７つの『司会』のこだわり

先日、とある会議で、初めてお会いした人に、
「良い声ですね！『司会』とかされてそうですね！」と言われ、
「はい、公私ともに、司会はよくやってますね！」と、とっさに答えました。
（後から考えて、そういう意図じゃなかったのかもと思いましたが）

そこで考えました。
『司会』は、ホントにしょっちゅうやっています。
今の職場になり、毎日、２度は司会進行をします。

昨日も、朝イチから会議があり、ぼくが議長です。
ぼくとしては初めての会議だったのですが、そんなに構えることなく、無難に実施しました。

会合や、式典、ミーティングなど、その場の大小はあるでしょうが、複数人が集まるときに、『進行役』というのは必ず必要ですよね。

そんな、『司会』については、慣れや経験が重要かと思います。
とっても苦手という人も多いのではないでしょうか？

そう考えると、ぼくは、公私ともに、しょっちゅうやっているので、そんなにハードルは高くないです。
単なる司会進行は、そんなに大した作業じゃないですよね。

議長や、ファシリテーターとなると、ちょっとまた別の負荷がかかってきます。
今日は、シンプルに、『司会』のことについて、アウトプットしてみたいと思います。

ぼくが特段のスキルを持っているとかいうわけでなく、自戒を込めて、予習・復習するように、『司会のこだわり』について書き出していってみたいと思います。

大なり小なりの、『司会』の場面へ役立てていただけたらと思います。

以下の７項目について、全部で約3,000文字の文量です。お付き合いください。

①礼に始まり、礼に終わる

ぼくとしては割と重要と思っており、かつ、割とないがしろにされているテーマです。
武道の基本でもあります、礼に始まり、礼に終わる、ということ。

消防なんかは、この辺りはとてもきちんと行います。
今から、この会議を始めますよ！って。これでこのミーティングを終了しますよ！って。

いちいち、「礼」をしたりはしなくても良いと思います。
「おはようございます！」とか「こんにちわ！」とか、ハッキリここから始まるという雰囲気づくりが大切かと思います。
理想は、始まる前に、空気をほぐすための、おしゃべりをしていてもらうことが良いです。
でも、ダラダラっと始まるんじゃなくて、ここからスタートだっていう雰囲気をつくることが大切と思います。

また、終わるときも、よし！これで終わり！っていう雰囲気が大切です。
「ありがとうございました！」
「お疲れさまでした！」っていう、締めがハッキリすると良いですよね。

②明るくスタートする

礼に始まるときの、第一声がとても重要です。

司会者の声質、声量、そのトーンに、全体が影響します。
明るく大きな声で、高いキーでスタートできると良いですね。

司会者のトーンがどんよりしていると、全体的にどんよりしてしまいます。

また、話すスピード感もそうです。
足早に進行しなければならないときと、ゆっくり、ゆったりと進行して良い場と、違いがあると思います。

司会者のスピードによって、その場が決まります。

個人的な思いとしては、定例のミーティングなどは、さっさと終わらせた方が良いですね。
なので、司会者も明るくスタートしつつ、スピーディーな感じで進行できるとすんなり終わります。

③誰？をハッキリさせる

特に、冒頭にすべきことはいっぱいあります。

ごあいさつ、自己紹介、資料の確認・・・、その順序などにこだわる人もいますが、最初にしっかりさせるべきは、誰がこの場にいるかということです。

特に初めて顔を合わす人がいれば、早めに紹介しましょう。

参加メンバーが書かれた資料などあれば、先に示してあげると良いですね。
『今日、初めて参加されています、〇〇さんが来られています、よろしくお願いします。また、後ほど、ご挨拶いただきます』とか示してあげておくと良いですよね。

