経営管理部の2021年の取り組み
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経営管理部の2021年の取り組み

ishizawachihiro

こんにちは。朝日インタラクティブ株式会社 経営管理部の石澤です。
新卒から22年間エンジニアをしていましたが、昨年の12月に経理や労務を担当する経営管理部門に異動しました。経営管理部の仕事はエンジニアリングとは違った楽しさがあり、とてもやりがいのある仕事です。40歳を超えて恥ずかしい限りですが、社会人として知っておかなくてはならない一般常識をたくさん曖昧にしていたことに気付かされる一年でした。この1年間で経営管理部で取り組んだことを振り返りたいと思います。

経営管理部とは

経営管理部は管理部門です。私を含め5名が在籍しています(ちなみに、会社全体では非正規社員も含め70名ほどの会社です)。主な仕事は次のようなものです。実際に日々手を動かしているのは信頼し尊敬している3名のメンバーです。

経理

専門知識を持ったメンバーが日々の様々な取引を会計の基準で分類し記録を取り、毎月決算を行っています。最終的には財務諸表や残高試算表という資料にまとめます。健全で持続的な会社運営をしていくためには極めて正確にお金の移動や使途・目的を把握していかなくてはいけません。そのため、何重にも記録のチェックがされ日々業務が進められています。

財務/税務

経理の仕事で得られたいろいろな資料(帳票)を元に、期中の通期収支予測や、来年度の予算を取りまとめたりします。税務では会社が納付しなくてはいけない税金の計算や確認などを税理士と一緒に行っていきます。税務は本当に難しいです。

労務

従業員の給与計算のもとになる勤怠に誤りが無いかをチェックしたり(サービス残業をしていないかな?ちゃんと振休とってるかな?など)、心身ともに健康を保ってもらえるように休暇取得状況をモニターしたり、健康診断の受診を促したりしています。また、健康維持のための仕組みづくりも考えたりしています。健康な体と気力があってこそ仕事は充実していきますもんね。福利厚生を考えたりもします。

人事

各部の人事計画をもとに採用活動をサポートします。多々あるエージェントと日々情報交換を行い、採用条件を伝え、集まってきたレジュメを各部のマネジャーに共有し、応募者の方からのご質問に答えたりということをしています。そして、入社(退社)が決まった方のフォローも行っています。新しい仲間は「最初」に、卒業する仲間は「最後」に接する部門です。

総務

総務は本当にいろいろなことをします。会社の規程や規則が変われば労基署へ提出したり、備品や消耗品の管理や調達をしたり、会社を守るための保険に加入したり、オフィス内のセキュリティ、回線、自販機、植栽、複合機、蛍光灯などなどファシリティーはだいたい総務が担当しています。毎日何かしらの総務業務が発生します。

2021年に取り組んだこと

それでは本題です。今年一年、経営管理部ではいろいろな事に取り組みました。ややお恥ずかしい部分もございますが、赤裸々に振り返ります。ここで取り上げる事の3倍くらい、いろいろやっていますが、主だった所をご紹介いたします。

年間で5日以上の有休を取得してもらう取り組み

年次有給休暇は計画的にとりましょー

 ご存じの通り、2019年4に改正労働基準法が施行され、年間10日以上年次有給休暇が付与される労働者に対して、その年次有給休暇のうち年5日を使用者は時季を指定して取得させることが義務となりました。
 当社では毎年1月1日に就業規則に沿って年次有給休暇が付与されます。この法律自体はみんなが理解をしているところですし、休みを取りたくないという社員はいないと思いますが、どうしても仕事の役割や偏りによって年末付近で慌てて消化しなくてはならないということが起こります。年次有給休暇の他に、「夏期休暇」「リフレッシュ休暇」「コロナワクチン接種休暇(副反応が出ているというニュースに触れ、最大4日の特別有給休暇制度を今年作りました)」等のその他の有給休暇もあるため、意識して積極的に取得をしていかないと、うっかり未消化になってしまう可能性もあります。そこで今年は主に次のような取り組みをしました。

  • 休暇制度の説明を年始に全社員へ実施

  • 役員や部長職で共有していた取得状況の資料を見やすくしました。

  • 適時、社員へ有休取得を促してもらうように部長職へアピールしました。

結果は、昨年ほどではありませんがやっぱり今年も年末の駆け込み取得が何件かありました。5日取得自体が目的になっては本末転倒ですね。来年はより取得しやすい雰囲気づくりや制度化を組織だって考えていこうと思います。

健康診断を全従業員きちんと受診してもらう取り組み

健康診断を受けましょー

 今年は昨年まで含まれていなかった胃カメラ検査の費用も会社負担するようにしました。胃カメラもきつい検査ではありますが、積極的に使ってもらえると嬉しいですね。
 健康診断は会社によってさまざまな運用をしていると思いますが、当社では、大雑把には以下のようなルールで運用しています。

