多様な意見でデジタルアイデアをより現実に！

こんにちは。小売業で働いているnaripokです。

デジタルを使って、自分の力で業務の非効率化を改善する！と意気込んでから、早2か月が経ちました。

この期間ではノーコードのツールを使い、業務課題を解決すべく、いくつかデジタルツール作成にチャレンジしてきました。

ただ、ツールは何とか作成できたけど、これが本当に業務解決につながるかといえば、疑問符が付きます。
業務は私一人がおこなうものではないので、やはり、私一人の主観的な視点だけでは、業務をする人が本当に満足するものは作れないのです。

アイデアを昇華していく

そんなことを考えながら、こういう時は仲間！と部署の仲間たちに協力を仰ぎました。
そして、自分が作りたいと考えた３つの制作物のアイデアを聞いてもらい、質問や意見(肯定、否定)をバシバシぶつけてもらいました。

ただ、小売りにとって年内で最も繁忙期であるこの師走の時期。直接お時間をいただく事がかなり難しく、WEB会議ツールにてやり取りをさせてもらいました。それをまとめたものが以下になります。

異なる視点からの意見、大変ありがたかったです。

以上を元に、３つのアイデアを昇華させてみました。

３つの制作アイデア

①自動でデータを一括メール送信するRPA

【課題】
以前の記事でも紹介した店舗管理 課長Cさんから聞いた困っている件です。オーナー店舗で、社内ツールから出力したExcelデータを加工したいが、Excelなどのofficeが使えないタブレット(見ることは可能)を使用しているため、加工ができない。
そのため、毎月、Cさんの部署でExcelデータを出力し、メールにて各オーナーが所持するPC宛てにデータを送っているという事でした。

【原因】
・オーナーとの契約上、貸出タブレットにはofficeライセンスを付与できない
・セキュリティ上、タブレットから外部機器へデータを出力できない
※詳細は以前の記事を参照ください。(該当箇所：No３)

【解決案】
ボタン一つで、対象店のデータを取得し、メールまで送信してくてるＲＰＡツールを作る。(Power Automate、Outlook、Excelを使用)

メールを送ってくれるＲＰＡのイメージ

【質問・意見】
・宛先のメールアドレスはPower Automateのフローに直接書き込むのか。複数のメールアドレスをフローで管理するのはフローが増え大変だと思う。
・店舗ごとに実行ボタンを押して、メール送信は手間がかかる。その為、定期実行バッチでおこなった方がよい。
・実際に行っている業務負荷を考えても、できればかなり業務効率化になるのではないだろうか。
・全ての業務をRPA化はできないと思うので、ある程度可能な範囲を絞り対応した方がよいと思う。

【意見を受けて】
・宛先は指定フォルダに格納したファイルを参照するのが良い。
・毎月送信しているので、定期実行をフローに入れる。
・全てを自動でやろうとせず、まずできる所、できない所の把握が必要。

意見をいただいて、作成へかなり現実感がでました。
正直言うと、上２つの考えは、意見を聞くまで全く思いついていなかったため、このような場を設けた効果は絶大だったと思います。
皆さんありがとう！

②店舗登録書をアプリ化

【課題】
店舗登録書とは、新規店舗が立ち上がる時や店舗情報が変更された時に利用される紙の申請書です。申請されると各部を回り、各部担当者がシステムに必要情報を入力していきます。ボトルネックは、登録書がどこかで止まってしまうと全体が遅れる事と、順次回るので今どこにあるのか、いつ回ってくるのか途中経過がわからない事です。

【原因】
・紙運用であるため、手元に持っている者しか情報を確認できない。
・各項目の更新者の記載がない。

【解決案】
店舗登録書をアプリ化し、いつでも誰でも入力可能とする。
情報が必要な人は、いつでも閲覧可能となる。
(Glide、または、Adaloを使用)

アプリ化できれば簡単なはず

【質問や意見】
・登録書に入力された情報を維持するには、データベースが必要ではないか。現実的か。
・各担当者がシステムに登録後、その項目に変更が発生した場合、気づく術として、更新通知が必要。
・各項目ごとに誰が、いつ、入力をしたか、変更をしたか履歴を保持する必要がある。履歴がないと、最新になっているのか、問い合わせ先はどこなのかわからなくなってしまう。

【意見を受けて】
・ExcelやGoogle Sheetsをデータベースとすることで入力データの管理が可能。
・各項目ごとに編集履歴管理をアプリでできるかについては、確認が必要。(現在の自分の技術で可能かも含め)
・他システムへのデータ入力があるため、更新通知は確かに不可欠。

意見をいただいて、現状の案が必要不可欠な機能要件を満たしているかの確認と、各部の使用者への綿密なヒアリングが実現には必要だとわかりました。
かなり時間を要しそうです。実現性も含めて検討が必要です。

③マニュアル管理ツール

【課題】
情報が新しくなっても、全く更新がされておらず、掲示板に放置されている社内用のマニュアルが沢山あります。また、作成者が部署異動する際に、引継ぎが適切に行われておらず、マニュアルを後から見ても誰が作成したか、わからない状態です。

【原因】
・作成者のみが把握しており、かつ、管理をしていないため、時間が経過すると作ったことを忘れてしまう。それにより、後任者への引継ぎが漏れてしまう。

【解決案】
マニュアルをツールに読み込ませると、いつ、誰が、何を作成したか、記録するツールを作成する。(Power Automate？打合せ段階では使用ツールが明確ではなかった為、皆さんに意見を求めました。)

マニュアルって本当に管理が大変・・・・

【質問や意見】
・掲示板に掲載する事とは別に、記録するツールにわざわざマニュアルを投入する事は、2重の管理になり、余計手間ではないか。
・課題に対して解決したいということは同意できる。ただ、読み込ませたマニュアルから情報を抜き取るのはハードルが高そう。作成者が記録を書き込むアプリで良いのでは。
・結局、作成者本人が記録を管理しなければ、同じことになる。

【意見を受けて】
・作成した内容、作成者、日付をただ記録するアプリで良い。
・記録は作成者本人の意思次第であるので、根本解決は難しい。

このアイデアについては、かなり手厳しい意見をたくさんもらいました。
実現しても解決にならないという事が判明。熟考が足りませんでした。
マニュアル管理については、私含め皆課題と思っていることでしたので、何とか解決方法を模索していきたいと思います。

最後に

今回、制作物のアイデアを職場の仲間に見てもらい、意見をもらえたのはとても良かったです。手厳しい意見もありましたが、自分の中で実現できそうなアイデア、効果がありそうなアイデアが明確になりました。

本当に忙しい中時間を取ってくれた仲間には感謝しかないです。

今回意見をもらいブラッシュアップしたアイデアを自分でさらに落とし込み、また意見をもらってより効果的なものにしていこうと思います。

応援よろしくお願いします！