【ケアマネ】調整に大切な3つのこと

どーもカイゾウ(＠kaizo777)です。

先日私の事業所のケアマネの仕事をよくよく観察していた時に気になることがありました。

電話を掛けた時、先方が出なかったら大して時間を空けずにまた電話を掛けてたんですよね…。

私はそれにとても違和感があり、深堀りして考えることにしました。

何に違和感を感じたかというと、理由は３つあります。

この３つはケアマネの仕事だけではなく、調整を行う仕事を行っている方には大切な要素かなと思うので良ければ読んでみてください。

この記事は
・(新人)ケアマネさん
・MSWさん
などの参考になるように書いていきます。

①相手の立場で考えてる？

同じ人に電話を立て続けに掛けるというのは、相手が急ぎで要件を求めていたとしてもNGな行為だと思います。

何故なら相手から連絡を求められていたとして、その相手が電話に出られないのであればそれなりの事情があるはず。

それならば折り返してくるのを待つ姿勢で良いと思います。

固定電話ならまだしも携帯に連絡しているのであれば着信番号が残りますし、メッセージを入れれば折り返してくるでしょう…。

間髪入れずに電話を掛ける行為は「自分が早く解放されたい」という現れ。

それは相手の立場に立って行動していないと私は思います。

②いかに「やらないか」を明確に

私はケアマネとして様々な調整を行う上で「如何にしてやらないで済ますか」を意識します。

誰に初めに連絡をすると、どのような流れが出来て少ない回数で各所に要点を伝えられるかを考えます。

ちょっと意味が伝わりづらいかもしれませんが、要するにどこにどう伝えれば最短最速で調整が出来るかを意識するということです。

何度も同じような確認をしたり、何度も同じ人達に電話を掛けたりは先方にストレスをかけますし自分も訳が分からなくなる。

それであれば、どこからアポを取って、誰にどのように伝えれば一度の連絡で調整が済むかを常に意識する。

どれだけ「少ない回数(やらない)」で仕事を効率的に動かせるかが相手の時間も自分の時間も有意義に使うコツだと思っています。

③シンプルイズベスト

調整はシンプルにするのが一番です。

例えば担当者会議を調整するとします。過去にも書きましたが、絶対に会議に参加して欲しい方にまず連絡をします。

「一番参加して欲しい方」の予定に合わせて調整をすれば最短で調整が済みます。

会議に参加して欲しい順番を決めずに調整を行うと全ての方の日時を合わせようとするので結果的に何度も同じ人に電話をして先方にも負担を掛け自分も混乱するという負のサイクルが出来るのだと思います。

ここでは担当者会議を例に出しましたが、ケアマネの調整は基本はどれも同じだと思って差し支えありません。

負のサイクルを起こさないコツは「全員に平等に」という考えをしないことです。

まとめ

ケアマネが調整を行う上で必要なことは

①相手の立場で考えて
②やらないことを明確に
③そしてシンプルに

を意識すると効率化出来ること間違いなしだと思います。

調整だけに関わらず、何度も同じことを繰り返すって相手にとっても自分にとってもストレスになります。

すぐに行動に移すことも時と場合によってはとても大切ですが、相手のいることに対しては「相手の時間」を意識して行動しましょう。

慌てず冷静に最短で調整するコツは「やらない」ことです。

今日も最後まで読んで頂きありがとうございました。

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今日はこの辺で。

ではまた！！