  • 4月から12月までの間に受診すること

  • 会社が指定する7つの医療施設で受診すること

  • 受診予約は各自で行い受診前に経営管理部へ申告すること

 乱暴ですが、本当は全員の受診日や受診先を決めてしまう方が経営管理部としては楽なのです。全員を確実に受診させることができますし、医療機関への支払もすぐに終わりますし、労基へ提出する定期健康診断結果報告書もすぐ作ることができちゃいます。しかし、当社ではそれぞれの都合や利便性を考え、あえて自主的な予約制を採用しています。でもやはりこの場合はどうしても業務都合や医療施設の混雑状況によって予約が滞ってしまう可能性があります。そこで今年は次のような取り組みをしました。

  • 受診予約開始のアナウンスを1ヶ月前倒し

  • 受診予約の経営管理部申告をWeb化し(以前はExcelファイルをメール)申告と同時に管理表を更新する仕組みを作成。リアルタイムで予約状況が分かる。

  • 受診状況を定期的に役員や部長職と共有

 結果は、年内に全社員が健康診断を受診してくれました!!!
また、経営管理部での管理も以前よりは簡略化することができました。まだまだ改善ができそうです。来年はWeb化した仕組みをさらにブラッシュアップして、今年の実績から予約時期の自動リマインドや予約の手間を削減できる仕組みを検討していきたいと思います。

副業制度の整備

『多様な働き方を取り入れることで、業務内・業務外を問わず
        社員のみなさんの自己実現、可能性の最大化を目指す』

 当社でも副業制度が整備されました。
経営管理部は、「規約・規程の見直し」、「ユースケースの整理」、「副業と社外活動の定義」、「それぞれの申請方法や報奨金支払フローの整備」などを行いました。
 政府も推進していますし、社外で活動することで知見や人脈が広がりスキルアップにもつながっていくかもしれません。まだまだ制限や限界があるにせよ、できるのとできないのとでは大違いです。うまく活用してもらい様々な事例を積み上げてブラッシュアップをしていきたいです。
 仕事の合間に、「どんな副業ができるかなー」ってたまに話題(雑談)が出るのがうれしいです。みんなで考えていくと新しい事業の芽もうまれるかもしれません。

受取請求書を全部クラウド保管

 2020年4月、コロナ禍で始まったリモートワークの緊急対応として、それ以前に紙で回覧していた申請書をPDF化しました。取引先から請求書が届いたら、その債務内容をエクセルのフォーマットに記入して申請書を作り、PDF化したうえで上長→役員→経理へファイルサーバー上でスタンプリレー(承認)をしていく運用です(下の画像のAsIsの流れ)。緊急事態宣言下でリモートワークが実現できたのは、この運用ができ、社員の協力があったことが大きく、振り返れば多大な変化(成果)だったと感じます。

 しかしながら、この運用には大きく次のような問題点がありました。

  • 経理業務の負担増加(PDFファイルをすべて黙視確認)

  • 各部申請者/承認者の負担増加(申請書作成、保存、承認スタンプ)

  • ファイルの紛失リスク

  • 対象ファイルを即座に探し当てるのが困難(検索性が悪い)

これらの課題を解決するために、今年の8月にBill Oneを導入しました(下の画像のToBeの流れ)。

クラウド上で請求書を一括管理(しかも改正電帳法対応もされ)できるようになったことは、とても大きな変化です。
導入を主導したメンバーのインタビューがこちらにありますので合わせてお読みください。

導入したから終わりというわけではありません。実はまだいくつか課題があります。

  • 電帳法対応、ガバナンス強化により業務が増えた社員もいる。

  • Bill Oneでの受領率はまだ6割程度

法令やカバナンスを守りながら運用をもっと簡略化できる方法はあるかもしれません。Bill Oneはインタフェースがシンプルなので、受領できていない請求書をRPAや簡単なGoogle App Scriptでフックすることで受領率をもっと上げられそうです。引き続き来年も検討です。グロースしていきます。

経費精算申請のエクセルからの脱却

 前述のBill Oneと合わせて、経費精算の仕組みである楽楽精算を導入しました。導入の目的はだいたいBill Oneと一緒です。一部、交通費精算や経費精算でクラウドサービスを利用している部分もありましたが、基本的にはエクセルで作った立替経費申請書をPDFにしてスタンプリレーをしていた運用から脱却しました。
 会社にはそれぞれ経費のルールがあると思います。例えば「飲酒を伴う飲食は接待交際費。接待交際費は参加者名を入れましょう。」や「書籍を購入したらISBN番号を記載しましょう」などなどです。楽楽精算はそれらルールを割と細かく設定できるため採用しました。
 いままで、立替経費申請書(Excel)を作るのが社員にとって作業負荷になっているのではと感じていました。経費が発生しているのに作業が負担となり申請をしてこないという社員も少なからずいたのではないかって思います。でもそれは良くないですよね。かかった経費は少額でも、しっかり精算をするべきです。
 この仕組みを導入したことで、「スマホアプリで領収書の写真を撮るだけで」、「PASMOやSuicaをスマホにかざすだけで」経費申請の前準備ができるようになりました。承認作業や確認もブラウザのみで完結できます。
 これも導入したら終わりではなく、もっと布教活動とブラッシュアップが必要だと思っています。せっかく前述のような機能があるのに、わざわざ手入力をして入力ミスしちゃう人や、通勤費と交通費の違いが分からずごちゃ混ぜになって申請をしちゃう方がいたりします。さらに、一番重要なのは、まだあまり経理業務が楽になっていない事です。今はまだ、申請と保管がクラウドになったのみなのです。でも環境は整いつつあります。来年は会計システムへの連携やFBデータ作成(振込消込)などにもチャレンジして経理業務も楽楽になるように手を加えていきたいと思っています。