そうじゃないと、あの人誰なん？ってずっと気になります（笑）
それとか、名簿のこの人があの人で、この人がその人か？とか詮索が入ります（笑）

「申し遅れましたが、本日の進行を務めさせていただきます、〇〇です、よろしくお願いします」みたいな決まり文句も、なるべく早めに言いたいですね。

④全体像を示す

最初の方で、やっておきたいことは、『全体像』を示しておくことです。

この場のボリューム感と言いますか、時間的な感覚もそうです。
『次第』があると良いですね。

今日はこのテーマについて議論していきます。
なるべく１時間以内で終わろうと思っています、とか。
早ければ３０分ぐらいで終わるかと思います、とか。
例年であれば１時間ほどの議事です、とか。
途中で一度休憩をはさみます、とか。

どこにどれぐらいで進んでいくのか分からずスタートしてしまうと、みんな不安になってしまいます。

最初に、全体像を示すことを心がけましょう。
ファシリテーションの範疇で言うと、『目的』や『議題』を明確にすることも大切です。

⑤資料の確認

よく、資料の確認などに時間を費やすケースがありますが、あんまり必要ないかなと思います。
というのも、だいたい、あんまり見てないし、
資料を確認する間に、順番などがごちゃごちゃになってしまいます。

資料が多い場合は、一覧表を添えてあげると良いですよね。
『配布資料はご覧のとおりです。もし不足があったら、その際にお伝えください』この一言で十分です。

それと、さらに工夫すると言えば、
資料は全て耳を揃えて重ねている会場が多いですが、
少しずつ、ずらして、パッと見て、部数が分かる方が良いですね。

席に置いていくときに、間違えることが無くなりますし、おもてなしされている雰囲気が出ます。

⑥居心地

これも冒頭の方での雰囲気づくりのひとつですが、
特にこれから暑くなってくるケースに多いです。

暑くないですか？とか
席によっては、エアコンが当たり過ぎてないですか？とか、
最初に配慮してあげることが重要です。

ご経験ありますよね？
うわ、寒い！とか、暑い！とか、あっても、何も言い出せず、耐えに耐えて、会議の内容が全然頭に入らなかったこと・・・。

その場の居心地は、理解度や参画度に関わります。

暑いですか？とか寒いですか？
空調の温度設定について、いつでも言ってくださいね、とか。

進行者から、そうした配慮がされていることが最初に示されると、参加する側は嬉しいですよね。

また、こういう内容は、議事と関係ないことで、それこそ個人的な感覚です。
そんなこと発言できないっていう雰囲気になってしまいます。
でも、司会者がこうしたことを口にすることで、自分の感性・感覚で参加して良いんだっていう雰囲気になります。

同様に、お茶を飲みながらとか、お菓子をつまみながら、気軽に参加してくださいっていうのも、最初に示しておくと良いですよね。

あるあるなのが、こういうのを示さないから、配布されているお茶に誰も手をつけないっていうのもありますよね（笑）

⑦進行を区切る

進行を進めていくなかで、議事に沿って、ひとつずつ、明確に進んでいくことが大切です。

「はい、ありがとうございました。では、次の議題３の〇〇についてを始めます」っていう感じで、切り分けていきたいですね。

よく、議論が行ったりきたりしてしまいます。
いま、どこの議論してるんだっけ？ってなることもあります。
良くないのは、議論が戻ってしまうことですね。

ハッキリ区切っていかないと、先の議論を今してしまったり、前の議論を掘り返してしまったり・・・。
ファシリテーションの領域にもなってきますが、進行する人が、明確にしていくことが大切ですね。

『司会』のこだわりについて列挙してみました。
ぼく自身もさらに気を遣っていきたいと思います。

大なり小なりの『司会』を務める際にはご参考にされてください。

今日もご覧いただきありがとうございます。

冒頭の可愛らしいイラストは、春田みつき｜noteさんの作品を使用させていただいています。いつもありがとうございます。

＜１年前の”今日”の記事★＞

そうかそうか、１年前はこんな話題でしたね。
チャリ通は１年間続きました！
渋滞緩和などのテーマもありますので、ぜひご覧ください！