【新人研修】ビジネスメールの書き方

2021年4月6日 12:12

何となく分かっているつもりなんだけれども、いざ説明するとなるとなかなか難しい、そんな「ビジネスメールの書き方」についてチョー簡単に解説いたします。

ビジネスメールとは

プライベートの友人・知人と連絡するのと同様に、ビジネス（お仕事）でも社内外の関係各位と連絡手段としてよく使われるのが電子メールです。プライベートではなくビジネスで使われるのでビジネスメールと呼ぶことにします。

私がこの記事を投稿しようと思った一番の理由は、「ビジネスメールの文例や構成など体裁も大事だけれども、もっと大事なことがある」と思っているからです。

言い方を変えると「文例や構成を知っているからビジネスメールの書き方を知っている」という勘違いに陥りやすいと思っているからです。結論を先に行ってしまうと、体裁よりも大事なのは「ビジネスメールの主語はあなた自身である」ということです。

※もしビジネスメールに関する文例や構成を知りたい方は本記事では一切触れておりませんので、別のWEBサイトなどをご覧下さいませｗ

順を追って解説すると、ビジネスメールの用途は主に下記の４種類に分類されるでしょう。逆に言うと、あなたが書いたビジネスメールは下記のいずれかの要素を含んでおり、それが相手に伝わるような内容である必要があります。

分類１）連絡

自分が知り得た情報などを他人に伝える場合です。事実を正しくメールに記載しましょう。上司や先輩から伝え聞いた情報（例：来週の月曜日の朝９時に緊急朝礼を行う）を他の同僚に伝えるのは「連絡」になります。

分類２）報告

上司や先輩からの依頼もしくは指示に関する回答です。依頼や指示は、その発信元の代理として行うものなので、その結果を伝える必要があります。その回答を「報告」と呼びます。（例：昨日依頼されたA社との商談の結果について）

分類３）質問

お仕事を進める上で分からないことがあった際に情報を教えてもらう場合です。社内だと「会議室Bは空いてますか？」、社外だと「次回の打合せはいつにしましょうか？」などが挙げられます。

余談ながら、相手を敬っているのであろう遠回しな表現に終始してしまい、質問かどうか不明なメールをたまーに見かけます。本人はそれで満足かも知れませんが、そんなビジネスメールを受け取った側は困惑するのがオチですので注意しましょうｗ

よくない例：次回のお打合せについてお忙しい時期とは存じ上げますが、ご都合のよい日時がもしございましたら幸いでございます。

分類４）相談

お仕事を進める上であなたが困ってしまう場合もあるかと思います。自分の力や知識ではどうにもならない、そうなった場合はすぐに上司や先輩、時には社外の協力者に助けを求めましょう。それが「相談」です。

例：取引先であるC社から突然連絡があり、来週予定していた納品が遅れると言われました。C社の担当者に連絡しても理由すら教えてもらえず、納品先のD社からは催促される一方です。どうすればよいでしょうか？

上記の４分類いずれかでメールを書くとして、常に意識して欲しいのが「あなたが送るメールの主語は、あなた自身である」ということです。

例えば、実際は上司や先輩からの依頼がきっかけで、同僚に対して来週月曜の朝９時に緊急朝礼があるという「連絡」をメールする場合であったとしても、その主語はあなた自身です。主語は依頼主である上司や先輩ではありません。

ですので、そのメール（連絡・報告・質問・相談）の背景をあなた自身が正しく把握し、理解しておく必要があります。

たかが朝礼の連絡メールごときに何を大袈裟な、と思われるかも知れません。しかし、それは決して大袈裟ではないでしょう。

自分から発信するビジネスメールの主語は常に自分自身である、と意識することで「なぜなんだろう」という視点が身に付きます。お仕事をする上で、これが非常に重要です。

上司から言われたからという理由で、何も意識することなく、同僚に「来週月曜の朝９時に緊急朝礼あります。遅刻しないようにご注意ください、以上」とメールすれば用事は済みます（上司への「報告」をお忘れなく）。

私ならば上司からの依頼があった際にこう思います。

「なぜ、緊急朝礼が開催されるのだろうか」「なぜ、来週の月曜なのだろうか」「もしかして通常の朝礼とは違って会議室を予約した方が良いのだろうか」などなど。

そして、私ならば依頼主である上司にその場で質問します。会議室の予約云々はともかく、緊急朝礼が開催される背景や内容については「今はまだ言えない」と答えてもらえない可能性もあるでしょうが。

厳しい表現になってしまいますが、言われたことしか出来ない方も世の中には一定数おられるようです。その定義や良し悪しに関する議論はここでは省きます。

楽しくお仕事している方々を観察するに、共通点として挙げられるのは「当事者意識を持っている」ことです。むしろ、そうでない方々の共通点が「当事者意識に欠けている」と言った方が適切かも知れません。

自分のお仕事に対して、当事者意識を持って（＝常に自分を主語にして）取り組めるというのはひとつの理想の形かと思います。そのための習慣づけとして、たかがメール、されどメール。ビジネスメールの主語は常にあなた自身であると意識するのが大切だと思うわけです。

以上よろしくお願いいたします。

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