外部要因で納期が遅れないためにすべきこと

最近クライアントワークの強化を行いたいと思っているため、今回の記事ではクライアントワークに触れたテーマで書いていきます。

タイトルにあるように「外部要因」の場合について書きますが、逆に「内部要因」はどういう場合でしょうか。

内部要因は、自分自身が要因となっている事ですので、タスクが詰まっていたり、そもそも仕事を見落としてしまっていたりが当てはまります。

これに対して、外部要因はお客様から必要な情報の共有が遅れたりするケースを指します。

それでは早速、外部要因で納期が遅れないためにすべき3つのポイントをまとめます。

ポイント１：スケジュールの切り方

お客様と納期の話をしていると、
「そんなに時間がかかるのですか？」
「もっと早くできないですか？」
「なるべく早くでお願いします」
といったお言葉をいただくことが多々あります。

この言葉を聞いて「急いで対応してあげなきゃな」といった良心で納期を決めていることありませんか？

こうした時のあるあるが「全てが上手くいった場合の納期」を伝えてしまうことです。

できるだけ早くできると伝え「あなたのために頑張ります」と伝えたいという気持ちがあることは良いことです。
しかし、例えばお客様に確認しなければならないことがあるのに、お客様からの返信がなかなか返ってこなかったりした際に一緒に納期がずれ込んでしまうなんてことがあります。

「納期」から遅れることは、たとえお客様の返信が遅くなったためとはいえ印象が良くありません。

こうした時どうしたらよいかというと、納期は余裕をもって伝えることです。
もちろん、納期を前倒しで納品できることは問題なく、むしろ好印象ですよね。

もし、コンサルタントによってお客様に伝える納期に差があるのであれば、会社で統一させてしまっても良いかもしれません。

ポイント２：質問をする手段を変える

制作物を作る際などは、情報をお客様からいただくことが多々あるかと思います。
そうした際にチャットやメールであれこれ質問したりすると、お客様もどの質問に答えているのか分からなくなり、結果抜け漏れに繋がります。

質問事項がたくさんあるのであれば、一度質問内容をまとめたメールを送ったり、まとめたメールを送った後に電話をして整理させることをやってみてください。

お客様も「それは確認が漏れてました」なんてことがたまにあります。
お客様は悪意があって返信をしていないわけではないことを理解し、抜け漏れが無いようにサポートしてあげましょう。

ポイント３：次案を考える

たとえば、お客様から画像素材をいただけることになっていたけれど、期限になっても共有をいただけないケースです。

このような際に、次案としてフロー素材を活用することを伝えておくことで、納期までにお客様から画像素材を共有いただけなくてもこちら側の対応で納品ができます。

こうしたお客様の動きによって左右されてしまう事については、こちらで代替案を用意することで納期を守ることができます。

もちろん、こちらで用意できるモノとできないモノがありますので、すべてに対して有効というわけではありませんが、対策できるところは対応するのがデキるコンサルタントではないでしょうか！

◆まとめ

以上、3つのポイントをまとめましたが、クライアントワークが上手くいかず焦っている方にはぜひ今後のクライアントワークで導入できることがないか、チェックしていただきたいです！

自分もお客様も大人ですが、ビジネスである以上何が起こるか分かりません。
炎上の元となる要素は前もって対策していきましょう！

今日は以上です。