今年も新人セミナーを開催しました！
みなさん、こんにちは。新入社員の大木です。今回は、新人2人だけで企画から運営まで全て行った新人セミナーについて書いていきます！
同じく新入社員の藤原さんの視点でも新人セミナーについてブログを書いています。こちらもぜひご覧ください！
このnoteでは、ジョイゾーの新人全員が通る最初の関門でもある新人セミナーが無事に終了を迎えるまでのお話を、裏話も交えてご紹介します！
はじめに
ジョイゾーでは毎年、4月から3ヶ月間にわたる研修の集大成として、新人が企画から運営まで全てを行う新人セミナーというものを実施しています。
昨年の新人セミナーについてはぜひこちらをご覧ください。
今年の新人である私たちも6月24日(月)に新人セミナーとして、「ノーコードで業務効率UP！kintone × LINE WORKSの連携サービスセミナー」を開催いたしました。
本セミナーでは、kintoneとLINE WORKSをノーコードで連携するサービス「Joboco」について、新人2人で徹底解説しました。基本機能はもちろん、6月7日(金)にリリースされた新機能や、自分たちで実際に取材をした事例の紹介、デモンストレーションなど、ボリューム満点のセミナーです。
Jobocoを導入することで、以下のような業務内での活用が可能になります。
・LINE WORKSから記入したデータをkintoneで管理
・kintoneで管理しているデータをLINE WORKSから検索
数々の困難があったセミナー準備
「新人2人で企画から運営までの全てを行うセミナーをしてもらいます」
4月。入社式も終わり数日が経った頃のこと。いよいよ社会人だという実感が湧いてくるよりも早くに、先輩方に告げられました。
決まっていることは、「6月24日に開催する」ということと、「『Joboco』というサービスについてセミナーをする」ということだけ。内容はもちろん、ターゲットや開催時間についても何も決まっていません。入社したばかりで、昨年度以前の資料がどこにあるのかさえもわからないという状態で、私たちのセミナー企画はスタートしました。
そんな新人セミナーが無事に開催されるまでの紆余曲折を、時系列に沿ってご紹介したいと思います。
思うように進まない企画書作成
まず一番最初にぶつかった壁は企画書の作成です。企画書の存在自体は知っているものの、具体的にどのような項目をどのように書いていくのか、入社したての私たちは何も知りませんでした。
昨年度以前の先輩方の資料の中から、特に参考になりそうな部分を探し出し、参照しながら企画書の作成を始めます。しかし、新人セミナーを行うといっても、もちろんその準備だけをすれば良いわけではありません。新人合宿にOJTにと多くの研修があり、セミナー準備のための時間をなかなかとることができない日も多くありました。
一次レビューの結果は…？
様々な予定の合間を縫って企画書の作成を進め、大枠がやっと完成したのが5月の初め。経営陣に企画書を確認していただく初回のレビュー会は非常に緊張したことを覚えています。
レビューの結果は再提出。
企画書を見ていただいた結果、ほとんど全ての項目に「なぜ？」と聞かれ、理にかなった回答ができなければまた考え直しの繰り返しでした。当時は企画書がなかなか通らない焦りでいっぱいでしたが、今になって考えてみれば、企画書に時間をかけたおかげで軸が定まり、2人の中でも、セミナーを行う目的について共通認識を持つことができたように思います。
立ちはだかる集客の壁
企画書の中には、集客目標も書く必要がありました。集客目標を考えることは、私たち2人が企画書の中で最も苦戦をした部分でした。
今回のテーマは、上述した通り「Joboco」というサービスについてです。昨年の新人セミナーのテーマは「ジョイゾーのサービスについて」だったのですが、こちらと比較すると非常にテーマが狭く、それに伴い集まる人も少ないのではないかと2人で考えていました。そのため、初回のレビュー会では、昨年度の集客目標100人よりも少ない「50人」と設定して初回の企画書を提出したのですが、レビュー会で弊社の取締役副社長である琴絵さんに、
「それはチキンだ」
と跳ね返されたことをよく覚えています。
