ToDoリストは少なく書く！【完璧主義者のための、疲れない仕事術】

身の丈に合わないToDoリスト

体調を崩す前の自分は、ToDoリストにやることを詰めこみ過ぎていたな、とつくづく感じます。

完璧主義なところがあるから、自分で作ったハードなリストをこなそうとして、頑張って、疲れきり……。

自分が疲れていることにも鈍感で、どんどん疲れを溜めこんでいました。

疲れのループにはまりこんでいたのです。

項目の多すぎるToDoリスト、自分の実行能力に見合わないリストは、自分の首を絞めてしまう。

それに気づいた私は、徐々に「必要最低限のToDoリスト」を作るべく工夫を始めたのです。

必要最低限のToDoリストとは

必要最低限のToDoリストを実現するためには、シンプルないくつなのことに気をつけるだけです。

1,　「今日、最大のタスク」は何？

まず必要なのは、タスクを絞り込むことです。

やるべきことのすべてを、ほんの一瞬のうちに片付けることができたらどれほどほっとすることでしょうか。

しかし、タスクをこなすにはある程度の時間が必要です。

ここではあえて完璧を目指すことをあきらめて、考え方の転換をはかります。

今日、どうしてもやっておかなければならないことは何か？

「やりたいこと」「やるべきこと」の中から、優先度の高いものを選び出すイメージです。

以前の私は、いろいろなタスクを同列にとらえていました。

部屋の掃除をする
必要なメールを送る
服のほつれを補修する (今の季節に着る服)
刺繍で新しい作品を作る
小説を書く
ブログを書く① (今日公開予定の記事)
ブログを書く② (明日公開予定の記事)
そしてToDoリストにこれらを列記し、作業に思いのほか時間がかかると、もう午後。

「今日もリストを全部消化できなかった……」と自分を責め、越えられないハードルをますます吊り上げていました。

でもやるべきは、ハードルを下げることの方だったのです。

2,　「やりたいこと」から「やるべきこと」を選び出す

今の私は、タスクをもっと分化して捉えています。

上のようにあらゆるタスクを列記したものを「やることリスト」
そして「今日やらなければならないタスク」をToDoリストととらえているのです。

やることリストの中から、「今日やらなければならないタスク」「早めに済ませておいた方が良いタスク」を、3～4個以内で選び出します。

私の場合はこうなるでしょうか。

必要なメールを送る
ブログを書く① (今日公開予定の記事)
服のほつれを補修する (今の季節に着る服)
今日という日に絶対やらなければならないのは、上の3つだけと決めてしまうのです。

メールを送るのは相手もあることだし、「あの人にメールを送らなきゃ……」という精神的負担から自分を解放するために、できるだけ早めに済ませてしまいます。

今日公開したい記事なので、ブログの公開予定時間までに記事を書きあげなければなりません。
よって、これも今日中にやる必要のあることです。

逆に、「やりたいことリスト」の中にあった「ブログを書く② (明日公開予定の記事)」は、今日絶対にやらなければならないわけではないので、思いきってToDoリストに入れません。

また裁縫についても、持っている服を少なく抑えているため、早めに復帰させたいところ。

刺繍の作品づくりより優先して取り組みます。

3,　少ないToDoを完遂したら、達成感を味わう

「こんなに少なくて良いんだろうか……」

「自分の能率が悪くなったように思える」

この少ないToDoリストを始めたばかりの頃、私はそんな思いにとらわれていました。

しかし慣れてくると、良い面も見えてくるようになったのです。

ずばりリストの終わりが見えるということ。

リストに書く内容を精査に、優先度の高いものだけを配置することで、ToDoリストの項目は完遂可能な数にまで絞り込まれました。

これまで完遂することができなかった、あるいは完遂する頃にはへとへとになっていたリスト消化が、もっと早い時間に、より少ない精神的負担でできるようになったのです。

この達成感はひとしおです。

そして現実的でもあると思います。

リストのすべてにチェックマークをつけられたら、今日やるべき重大なタスクは終わったということ。

ここで気を緩めることができて、ちょっとした休憩を挟んだり、気持ちを切り替えて優先度の低いタスクに取り組むこともできるようになるのです。

タスクを設定する時間はいつ？

少し話題は変わりますが、「やりたいことリスト」から「ToDoリスト」を抽出するのは、いつやるのが向いているのでしょうか。

私は夜、寝る前を、翌日のToDoリスト作成に充てています。

明日は何をすれば良いのか？　寝る前に決めておいてしまうのです。

これには2つの効果があります。

効果1,　作業の流れを覚えているうちに目標設定できる

寝る前なので、「今日、どんなタスクをこなしたか」という記憶がまだ新鮮に残っています。

作品作りや途中までやった作業は、一段落した時に「次はここからやろう」という心の中でのセーブポイントがあるものです。

寝る前に翌日のToDoリストを作っておくことで、「どこでセーブしたか」「次はどこから進めるか」という記憶をリストに反映させることができます。

これは体験談ですが、「明日はここからやろう」という認識を持っていたはずなのに、いざ翌日になったら「何をやればいいんだっけ……」となったことが、2度3度ならずあります。

記憶が新しいうちに、「明日はここから」と決めておく。

これは非常に効果のある方法です。

効果2,　翌日、やるべきことに迷わない

2つ目の効果は、次の日になっても、やるべきことに迷わず済むことです。

私は睡眠によってエネルギーの補充と切り替えが起こるので、前日のテンションを保持しておくことが困難だったりします。

「明日はこれをやろう」と思っていることがあったとしても、覚えていられる保証がない。

あるいは、「やろうと思ってたけど、気分じゃなくなった」とテンションが乗らないことがあるのです。

ToDoリストは、それを防ぐ効果を発揮してくれます。

前日のうちにリスト化しておくことで、朝起きてぼーっとしている時でも、「そうか、今日はこれを最低限やればいいのか」と確認できる。

さらにテンションが乗らなくても、
「でも、リストに書いたし……」
「やったら達成感だし……」と、
これまでのささやかな成功体験を思い出して、作業に向かうことができるのです。

タスクが早く終わったら

必要最低限、3、4項目のToDoリストは、ともすれば午前中のうちに完遂されてしまうことも多くあります。

そういう時はどうすれば良いのでしょうか？

私は、「自由な時間だ！」と認識し、自分が好きなことに充てるようにしています。

例えば……

ちょっとした休憩を挟む
「やりたいことリスト」の内容を片付ける
明日やろうと思っていたことを先回りする
リストにないこと (気分が乗ったから出かけよう) をする
なにもしない
など、自由に予定を決めてしまうのです。

これは気分転換にも、自分で自分の人生を決めている感覚を得ることにもなります。

やるべきことは、しっかり責任をもってやった。

さらに時間を余らせることができて、そこで自分の好きなこともできる！

そんな、「1日をちゃんとマネジメントしている」感覚を味わえるのです。

リストを完遂し、その上で自分の好きなこともやる。

するとその日1日がポジティブな印象になるので、「明日も頑張ろう」と思えるわけです。

さらにその次の日にもリストを設定しておけば、リストを完遂して、自分の好きなことにも時間を割いて……。

ポジティブループが続いていきます。

完璧主義だからこそ、ToDoリストは優先順位をつけて、少な目に。

もちろん時間が余ったら、明日やるべきことを今日、やってもいい。

けれど休むことも仕事と人生のうちだから、休む時はしっかり休む。

今のところ、それが上手く回っているのです。