電子帳簿保存法

2022年1月からいよいよ改正電帳法が施行されますね。データで届いた会計書類(請求書や領収書など)を紙出しして保管をしてはだめですよ。※
当社はBill Oneと楽楽精算、その他準備中の物も含め、概ね準備完了です。通常業務や割込み業務が多い中、いろいろ準備を進めてくれた経営管理部メンバー全員に感謝です。来年4月の新年度から帳簿類も電帳法に乗せ本格的な運用を開始する予定です。10年後にはファイリングしていた書類(ざっくり段ボール箱100箱程度)のほとんどがなくなる予定です。身軽になるということは素晴らしいことです。
※23年12月31日まで猶予期間が設けられましたね。当社は予定通り22年1月から開始いたします。

Backlogの活用

 経営管理部にはその守備範囲の広さから、先輩方が作ってくれた大量の資料があります。様々な法令への対応方法、税務、労務に関する資料、経理基準(仕訳ルール)、決算手順などなど。本当にありがたい財産です。正直なところ、今年一年はこれら資料を読み込む毎日といったところでした。
ただ、これらは時間の経過とともに、MECEな状態ではなくなっているものも少なからずあります。
 また、経営管理部のメンバーは月次・年次のルーティーン業務をそれぞれ工夫しながら漏れが無いようにメモし作業を進めていますが、これらメモを更新したり確認していくのもそれなりの作業量になっているように感じました。
 そこで、今年から経営管理部ではできるかぎりBacklogを使うようにしました。

週次報告はBacklogのWikiにまとめていく
以前は週報をメールで送ってもらい、それを使って週一回の部会をしていました。Wikiにまとめていくことで検索性がアップし、後から見返すことも容易になりました。また、部会中に決まったことや議論したことを即座にWikiに反映し議事録として記録しておくことで認識違いを防止することもできます。

大イベントはまとめて課題登録
経理の大イベントと言えば、半期に一回の本決算/中間決算などです。
10月に行った中間決算では7日間で行う作業を細分化して120個ほどの課題に分けました。それをそれぞれ担当者と期限、簡単な作業手順を記載しGoogle スプレットシートからBacklogのAPIを通して課題登録をしました。
課題進捗はガントチャートで確認ができ、問題が発生した際は当該課題のコメントを使って解決を図りました。このコメントは次回決算時にきっとノウハウとして役立つはずです。

全部完了しているので緑一色で見ずらいですがこんなガントチャートを作りました。拡大しても課題は見えないはず。

2022年に向けて

経営管理部のミッションステートメント

経営管理部は何のためにあるのか?を今年の頭に考えて、偉そうにも以下の3つをミッションステートメントとして掲げました。年度ごとに経営計画と連動する形で各部はアクションプランを作ります。経営管理部はそのアクションプランの冒頭でこれをスローガンのように掲げています。

  • 良質かつ信頼できる経営に役立つ情報を、それを必要とする社内外のステークホルダーにタイムリーに送り届け、質の高い意思決定を支援する

  • 会社が、健全な経営と社会の行動規範となるように、法令を遵守した制度や仕組みの整備とそれらの運用チェック機構としての役割を果たす

  • 財務・会計・税務・法務・労務・総務・人事の専門知識と、テクノロジー、及び従業員への洞察を組み合わせ、事業・組織の成長を支える

引き続き来年も、「いい会社」を作っていくために経営管理部のメンバーと一緒に、ミッションを遂行していこうと思います。仕組みの面では、来年は会計システムをリプレイスし、今年導入した様々なシステム/サービスとの連携がより進むと思います。さらに、新しい仲間が何十人増えても会社として管理部門や各部の受入れや立ち上がりの業務負荷が増えないような仕掛けも検討していきます。経営管理部で扱う様々な帳票や一覧をクラウド上でDB化しそれらがシームレスに連携することで従業員の作業負荷は低減し、ガバナンスはしっかり確保していくシステムも設計する予定です。制度面では、私の上司が様々なことを計画・進行中です。あ、そういえば年明け1月から新しくワーケーションを許可する就業規則・リモートワーク規程の運用も始まります。

管理部門ってコストセンターだったり裏方の仕事だったりしてなかなか注目はされませんが、メカニックがいなければF1だって走れません!今のメンバーは会社の事や社員の事をきちんと考え、手本となって動いてくださる方ばかりなのでこの良い雰囲気を維持していろいろなことにチャレンジをしていきたいと思っています。


新しい仲間を募集中

こんな経営管理部がある当社、現在以下の人材を募集しています。
ご興味がある方はぜひのぞいてみてください。

ZDNet Japan 編集記者

Webプログラマー・エンジニア

アカウントセールス(プランナー)

来年もどうぞよろしくお願いいたします。良い新年をお迎えください。


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