ビジネスマナー〜電話〜

こんにちは！かのです！

今日はビジネスマナーの電話編です。

ビジネスマナーシリーズの第二弾として今度は電話についてですね。

電話は初めてやったときは本当にわからないですが、場数をこなしていけば簡単になっていきます。

そこでまずは始める前にマナーから覚えておきましょう。

１、昼食時や朝・夜の業務時間外は避ける
２、電がつながったら、社名と自分の名前を名乗る
３、相手が電話に出た時には、もう一度社名・名前を名乗り用件を簡潔に伝える
４、相手が不在の時は戻り時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝える
５、先方の用件で電話を折り返した場合は、その旨を伝える
６、電話を終えたら、受話器はそっと置く

１、昼食時や朝・夜の業務時間外は避ける

忙しい時間帯はなるべく避けるようにしましょう。相手の立場になればわかると思いますが、休憩中などに連絡されたら困りますよね。

就業前に電話をかける場合：　朝早く恐れ入ります、○○株式会社の■■と申します
終業後に電話をかける場合：　夜分恐れ入ります、○○株式会社の■■と申します

２、電話がつながったら、社名と自分の名前を名乗る

「○○○○（会社名）の○○（自分の名前）と申します。いつもお世話になっております。
○○部（相手の所属部署名）の○○様（相手の氏名や肩書）はいらっしゃいますでしょうか」

３、相手が電話に出た時には、もう一度社名・名前を名乗り用件を簡潔に伝える

「（相手が電話に出たら）お世話になっております。○○○○（会社名）の○○（自分の名前）と申します。□□の件でご連絡させていただきました。ただいまお時間○分ほどよろしいでしょうか？」

４、相手が不在の時は戻り時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝える

相手が不在の時には戻り時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝えましょう。例えば「お戻りは何時ごろのご予定でしょうか？」「それでは改めてこちらからご連絡を差し上げます。ありがとうございました」などとする流れが一般的です。

５、先方の用件で電話を折り返した場合は、その旨を伝える

「○○○○（会社名）の○○（自分の名前）と申します。いつもお世話になっております。○○部（相手の所属部署名）の○○様（相手の氏名や肩書）に先ほどご連絡をいただき折り返しお電話いたしました。」

「恐れ入りますが、○○様のご都合のつくお時間にお電話をいただきたいとお伝えいただけますでしょうか。私は○○○○（会社名）の○○（自分の名前）と申します。電話番号は○○○○です」と伝えます。

６、電話を終えたら、受話器はそっと置く

電話を終えたらそっと置くのがマナーです。用件が終わったからといってガチャっと音を立てるのはマナー違反です。

ひとこと

電話って語彙力がないと友達との電話のようになる

丁寧な敬語が使えない

声はワントーン高く