展示会・ファッションショーイベントの会場をつくる｜JRA京都支店
皆さんこんにちは、京都支店の北本です。
今回は新しく担当したイベントの施工について
お話ししていきたいと思います。
●新規大型案件に挑む！
今回担当したのは企業主催の
メーカー新作発表会兼ファッションショーのイベントです。
これまでもご依頼をいただいていた
クライアント様からの案件ではあるのですが、
今回はその中でも特に大掛かりなもの！
これまでの積み重ねがあってお声掛けいただいた案件なので
入念な準備を持って当日に挑んでいきます。
○ゼロからのスタート
新規案件ということもあり、
今年の１月から準備を重ねてきました。
９月の開催日まで、ロングランになりました。
準備期間中は月に２～４回程度の打ち合わせはもちろん、
実際に使用する会場まで計測をするために足を運んだ日も。
打ち合わせではステージ構成・映像・照明について意見を出し合います。
その中で決まった内容を落とし込み、
何度も修正を重ね形を整えながら会場図面の作成を進めていきます。
その傍らで、展示会に出展される企業様から送られてくる
展示会オーダー備品や企業サインイメージなどを含む
ブースプランの取りまとめも行いました。
出展企業様の数はなんと１５０社…！
会場図面なども同時進行のため、マルチタスク必須です。
●担当カ所の振り分け
そんなイベントの中で弊社は
会場備品
ステージ施工
サイン制作
音響
映像
照明
を担当しました。
①会場備品 ②ステージ施工
出展社様からのオーダー備品だけでなく
会場内で使用するテーブルやイスなどのすべてを集計。
ステージについても作成図面から必要物を割り出します。
弊社倉庫と連携し準備～積み込み作業を進めていきます。
③サイン制作
サイン事業部の「ジャパンクリエイト」と連携し、
データ作成からサイン制作まで自社で行いました。
④音響 ⑤映像 ⑥照明
必要な備品が自社だけでそろわないため、
それぞれの分野に長けた協力会社様に依頼。
協力会社様とも打ち合わせをし、
当日は一緒にイベント会場を作っていきます。
●スムーズな現場づくりのために
今回の現場では会場の施工の指揮も弊社が行ったのですが、
繁忙期と重なるタイミングだったこともあり自社の頭数だけでは
担当の一部分を対応できないことが判明…！
前述した音響・映像・照明部分に追加して
備品の間配りなどを行う会場設営部隊の人員を補充。
合計協力会社は５社以上、計４０名以上の人員を総括しました。
大型の案件を管理する場合は自社だけで対応するのではなく、
協力会社様にお願いするかたちで負担を分散させる方法は
これまでの経験で学んできたことのひとつ。
作業を分担させることで効率よく現場を進めることができます。
●実績とモチベーション
協力会社様と力を合わせ会場の施工を終えると
会場がオープン、いよいよイベントがスタートします。
来場者数の多さと出展社様からの評判も良かったことから、
次年度は規模を拡大して開催するそうです！
イベント終了時にクライアント様から感謝のお言葉をいただいた際に
「大変だった期間が報われたな」と思いました。
現場が終わる度に反省点がたくさん出てきます。
今回も疲れたな、だけで終わるのではなく反省点に気付けることが
自身の成長へつながる大切な要素のひとつだと考えています
これからもよりよい物やサービスを提供・提案できるように
モチベーションを失わず努力を続け、成長していきたいと思います！
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