レビューの中で、目標を設定する際には手を伸ばしてギリギリ届くかどうかというラインの目標を設定することが大切であると教えていただきました。初めから低い目標を設定してしまえば、その低い目標に合わせた努力しかできなくなってしまいます。目標を高く設定することで、目標を達成するために最大限の努力をすることができるとのことでした。
しかしながら、ただ去年と同じ100人に設定しただけでは、再び「なぜ？」と聞かれるのは明らかでした。「昨年と同じだから」では理由として通用しません。私たちは100という数字に対して、合理的な根拠を見つけることができませんでした。
そこで、「それなら去年の先輩方の最終申込人数を最初から目標にしてみよう」と、なんと初期の目標の倍以上もある「120人」を集客目標に設定し、達成のために集客を始めていくことになります。
5月中旬にコーポレイトサイトに掲載したことを皮切りに、本格的に集客を始めていきました。しかし、集客活動開始から約1ヶ月、6月中旬ごろの申込者は57名ほど。多くの方に申込いただいてはいるものの、目標の半分にも達成していません。
また、50名を超えてきたあたりからは、1日に1人増えるかどうかといったように、申込も非常に緩やかになってきてしまいました。
そこで、目標に到達するためには集客方法について考え直す必要があるということで、当初予定には組み込んでいなかった媒体や場所でも宣伝をさせていただくことにしました。
「kintoneエコシステムハンズオン」でも急遽宣伝をさせていただきました！
開催までに行った集客としては以下の通りです。
・コーポレイトサイト掲載
・サイボウズセミナーサイト掲載
・BEPPU FAN TOWN掲載
・かながわ福祉サービス振興会掲載
・X更新（全13回）
・Facebook更新（全4回）
・ジョイゾーメルマガ（全5回）
・スナックジョイゾー（Vol.27, 28）
・イベントでのチラシ配り
また、ここに記載されているもの以外にも、先輩方にSNSでの拡散や、イベントへ参加する際に宣伝をしていただいたりと、非常に多くの協力をしていただきました。先輩方には本当に感謝しかありません。
直前期にまさかの変更？残された時間は1週間
セミナーの内容は初めに定めたものから180度変わるということはなかったものの、細かな変更は多くありました。その中で最も大きかった変更は、「Joboco」の基本機能について説明するという部分への掛け合いの追加だと思います。
before：自分が1人で全てを説明（30分）
・時間配分については元々10分程度を想定
・直前に話す内容と合わせても計20分程度の想定
after：2人で掛け合い形式に
初めは1人で全てを説明していましたのですが、実際に練習を見ていただく中で、追加で説明した方が良い項目がどんどんと増えていきました。気づけば30分ほど1人で話し続けることになっていて、聞く方も話す方も疲弊するという状況になってしまいました。
そこで、「基本機能について、2人で掛け合い形式にしたらどうか」とご提案いただいたのが、なんと開催1週間前ほどの出来事です。
開催1週間前に掛け合いの追加。構成考案に2人で合わせる練習にと、やることは盛りだくさんです。もちろんそれと同時並行で、その他の準備も進めなければなりません。開催直前期はひたすらに時間との勝負でした。
掛け合いでは、1人で話している時より話す量は少なくなったものの、大変さはそれ以上でした。「2人で息を合わせなければぎこちなくなってしまう」、「どちらかが間違えてしまったら即座にフォローをしなければいけない」といったように、非常に難しさに溢れていました。なかなか思うように仕上げることができないまま迎えた、本番5日前のリハーサルでは、
「本当にそれで本番ができると思っているのか」
と厳しいお言葉をいただいてしまいます。
厳しいお言葉をいただいたことで、セミナーまでの時間がもう残りわずかであるということを再認識すると同時に、改めて意識を入れ替えてその後の練習に励んでいくことができました。
開催3日前。本番前最後の出勤日は、弊社の社外に向けた定期イベントであるスナックジョイゾーの開催日でした。当初は宣伝のために2人揃って出席する予定だったのですが、準備が間に合わない！ということで、スナック開催〜終了後まで、実は執務エリアでずっと資料の確認と練習をしていました。
資料の確認が終われば、あとはスムーズに話し、聞いている方に伝わるように練習をするのみ。土日は2人で合わせる練習ができないので、それぞれ個人練習です。発表資料を開くと同期の藤原さんも大体オンライン表示になっていて、自分もしっかり練習をしなければと都度気を引き締めていました。
