日程調整を自動化する

DXと聞くと、大規模なシステム導入や業務プロセスの抜本的な見直しイメージする人が多いかもしれない。 しかし、DXはもっと身近なところから始められる。 例えば、日常業務で頻繁に行われる「日程調整」を自動化することもできる。

日程調整の自動化のメリット

社内外との打ち合わせの日程調整。たいていメールやチャットでのやり取りで行われる。 しかし、候補日を何度も往復したり、ダブルブッキングが発生したりと、時間と手間がかかる作業なわりに生産性のある作業ではない。日程調整を自動化するツールをつかうと、以下のメリットが期待できる。

1. 業務効率の向上: 日程調整にかかる時間を大幅に短縮し、本来の業務に集中できるようになる。

2. コミュニケーションの円滑化: 候補日の共有や調整がスムーズに行えるようになり、コミュニケーションの効率化にもつながる。

3. ダブルブッキングの防止: ツールの自動調整機能により、ダブルブッキングを防ぎ、スケジュールの管理ミスを減らすことができる。

無料で試せる日程調整ツール「Calendly」「eeasy」

日程調整ツールは数多く存在するが、その中でも「eeasy」や「Calendly」は、無料で利用できるプランがあって手軽に試せる。 Googleカレンダーと連携し、自分の空き時間を相手に共有して、自動的に日程調整ができる。
紙の手帳で予定管理している人が、日程調整を自動化するためにGoogleカレンダーに切り替えたケースもある。
ビジネスを革新する日程調整ツール【eeasy】(イージー)
Free Online Appointment Scheduling Software | Calendly

本当に注力すべきことに集中する

日程調整の自動化は、小さな一歩かもしれない。 しかし、この小さな一歩が、業務効率化の大きな一歩につながる。 スモールスタートで始め、小さな成功体験を積み重ねていこう。日程調整のような日常業務を自動化することで、本当に注力すべき業務に集中できるようになる。

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中小企業DX事典｜Iwakami Sho｜note
「DXが浸透しないのは言葉の定義が曖昧だからでは？」という仮説をもとに「デジタル活用＝DX」という広い定義を設定しました。具体的なデジタル活用に役立つノウハウをまとめます。スキマ時間でサクッと読める内容を目指しています。