中小企業が効率化の末にたどり着いた一つのゴール 04
私がやった社内の断捨離 ＃2
複合機の廃止
例に漏れず私の会社にも狭い事務所に大きな複合機が鎮座し、更新の時期を迎えていました。 リースで更新するにしてもかなりまとまった金額となります。ペーパーレスを進めているのに紙を吐き出す機器をお金を出して設置することはどうしても腑に落ちませんでした。
そこで用途を改めて確認しました。
受信：
取引先からの注文書や支払通知書などが主なものでした。細かいことではありますが不要な広告が勝手に紙に印刷されることも地味にストレスでした。
送信：
こちらからFAXで送信しなければならないものというのはほとんどありませんでした。電子メールでほぼ全て対応できていました。
考えた末に、市販のFAXサーバーを購入しました。
受信したファックスをPDFファイルに変換して、メールアドレス宛に自動送信してくれるものです。FAXのペーパーレス化です。 Amazonなどで4万円程度で市販されています。
宛先をグループアドレスとすれば、一括で必要な人に届きます。テレワークでもFAX情報の共有ができるようになりました。
これでFAXを複合機で受ける必要がなくなりました。
コピー機としては図面の印刷やコピーなどに使用されていました。 ただPDFファイルで管理をするように切り替えを進めていたこともあり、どちらかというとスキャナーとして紙をPDFファイルに変換する用途がメインとなっていました。複合機の代わりにUSB接続できるハンディスキャナーを購入して、事務所に置くことにしました。
コピーを複合機で行う必要もなくなりました。
最後に私は社員の名刺やメール署名から会社のFAX番号を削除しました。 FAXサーバーで受信可能な状態ですが徐々にフェードアウトしていくようにしたのです。
取引先からFAXで何か届くと、その度に以降はグループアドレス宛のメールなどで送付してもらうようにお願いしていきました。 会社情報の登録や更新のたびにファックス番号を削除していきました。少しづつそういたことを続けていくことで、FAXは届かなくなりました。最終的にはFAXサーバーも撤去することができました。
こうして私は複合機のリースを解約し、会社から撤去することに成功しました。
事務所は広くなり、紙を吐き出すものが一つ減りました。
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