リモートワークにこそ役立つ「気を遣わせない気遣い」

こんにちは！SmartHRのいそ（@isosho46）です。
先日2021年6月1日にSmartHR入社3年目を迎えました。あっという間の2年間で自分でもびっくりです！

入社してから展示会・カンファレンス・セミナーなどのイベントマーケティングに1年半ほど従事していましたが、2021年1月からはデジタルマーケティングのチームに異動し、現在は広告運用や外部メディアを活用してのリードジェンを担当しています。異動してからもすでに6ヶ月が経ち、圧倒的な時間の早さをここでも感じます…。
SmartHRのデジタルマーケティングに関する詳細は@glenn_suzuyoshiさんの記事「YoY 200%」SmartHRリードジェネレーションデジタルの成長軌跡とこれから」をぜひご参照ください！

イベントからデジタルに業務領域が変わっても、マーケティングの本質は変わりません。なかでも、目的達成のために周囲を巻き込み推進していくことは、領域問わず共通したおもしろさではないでしょうか。
SmartHRのマーケティング業務は、1人だけで完結するものはありません。常にチームプレーであることを、異動した今でも実感します。そのため、共有・確認・会議・雑談などのコミュニケーション頻度はかなり高いように思います。

しかし、リモートワークが続く影響から業務上のコミュニケーションの軸が変わりました。対面での会話が0になり、ちょっとした会話が気軽にできなくなったことも1つです。チャットツールでのテキストコミュニケーションが中心になったことで、情報伝達の工夫が一層求められます。そのような状況のためか、以前よりも「気遣い」の意識が増してきました。

ご存知のように、コミュニケーションにおいて「気遣い」はとても大切です。また、気遣いに対する意識ひとつで、業務推進の円滑さ・スピード感まで変わってくるように思います。気遣いもビジネススキルの1つです。

今回は、自分が日々業務を進める上で意識している「気を遣わせない気遣い」についてお話したいと思います。とくに、リモートワークだとより活きるスキルだと思いますので、少しでもお役に立てば幸いです。

「気を遣わせない気遣い」とは

「気を遣わせない気遣い」とは、文字通り相手に気を遣わせないように自分が気を遣うことです。ここでは、相手に負担をかけないように無駄をなくすこととして、業務推進を円滑にするために不可欠なスキルだと考えています。

たとえば、こんな質問をした／されたことはありませんか？

お忙しいところすいません。◯◯の資料を共有いただけないでしょうか？

なんの変哲もない質問のように見えますが、これだけでは質問の意図が明確ではなく解釈がいくつも生まれかねない文章です。

・なぜその資料がほしいのか
・資料のファイル形式はなにがいいのか
・資料はいつまでにほしいのか
・そもそも資料じゃなくても解決するのではないか

というように、資料を求める背景が曖昧なために、返答時のミスコミュニケーションや確認工数が発生してしまいます。つまり、結果的に相手に気を遣わせてるのと同じです。この例で伝えたいことは、ちょっとした気遣いの意識でコミュニケーションの無駄を省けるということです。

3つの意識的な気遣い

では、コミュニケーションの無駄を省く「気遣い」の意識とは何か。大きく3つ挙げたいと思います。

・①相手は何も知らない前提で情報発信する
・②相手の疑問を生むような余白・余剰を作らない
・③相手のタスクを明確化し段取りをつける

・①相手は何も知らない前提で情報発信する
自分と相手の知識・認識のレベルが一緒だと思い込んだままコミュニケーションをとると、ズレが生まれます。そのため、背景や経緯から説明すると共通認識が持てるため、受け手は腹落ちしやすくなります。
例文の場合だと、「なぜその資料がほしいのか」という前提の共有があると伝わりやすいでしょう。きっと自分の状況をわかっているだろうと不確実なことに期待するより、何も知らないと仮定して説明を加えたほうが、受け手にとっては親切と言えます。

・②相手の疑問を生むような余白・余剰を作らない
伝える情報が不足していることによって、相手が考えたり確認するような工数が発生します。情報不足による「余白」が生まれないよう、相手が判断し行動するために必要な情報をしっかりと渡します。前提情報を加えることはもちろん、相手の立場だったら何が知りたいかを考え情報を伝えることが大事です。
逆に情報の与えすぎにも注意です。関係ない話をいれて相手が混乱することがないよう、適切な情報量をコントロールします。

・③相手のタスクを明確化し段取りをつける
相手に何を期待しているかが明確でないと、結局何をしたらよいのかが伝わらないといったことが起こります。何をしてほしいのか、それをいつまでに対応してほしいのかのネクストアクションを明示します。とくに締め切りを設けることを忘れずに。締め切りを伝えないと、相手側のスケジュール中心に期限が決まってしまい、思ってたよりも対応が遅い・後回しにされた・忘れられていた、といったように業務が進まないことが起こります。発信者として業務をコントロールできるよう段取りをつけていくことが重要です。
また、相手がタスクに集中してもらえるように、都度都度必要な情報を渡したり障害を取り除くことを優先して対応できると、一層相手の負担を減らせます。

