分かりやすい報告の仕方

最近、他の人から報告を受ける機会や報告書を目にすることが、多くなってきました。報告する人によって、報告の内容が分かりやすい・分かりにくいとありますが、今日は分かりやすい報告の仕方について、書いてみようと思います。

ちまたでは、結論から話そうなど言われておりますが、私が思う一番分かりにくい報告は、事実と意見を区別していない人だと思います。別に起承転結で話しても良いです。ただし、事実と意見を区別して話してもらわないと、状況が理解できません。

例えば、あなたが単独でお客様先に訪問して自社製品を紹介し、その後、上司や先輩に訪問結果を報告する場があったとします。そこであなたは、次のように報告しました。
「製品の費用を聞かれました。お客様の中で導入に向けて検討してもらえそうです。」

この報告の場合、「製品の費用を聞かれました。」は事実でしょうか。あなたの意見・感想でしょうか。恐らく、費用を聞かれたことは事実でしょう。

次に、「導入に向けて検討してもらえそう・・」は事実でしょうか。あなたの意見・感想でしょうか。お客様自身が「導入に向けて検討します」と言ったのであれば事実でしょう（お客様が社交辞令でそう言っているだけかは置いておいて）。
ただ、お客様自身が「導入に向けて検討します」と言っておらず、「製品の費用を聞かれた」事実から「導入に向けて検討してもらう」と思ったのであれば、これはあなたの推測・感想になり、事実ではありません。

上記のような単純な例を、文字で読むとあまり重要ではないように思えますが、報告が分かりにくい人は、この事実と意見を区別せずに、ごちゃまぜに報告することが多いです。

では、事実と意見を区別するには、どうしたら良いのでしょうか？

これは簡単です。主語を意識することです。
日本語の場合は、主語を省略しがちなので、先の例も主語が変わっていることが気づきません。先の例に主語を加えると
「お客様が検討するために費用を聞いてきて、私がお客様の中で導入に向けて検討してもらえそうと思いました」となるはずです。

実際の報告書では、いちいち主語を書く必要はないと思いますが、このように主語を意識することで、事実と意見の区別が付きやすくなりますので、報告する際や報告書を書く際は、ぜひ主語を意識してもらえばと思います。