日常に「答え合わせ」を差し込む

昨今、DX云々じゃないが、業務において、電話やFAXでの受発注も減っているんだと思う。が、それでも、なかなか業界、業種によってはなくならないものだ。

それでは、質問。

自分のところの事務所で、毎日どれくらいの電話やFAXでの受発注が行われているだろうか？

意外と、即答できる担当者はいない。うーん、２０件くらいかな、とか、体感的な話だ。

「一回、キチンと数えた方がいいんじゃないですか？」

「そうですよね…」

この後、「数えたら○件でした」なんて返ってくることはほぼない。そんなの、最初からわかってんだ、把握していないよりも、把握していた方がいいことなんて。だから、聞く方も、ほんとに数えた方がいいと思うなら、自分でやるしかない。えっ、やらない理由はなんだ？って？決まってる、面倒だからだ。そんなことは火を見るより明らかだ。

ところが、先日、１週間分の受信FAXの中から（受信データは、PDFでフォルダーに残っている）、受注関係のものだけ取り出してカウントしていく、という作業を一人で行った。最初にEXCELで横に日曜日から（日曜日も受け付けているので）土曜日まで曜日を入れ、その下に件数を入力していく。更に土曜日の隣には、「平均」を加え、その真下のセルには最初からaverageの関数を入れておく。順番にカウントをしては、該当する曜日の下のセルに件数を入力していく。その度毎に平均値が上下する。それを見て、一喜一憂。何に一喜一憂してるのか？それは、自身の体感で感じた件数とのズレに対してだ。

結果、ほぼ当初予想していた件数/日に近い実績であることがわかった。ニンマリである。

例えば、FAXや電話での受注をなくすべく、WEB上で発注を受け付けるシステムを導入を検討する。そりゃ、楽になるのはわかるが、問題は費用対効果だ。初期費用にランニングコスト。これらを踏まえても、十分に元が取れることを証明しないといけない。受注件数や、それに携わる時間、担当者の時給等、先ずは大雑把でいいから計算してみる。ここで大事なことは、この段階で正確なデータを揃えようとしないことだ。二度手間になるかもしれないけど、我慢する。結果、ペイするか、しないか？ペイするには、どれくらいの受注件数があればいいのか？わかってくる。

さて、答え合わせだ！それが、上記のニンマリに至る描写である。

答え合わせをするために作業を行うとき、それは作業ではなくなるのである。

つまらない顔で、眠たそうに作業をしている部下。足りないのは、気合ややる気ではなく、「答え合わせ」の場なのかもしれない。