6月24日(月) 新人セミナー本番！
そしてついに6月24日(月)、新人セミナー本番の日です。
朝〜開始前
当日は朝の7時半から全体の流れを確認して、開催ギリギリまで資料・内容の最終調整を行いました。2人ともヒヤヒヤしながらなんとか調整を終え、本番に備えます。
集客は朝の時点で86人。流石にもう120人には届かないかと思っていたのですが、なんとセミナー開始までに申込が141人まで増えました！また、最高同時視聴者数は108人と、非常に多くの方にご視聴いただくことが出来ました。
申込・ご視聴いただいたみなさま、本当にありがとうございました！
開始後
あとはもう本番を残すのみ。自分の中では思ったよりも緊張していないつもりだったのですが、いざ始まると途中で「落ち着いて〜〜〜」とカンペが出てきました。知らないうちに緊張していたのか、きっと早口になっていたのだと思います。カンペのおかげもあり、その後は特にゆっくり話すことを意識することができました。
そしていよいよ1番の不安要素だった掛け合いです。
スタートは順調！と思いきや、なんとデモ画面の方に問題が生じます。突然チャットボットが二重に反応してしまうというハプニングが発生しました。幸いにもチャットボット自体は反応しているので、説明には支障がありません。なんとか何事もなかったかのように説明を進めました。
ここだけの話、直前の確認では何も問題がなかったこともあり、「設定も特に変更していないのになんで！」と内心焦っていました（笑）
ハプニングはあったものの、掛け合い自体は特に失敗することもなく無事に乗り切ることができたので安心です。
全体としても大きな問題はなく、時間通りに終わることができました。初めての経験だらけのセミナーでしたが、無事に終わって良かったです。
終了後には、ジョイゾーメンバーよりたくさんの温かいメッセージをいただきました。たくさんのお言葉とても嬉しかったです！本当にありがとうございました！
・よく仕上げました！お疲れ様でした！
・おつかれさま！！良いセミナーでした！
・お疲れさまー！がんばった！
・おつかれさまです！素晴らしかった
また、セミナーが終了してすぐにJobocoの試用申込をしていただいたという、とても嬉しい知らせもありました！ありがとうございます！
セミナー未公開コンテンツ？
突然ですが、実は本当の直前までセミナー内に組み込まれていたコンテンツがありました。機能紹介の後に行う予定だった、Jobocoの理解度チェッククイズ3問です。
「この時間までに機能の説明が終わらなかったらカットしよう」と2人で事前に決めておいたのですが、見事カットされました。
個人的には3問目のJobocoのロゴクイズが、資料を作成していて一番楽しかった部分なのでぜひ見てください。どの子も可愛くできてお気に入りです。
みなさん回答は分かりますか？答えはぜひJobocoのサイトをご覧ください！
本番は私たち2人ともJobocoのパーカーを着ていたので、「実は答えがここにありますよ」というところまでセットでお話しする予定でした。
ちなみに1.2問目の答えは順番に①③となっています。
おわりに
全体を通して大変だったのが、やること・考えることがとにかく多い点です。企画から運営まで、準備することは非常にさまざまでした。中でも、その他の研修などスケジュールが既に決まっていて時間が限られている中で、多くのやるべきことを効率良く捌くための、タスク管理能力の大切さを強く実感しました。このようなタスク管理能力は、セミナーに限らず多くの場面で必要とされるように思うので、今後の仕事にも活かしていきたいです。
また、企画から運営まで全て自分たちで行うことで、多くの学びを得ることができたように思います。本番では、良い点だけではなく多くの反省点もありましたが、最後の最後まで調整を重ね、最終的には集客目標も達成した上で無事にやり遂げることができました。
今回無事にセミナーを成功させることができたのは、間違いなく、多くのサポートや応援をしてくださったジョイゾーの先輩方のおかげです。
先輩方、本当にありがとうございました！
今回得た多くの学びを忘れず、配属後の仕事にも活かしていきたいです。
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