以上3つの意識的な気遣いは、共通して相手側の気遣いを生まないようにコミュニケーション・業務を主導するための工夫です。極論として、人は考えることを面倒がる生き物だと思います。そのため、ちょっとした気遣いで相手が考えなくて済むコミュニケーションをとってみると、業務が円滑に進められます。

前述の例に戻ってみます。

お忙しいところすいません。◯◯の資料を共有いただけないでしょうか？

この文章に対して、自分だったら最低でも次ぐらいの情報量で伝えます。

お忙しいところすいません。■■の情報を講演資料に活かしたいので◯◯の資料をppt形式で共有いただけないでしょうか？今週木曜日までだと助かります！もし、活用にあたり懸念等あればあわせて教えてください。

（※「お忙しいところすいません。」は非同期型のやりとりだと適切でないように思うので、「こんにちは！」でもいいかもしれませんね。）

資料を共有してほしい背景から、いつまでに・なにをしてほしいのか、そして資料を使うにあたって相手が何か気にされる可能性も考慮します。ここまで書くと、文章が長くなりがちなので、不要な言葉を減らしたり読みやすいような工夫も必要になります。

自分が相談や確認をテキストコミュニケーション（slack）で行う場合は、以下のような構成を使うことが多いです。

①相談の概要一言
②背景
③相談の詳細
④（あれば）補足

たとえば、こんな感じです。（モザイクだらけですいません…笑）

構成だけではなく、絵文字や罫線などを使ってお互いが読みやすい文章づくりを心掛けています。一度書いた後にも、わかりやすい内容であるか、読みやすいかどうかを何度も見直します。投稿後に編集することももちろんあります（笑）

気遣いによって自分の負担は増えるかもしれませんが、コミュニケーションコストが削減できるのでお互いの推進スピードは早まります。また、それぞれのネクストアクションが明確なため最短距離で行動することができ、パフォーマンス向上にも繋がっていきます。それによって、「この人との仕事はやりやすいな」と思ってもらえるので、一緒に仕事をした方からの信頼も高まっていくことが期待できます。

ただし、ここまでの内容はあくまでも“無駄をなくすため”のスキルなので、場合によっては使い分けて無駄を楽しむゆとりも大事にしたいです。絵文字で賑やかにしたりボケたり、会話そのものを楽しむのも大事ですよ！（おじさん構文は情報過多なので業務で使うのをオススメしません！）

良い気遣いにあふれたSmartHR

ここまで書いてきましたが、なにも自分だけの力で気づき実践できたわけではありません。SmartHRのバリュー（カルチャー）があったからこそだと思っています。SmartHRのバリューは、従業員の行動指針として深く浸透しています。なかでも、「一語一句に手間ひまかける」「認識のズレを自ら埋めよう（ズレ埋め）」の2つのバリューのおかげで、業務上のコミュニケーションや情報伝達の1つひとつまで、誰もがこだわっているのが特長です。

SmartHRの「全社告知」については、まさに情報伝達にたくさん工夫をしている素敵な例です。

とても参考になるので未読の方はぜひご覧ください！

こうしたコミュニケーションが成立するのは、グループや役職関係なくフラットな組織だからこそです。SmartHRは、誰もが尊重し信頼しあう風土があり、良い意味でお互いの気遣いにあふれ気持ちよく働ける会社です。リモートワーク下でも大きな支障なく気持ちよく働けるのは、SmartHRのバリュー・カルチャーがそれを支えているからだと実感します。
そういえば、「認識のズレを自ら埋めよう」のバリューは、ちょうど1年前の2020年7月に誕生しました。バリュー生誕1周年のタイミングでズレ埋めに関する記事を書いているのは、実は狙っていました。（笑）

気持ちよく働ける環境で

そんなSmartHRですが、ただいま大絶賛採用募集中です！気持ちの良いコミュニケーションができる環境で働きたい、スピード感のある業務で成果をあげたい、という猛者がいらっしゃればぜひエントリーいただけると嬉しいです。とくに自分の所属するデジタルマーケティングは急募ですのでよろしくお願いします！

他の職種でも募集していますので、ぜひSmartHRのサイトに遊びに来てくださいね。以上、宣伝でした！

おわりに

マーケティングの仕事は社内・社外問わず多くの方と関わって推進することばかりです。コミュニケーションって重要だな〜、と日々思うので、色んな工夫を実践していきたいと思います。小さな工夫の積み重ねが大事ですね！ぜひマーケティングや仕事に役立つTIPSについて気軽に情報交換しましょう！

最後まで読んでいただきありがとうございます。それではまた！