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あると嬉しいSlackのルール

テレワーク推進に伴い、Slackをはじめとしたコミュニケーションツールの導入も進んでいるかと思います。便利で自由度が高いツールですが、自由度が高いからこそ人によって使い方が違うカオスな状態になることもしばしば。この記事では、Slackの管理者と利用メンバーの両方の視点から導入して/されてよかった嬉しいルールを紹介します。今回は特に、複雑な機能の使い方ではなくルールや文化に絞って紹介していきます!基本的にSlackに限らずチャットツールならだいたい当てはまるものばかりですので、参考になれば幸いです!

Slackでやること・やらないことのルール

Slackはコミュニケーションのためのツールです。あらゆることをSlackで完結させようとするのはカオスな状態への第一歩です。例えば、ピン留めという便利機能がありますが、使いすぎるとピン留めだらけになり情報が探せないという本末転倒な事態に。コミュニケーションの内容を永続化させたい場合はドキュメントに特化したツールを使うとよいでしょう。下のようにツールを使い分けるのがおすすめです。

  • ドキュメンテーションツールNotion, Google Docs など)
    情報をずっと残したい場合にSlackで頑張るのはやめましょう。
    「永続化は別のツールで」と割り切ることで管理者はチャンネルをアーカイブしやすくなります。

  • タスク・プロジェクト管理ツールTrello, Asana, Backlog など)
    すでに細分化されたタスクに関わる話題は、できるだけタスクに紐づけた方が振り返りが楽になります。

  • 勤怠管理ツールジョブカン勤怠管理 など)
    始業・終業の報告をSlackですることもあるかもしれませんが、稼働時間の管理は別のツールを使いましょう。

  • コミュニケーションツールSlack, Discord など)
    上記のツールの管轄外の話題や雑談で使いましょう。

紹介したツールは一例ですが、ツールを分けると「内容をSlackにも投稿したい」という要望が出てくることがよくあります。そういった場合は、別のツールとSlackを連携させるのがよいでしょう。高度な内容になるので今回は紹介しませんが、有名なサービスではSlackと簡単に連携させられるものが多いです。

スレッドに関するルール

まず、スレッドを使いましょう!!!(笑)

使わないと複数の話題が同じチャンネルに流れてごちゃごちゃになります。また下のように箇条書きを使うと、返信する側も箇条書きを強制され、片方だけに返信するのが難しくなります。強い理由がない場合はスレッドを分けるとよいです。

@cto
1. △△に関しては現在進捗いかがでしょうか?
2. 〇〇をご確認いただけますと幸いです。

つい多用してしまう箇条書きですが、コミュニケーションツール内で正しく使うのは結構難しいと感じます。そのため厳密なルールを定めるのも難しいですが「話題が分かれそうな場合はスレッドを分ける」というルールが明文化されているだけでもある程度の秩序が守られます。ざっくりとしたものでよいので決めておきましょう。

反応に関するルール

リアルタイムな対話と異なり、即座に反応が帰ってこないチャットの性質にストレスを感じてしまう人もいるでしょう。このストレスは、メンションに対する反応の仕方に関してルールがあることで軽減できると考えます。個人的に、以下のルール・文化がある現場ではコミュニケーションが円滑に進んでいると感じます。

立場にかかわらず絵文字リアクション(スタンプ)での反応を推奨する

「承知しました」「同意します」「ありがとうございます」など、決まった文は絵文字を作ると返信のハードルが下がります。スレッドが不必要に長くならないのも利点です。

〇時間返信がない場合は再度返信を促す(促してよい)

賛否両論あると思いますが、「返信を促してよいのだろうか」と悩む時間が減ります。返信の遅い人が浮き彫りになるため、上記の絵文字リアクションや「ちょっと考えます」などのこまめなコミュニケーションを生む効果があります。

※TIPS: 絵文字を一から作るのが難しい場合は絵文字ジェネレーターがおすすめです。

離席に関するルール

休暇や休憩などで席を外す場合のルールも決めておくとよいでしょう。Slackではステータスや通知のオンオフを自由に変更することができます。

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通知オフとステータス

ステータスとログイン状態を変更する
通知をオフにする

メンバーの働き方によってルールは変わってくるかと思いますが、

  • 席を外す場合はステータスを更新し、通知はオフにする

  • 時間を問わずメンションを飛ばしてよい(通知は受ける側がオン/オフを設定する)

などが決まっていると「いまこれ聞いていいのかな?」といった迷いがなくなります。

プロフィールに関するルール

わかりやすく、検索しやすいようにするルールを決めておきましょう。

  • 一目でわかるアイコンを設定する

  • 検索性を上げるためフルネームをアルファベット、日本語の両方で設定する

プロフィール Full name はアルファベットを含める

チャンネルの使い方

それぞれのチャンネルの目的を決めておきましょう。Slackではチャンネルのトピックを設定できます。

トピックの設定

トピックを設定することで話題が散らかるのを防止するだけでなく、「このチャンネルは目的に合っているか」はチャンネルの要否の判断基準になります。不要なチャンネルはできるだけアーカイブしてしまいましょう。

また、プライベートチャンネルやダイレクトメッセージ(DM)の使い方に関してもルールを定めておくとよいでしょう。公開可能な情報はできるだけ公開する、つまり、プライベートチャンネルやDMを非推奨としている企業も増えてきているかと思います。


以上です!もちろん、紹介したルールは導入するだけで必ずうまくいくものではないはずです。「どのようなルールにするか」だけでなく「あえてそのルールは作らず自由にやる」といった選択肢も含めて、企業の文化にあったルール・文化づくりの参考にしていただければ幸いです。

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