Notionで実現するのは難しいといったものも結構あります。
それが核心的な内容の場合は、このタイミングでNotionを使って実現することを諦める時もあります。
ここまで頑張ってきたものが水の泡にはなってしまうんですけどね、しょうがない。サンクコストに陥らないように注意しています。
🐣🐣🐣
5. ページを作成する
データベースが作成できたらページに当てはめていきます。
細かい見た目は最後に調整するので、データの登録方法（ボタン・テンプレ）やページ遷移の流れを意識して作成します。
ページに落とし込んでいくと、新たに追加したいプロパティやボタンが浮かんできます。
ここでもデータベース作成時と同じように、簡単なものであればすぐに設定。難しそうであればメモしておいて後で整理します。
細かい見た目は最後に調整しますが、全体のトンマナは最初から合わせておきます。具体的にはアイコンの種類や色のことです。
アイコン選びはなんだかんだ時間取られる気がするので本当はある程度ルール化しておくと楽かもしれませんが、程よい息抜きにもなるので今のところは都度選んでいます。
🐣🐣🐣
6. 実際に使いながら微調整して完成
最後は実際に使ってみながら調整していきます。
テンプレートの場合は利用方法の説明を追加したり、ページやデータベースのロック設定も必要に応じて設定します。
実際に使ってみるというのはめちゃめちゃ大事ですし、気付きが多いです。
周囲の方に使ってみてもらうのも良いですね。
今回は、実際に使ってみた時の不便を解消するために2つのボタンを追加しました。「元のページに戻る」ボタンと「チェック初期化」ボタンです。
さらに各ページを画像付きで表示したかったので、ギャラリービューで表示するためのデータベースを追加しています。
作成が完了したら、実現したいことがちゃんと達成できているかを見直します。これもめちゃめちゃ大事なので欠かさずやっています。
良い物はできたけど当初の目的が達成できてなかったら本末転倒ですからね。
ここまでやれば完成です。
🐣🐣🐣
いかがだったでしょうか。
僕がテンプレートを作成するときの一通りの流れを紹介させていただきましたが、ポイントは大きく5つです。
1. 最初に実現したいこと（要求）を洗い出す
2. 要求をもとに必要な機能（要件）を洗い出す
3. 作業しながら思いついたことはメモしておく
4. 実際に使ってみて不便さを解消する
5. 実現したいことが達成できているか確認する
少しでも参考になればとても嬉しく思います！
さいごに
最後までご覧いただきありがとうございます！
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— 管理の山田｜Notionで人生の豊かさアップ (@kanri_no_yamada) July 16, 2023
僕はこんな感じでページ一覧を用意してます。
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「どんなページ作ってますか？」と聞かれたらドヤ顔でこれを見せてあげましょう👍 pic.twitter.com/qVA3Vo1B8h
それでは、今日も素敵なNotionライフを送ってください！
管理の山田でした。
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