聞き手を引き込むオンライン商談の進め方 Knowledge CAMP #4 レポート

直接人と会うことの障壁が上がり、コミュニケーションのあり方が大きく変わったこの1年。オンライン商談において成約率を上げるには、どんな工夫が必要なのでしょうか？

JAPAN BRAND FESTIVAL 2021のスピンオフプログラム「Knowledge CAMP（ナレッジ・キャンプ：以下『CAMP』）」。第4回では「オンライン商談テクニックとプレゼンテーション」をテーマに、オンラインでのコミュニケーションに必要なノウハウを学びます。

＞JAPAN BRAND FESTIVALとは？
https://jbfes.com/about/

＞Knowledge CAMP #1レポート
https://note.com/jbf/n/n762a4f945d08

＞Knowledge CAMP #2レポート
https://note.com/jbf/n/n8623d063b33f

＞Knowledge CAMP #3レポート
https://note.com/jbf/n/n445cc481f791

オンライン商談のトレンドとメリット

ある調査によると、企業の約52％がオンライン商談を導入していると回答しています。実際、Knowledge CAMP参加者の7〜8割が商談や打ち合わせをオンラインで行った経験があり、今やオンライン商談は避けて通れないものと言えるでしょう。

オンライン商談の最大の強みは、移動の労力と時間が発生しないことです。日本の端と端、あるいは海外にいる相手にも商談をアポイントを取りやすくなりました。そういった意味では日本中、世界中を商圏と捉えることができます。

わざわざ移動する必要がないため、短時間の打ち合わせも気軽にできるようになりました。ある企業では、リモートワークにおけるチーム内のコミュニケーションとして週に3回、朝から10～15分程度のショートミーティングを行ったところ、長く話すのではなく何度も話したことで関係性が一層深まったそうです。オンラインならではの関係性の築き方と言えるのではないでしょうか。

また、特別な機材を追加しなくても容易にやり取りを録画できるのもオンライン商談の特徴です。録画した商談を見返すことで、より適切な説明や受け答えを検討し次回につなげることができます。画面外のものは相手に見えないので、経験の浅い方はマニュアルやメモを手元に置いて商談に臨むのも良いでしょう。

オンライン商談の準備をしよう！必須ポイントと4つのTips

このように、オンライン商談ならではのメリットが数多く挙げられる一方で、「相手の反応を把握しにくい」「話す間合いが難しい」という悩みも依然として聞かれます。どうすれば気持ち良くオンライン商談を行うことができるのでしょうか。

まず、スムーズな対話を成立させるためにマイクと安定したネットワーク回線は必須です。特にネットワーク回線は、アップロード速度10Mbpsが一つの目安です。これを下回ると使えるツールが限られたり、音声や画像が途切れて会話ができなくなったりすることがあります。

また、声が小さかったりかすれたりすると聞き取ることに集中し、話の内容が頭に入ってきません。自分の声がどのように聞こえているか、録画をして聞き返すなど確認しておきましょう。

マスク越しでは声が聞き取りにくい場合があるので、マスクを外して話せる個室を確保するのも一つの方法です。マスクを外すと表情が伝わりやすく、相手に安心感を与えることもできます。

その他必須ではありませんが、オンライン商談をより円滑に進めるのに役立つTipsをいくつかご紹介します。

◎ノートパソコンスタンド、照明
机に置いてノートパソコン内蔵のカメラでオンライン商談を行うと、カメラの向こうの相手を見下ろす形になってしまいます。スタンドで底上げをすると、目線の位置が合うのでおすすめです。また、自分の表情が見えやすくなるよう、照明も用意しておくと便利です。過度に照らす必要はないので、安価なもので構いません。

◎資料
商談中は画面共有したスライドをもとに進行しますが、ふと前のページを見返したくなることがあります。確認が済まないと後の話が頭に入ってこないという場合もありますので、商談前に資料を共有しておくとスムーズです。商品サンプルがある場合は事前に郵送しておくのも良いでしょう。

◎オンラインツールの準備、環境設定
ウェブ会議ツールにはさまざまな種類があり、企業によっては使用ツールが決められている場合もあります。定刻になって初めてインストールしようとすると、映像が映らない、音声が聞こえないなどトラブルが起きた場合に貴重な商談の時間が削られてしまいます。インストールやログインのURLは事前に送付し、動作確認まで済ませておきましょう。ツールが使えない場合の連絡先をあらかじめ伝えておくと安心です。

