時間管理で時間から自由になる①　No.705

皆さん時間管理ってどれくらい意識して取り組んでいますか？

例えば、今日は午前中メールチェックとデスクワークに１時間と、会議が２時間、昼を食べて午後からは２件お客様を訪問して仕事は終わり、帰りに友達と飲んで帰って１２時までに家に帰りたいな。

私も以前はこんな感じで時間管理をしていましたが、正しく時間管理について学ぶと全く違うことがわかりました。

まずは目標設定を行い、その目標を達成するために今月は何時間どんな行動をするのかを決める。その時間を確保するために何の時間を削るかを決めることからスタートします。

というのも皆さん１日２４時間なのは誰でも平等で、１ヶ月は７２０時間か７４４時間になります。

例えば今月は先月より２０％売上をあげたいと思ったときに、２０％分の売上アップのための行動をすることを決めるのはよくある事です。

新規のアポを取るためにいつもより３０件多く電話をしたり、見込み客訪問をいつもより１０件増やしたりと、計画は立てるのですがなかなかやり切れません。

なぜなら、その行動をするための時間まで考えていないので、今までの予定の上にさらにその予定を入れるからです。

普段から全く仕事をしていなくて時間に余裕があるのなら別ですが、普段から通常の勤務時間は一杯で、残業して何とか成績を上げている方がプラス２０％の行動をしようと思うと、昼の休憩を削るか早出をして仕事を片付けるくらいしか思いつかないのではないでしょうか。

昭和の時代ならともかく、令和になり「働き方改革」も叫ばれている中で、そんな時代錯誤の手段は一人ブラック企業でやっている個人事業主くらいしかできません。

しかし、イメージをして頂ければわかると思いますが、２４時間という箱の中に仕事の時間やプライベートの時間、睡眠時間などの時間のブロックが入っているとします。何かのブロックを出さなければ他の物は入れられません。

考えればわかるのですが、不思議と皆さんそんなことは考えず、簡単に睡眠を削って仕事に充てれば何とかなるとか、俺は休憩は無しでも働けるなどとスタートするのですぐに破綻してしまいます。

私も経験がありますが、２カ月や３カ月は睡眠を削って休憩もせず休みもなしで働けますが、それが半年を越し１年にもなってくると色々なところにひずみが起きてきます。

確かに業績は上がっているのだけど、ただでさえ睡眠が短いのにストレスがたまるので毎日お酒を飲み、体が悲鳴を上げているのに気づかず、いきなり倒れてしまうこともあります。

他にも、朝起きる気力が出てこないとか、夕方になるとただ悲しくて涙が出てくるなどの精神的症状が出る場合もあります。この状態になると結構しんどいんですよね。

ごくまれにそういった超人的な働きを２０年でも続けられる方がいらっしゃいますが、そういった方は極めて稀なケースです。

では、どうしたらよいのでしょうか？

そこで大切なのが、自分が何にどれだけの時間を使ったかを管理し、無駄な時間を削り、仕事にその時間を時間を充てるようにしていきます。

２４時間の枠をしっかりと意識し、削れる時間を明確にしてその時間を仕事に充てるようにします。

そのために、まずは自分の時間の使い方を知ることから始めます。一番簡単なのは、手帳にスケジュールを１５分単位で書いて、終わった後にその通りできたかをチェックしていきます。

このチェックをすることで、自分の時間の使い方の癖がわかり、無駄な時間のあぶり出しができるようになります。

しかし、問題が一つあるのですが、自分が何をしていたかを忘れるんですよね。遡って考えても、あの時間何してたっけ？という時間が結構出てきます。

それがストレスになってすぐにチェックをやめてしまう方が多いのですが、私も何かいい方法がないかと考えていた時に出会ったのが「トキログ」というアプリなんです。

私も「トキログ」を使いだしようやく１ヶ月が経ち、この１ヶ月自分が何に時間を使ってきたかがわかるようになりました。

このアプリすごいのが、携帯のセンサーで携帯を持って行動すると勝手にログを作ってくれるので、後から思い出してその行動に合うアイコンを押すだけでサクサク記録が出来るんです。

ちなみにこれは１２月２日の朝ですが、５時４４分に起きて５分スマホを触って、神棚に７分お参りして、２９分犬の散歩をして、３０分読書をしたという記録です。

これがさらに１カ月単位で記録が取れるので集計するとこんな感じになります。（アイコンは自分で設定できるので、集計したい時間を調べることが出来ます。）

有料のセミナー１６時間と無料のセミナー１４時間はよいとして、営業で約３時間で接待で２７時間も使っているので接待を減らして営業にするか、接待でちゃんと営業出来れば行動に無駄がありません。

また、仕事だけでなくプライベートも時間を集計できるので、今月であれば勉強が３８時間に対して、妻との時間が４０時間とちょっとバランスが悪いかもしれません。

こうして１ヶ月の行動を明確化し、何を減らして何を増やすかを管理していけば目標達成は難しくありません。

明日はもう少し詳しく、どのような時間を減らしてどのような時間を増やすかのコツや、時間の入れ替えのルールについて書いていきたいと思います。

今日の一言
時間管理で自由な時間を作る

成長するための実践行動
・目標達成のための行動に必要な時間を明確にする
・自分が何にどれだけの時間を使っているかを調べる
・そのための時間を確保するために何を減らすかを明確にする

トキログのアプリはこちらに詳しく書いてあるのでご興味がある方はご覧ください。私でも答えられる事は何でもお答えしますのでよろしければご連絡ください。こちらからお問い合わせページへ進めます。

TOKILOG