時短につながるメール整理術
在宅ワークが進んだことで、以前より文字でのコミュニケーションは増えたと思います。
特にメールでのやりとりは、顔が見えなくなった分増えた人も多いのではないでしょうか。
メールの処理も上手にやれば残業を減らせるポイントの一つです。
逆にうまくフォルダ分けできていなかったり、受信トレイにすべてのメールが溜まっていたり、うまくルールを作れていない場合はすでに時間を損している可能性があります。
ということで今回は「余計な仕事が増えないためのメール整理方法」について書いていきますね。
送信相手で分ける：
メールの中で特に重要度の高いものは、上司やクライアントからのメールです。
ここからの依頼や指示内容によっては、今やっている仕事を後回しにしなければならないなど1日のスケジュールに関わる場合が多いです。
そのため、上記の件名識別子とは別に、その人専用のフォルダを作成して常に未読がないようにしておくことをお勧めします。こうすることで、
・大事なメールを探しやすくなる
・今日提出必須の依頼メールを夕方に見なくてすむ
・返事の速度が上がるので評価も上がる
このようなメリットがあります。
件名で分ける：
管理職になればなるほど、報告などでメールの受信件数は増えます。
一定以上の人数がいる組織ではメーリングリストを使っている場合も多く、あまり関係ないようなものも沢山受信されてしまいます。
自分のチームのプロジェクト進捗メールは早めに見る必要がありますが、よその部署のレクレーションメールは見なくても影響ありません。
つまりメールにも優先度があるのです。
忙しい中見ても見なくてもほとんど影響のないものは後回しにすることで、重要なことに率先して時間を割くことができます。
その優先度を件名で分かるようにしておくということです。
そのために一番使えるのは「件名に識別子を入れること」です。たとえば以下のように、
【○○部門】【○○課】【周知】
【○○部門】【○○課】【会議連絡】
【○○部門】【○○課】【注意喚起】
件名の識別子を見ただけである程度の範囲や概要がわかるレベルにしておくと便利です。
例えば自分の部門でないものは「その他フォルダ」に入るように設定。
注意喚起と書いてるものは先頭のフォルダへ入るように設定 などです。
そのためにはメールのテンプレを作り、サーバー上に置いておき、皆でそれを使ってもらうようにしましょう。
すると件名は自動的に統一されますし、メール内容のもある程度テンプレ化しておけば抜け漏れも防げます。
メールを書く側は文章体裁をどうしようか… と悩む時間も節約できるわけです。
自分がCCに入っているかどうかで分ける：
ある程度部下が増えてくると「とりあえず上司も入れておくか」とCCに入れられたり、広範囲のメーリングリストをCCに入れられるケースが増えます。
つまり 宛先にいない＝優先順位としてはあまり高くない 可能性があります。
きちんと見て欲しい場合は通常宛先に入れるはずなので、この場合は優先順位の低いフォルダに振り分けられるようにするとよいでしょう。
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ここまでルールを決めたら、メーラー（OutlookやThunderbirdなど）で自動的にフォルダに振り分ける機能を使って振り分けましょう。
せっかくルールを決めても手動で振り分けるのでは時間の節約になりません。
主な設定方法は以下のページを参考にすると分かりやすいです。
少しでも効率的にメールが捌けるようにぜひ設定してみてくださいね。
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