◎背景
背後や机周りを気にせず商談に集中できる「バーチャル背景」機能が便利です。自由な画像を設定できるので、背景に名刺の入った画像をセットすると名刺交換の代わりとして役立ちます。製造業の方は、ものづくりの現場の風景を背景画像にするのも相手の興味を引き効果的です。

いよいよ本番！成約率の高いオンライン商談はここが違う

準備ができたらいよいよ商談当日です。同じ空間から複数のパソコンがウェブ会議ツールにアクセスすると、ハウリング（音がループして「キーン」など不快な音が響くこと）を起こしてしまいます。部屋を分けるなどして、別の場所からアクセスするようにしましょう。

商談の際はできるだけカメラをオンにして、相手にも表示してもらうよう促しましょう。音量は、手元のボリュームで小さくすることはできますが、大きくすることは難しいものです。声量はなるべく大きめに、普段よりもゆっくりはっきりと話すことを心がけましょう。

オンライン商談の場合、対面に比べコミュニケーションがスムーズに進みません。話術で信頼を勝ち取ることが難しい分、数値や固有名詞など客観的なデータを盛り込んだスライドでのプレゼンテーションのほうが信頼を得やすくなります。

画面共有で資料やウェブサイトをスクロールする際は、相手が読むペースを考えて意識的にゆっくり送りましょう。また、画面共有をしている間は相手の顔が映らないため理解度や反応を把握しにくくなります。プレゼンテーションの途中でこまめに声がけをしたり、疑問点や気になった点はチャット欄に書き込んでもらったりしながら進めましょう。成約率の高い商談は総じて顧客からの質問や発言が多い傾向にあります。積極的に相手の発言や質問を促し、受けた質問には丁寧に答えることで納得感も高まります。

また、産地や工場など遠隔地との同時接続、プロモーションムービーの挿入、実演やデモンストレーションを盛り込むことができるのもオンライン商談ならではのことです。オンラインであることをうまく利用して、自社の強みを発信すると成約率も上がるでしょう。

聞き手を引き込むオンラインプレゼンテーションとは？

プレゼンテーションに限らず、オンラインでのコミュニケーションの基本は、聞き手を迷わせず、スムーズに相手の思考を導くストーリーを組み立てること。顧客が「そうなんです」と自然に相槌を打てる流れにすることが大切です。

ニーズに合わせて優先順位を変え、相手が知りたいことは先に、多く時間を割いて説明するようにしましょう。たとえば、すでに会社概要をご存じで課題が明確なら本題から入ってもよいでしょうし、初対面であまり知られていないなら商談の前に自己紹介、自社紹介が大事になるでしょう。

分かりやすく話をするためのメソッドはいくつかあります。結論を先に伝えるPREP法、全体像を示した上で各論を説明する箇条書き法などです。メソッドを詳しく理解すると言うよりは「結論から言うと」「話したいことは◯点あって」を口癖にするなど、話法を習慣に取り入れてみると身に付きやすくなります。

資料を作成する際は、1枚のスライドでは1つのメッセージに絞りましょう。相手の端末が何であっても読みやすいよう文字の大きさや行間、余白を工夫することも重要です。グラフを示す際には、見方によって解釈が異なる場合があります。グラフのタイトルよりも、そのグラフを通じて伝えたいメッセージを強調すると説得力が際立ちます。

また、オンラインプレゼンテーションにおいては表情や相槌など、オーバーリアクションに感じるぐらいがちょうど良いと考えておきましょう。相手の反応や表情が伝わりにくいのがオンラインの特徴です。感情をしっかり伝えることでコミュニケーションは活性化します。「無音の間が怖い」という声もよく聞かれますが、相手が考える時間を設けたり、発言の隙を与えたりすることも聞き手を置き去りにしないプレゼンテーションには大切です。

伝えられる情報が音声と視覚情報しかない、というのは双方にとってストレスを感じさせるものです。なるべく心地良いコミュニケーションを生むために、準備や工夫を怠らないようにしましょう。

2020年の講座は終了！次回テーマは「デザイン経営とブランディング」

この日は2020年最後の講座。終了後に有志でオンライン忘年会を開催しました。一堂に会することがまだできていない面々ですが、北海道から沖縄までの事業者が一つの講座に集えるのもオンラインならでは。グループワークでやり取りを重ねるごとに互いの個性を知り、徐々に距離が縮まってきているのを感じます。3月のJAPAN BRAND FESTIVAL 2021で会えるのが楽しみですね！

次回は年明け1月14日（木）に開催します。「デザイン経営とブランディング」をテーマに、ブランドのコンセプトやビジョンを検討する予定です。どうぞご期待ください。

執筆：吉澤 瑠美