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コロナウイルスに負けるな!採用オンライン化おすすめツール/ノウハウ①

こんにちは、POLの田中です。
弊社では2月から毎日、オンラインでの就活イベントを開催してきました。

元々は「地方学生により良い就活機会を!」「研究室にいながら就活ができる仕組みを!」ということで行ってきましたが、最近ではコロナウイルス対策として合説の中止なども出始めており、オンライン化の動きが進んでいます。

そこで、私たちが毎日開催を通じて貯めたノウハウを公開し、学生にとっても企業にとっても良い就活/採用体験ができるよう少しでも貢献したいと思います。

最初に伝えておきますが、開催してみての所感としてオンラインはオフラインの代替手段ではなく、新しい、魅力的な就活体験だと感じています。

就活オンライン化で気をつけること

①ツール選定
②参加者との事前連絡
③当日のファシリテーション

①ツール選定について

オンライン開催での一番の敵は「通信環境」です。
通信環境が整ってないと、こんなことになります

「接続の仕方がわからない」「カメラが起動しない」→ 開催時刻の遅延
「音声が途切れる」「映像が途切れる」→ 離脱・不満足な体験になり採用に繋がらない

そこで、ツールの導入は以下の観点で考えるといいでしょう。

汎用性:どんな環境からでも満遍なく利用が可能であるか
簡易性:使い方が難しくないか
快適性:通信がサクサク動くか

どうしても導入コストが安いものから検討しがちですが、「コストがいかに安くても、これらの要素で壊滅的なものが一つでもあると、オンライン採用はうまくいかない」と考えてください。会が成り立ちません。そのくらいこのポイントは重要です。

弊社で活用しているツール

弊社では、主に二つのビデオツールを活用しています。

①zoom
こちらは、複数人・双方向でのコミュニケーションを取りたい場合には、ほぼ一強と言っていい気がします。(個人的に)

おすすめポイント
・複数人の同時接続に強い
・IEとChromeどちらにも対応している。
・画面共有が簡単かつタブ毎可能
・参加者を自由に小部屋に飛ばす機能がついている。


強いて言えば
・事前のセットアップが少しめんどくさい
・無料プランだと40分間しか接続できない
②whereby (旧appear.in)
1対1の対応の場合にはこちらのツールを使用することが多いです。
とにかく簡単に面談したい!という場合にはこちらから導入するのがいいと思います。

おすすめポイント
・とにかく接続が簡単(リンクを踏むだけでいい)
・画面共有が簡単かつタブ毎可能


強いて言えば
・IEに対応していない
・カメラ対応していない
・通信の安定性は微妙、画質も高くはない

他に検討したもの

③Skype
以前(1〜2年前)はこちらを使っていましたが、通信の安定性でzoomに乗り換えてしまいました。ただ、メリットとしては、認知度が高いので「オンラインツール」と言った時に把握しやすいというのはあるかもしれません。
④Google Hangouts Meet
これは正直比較するほど使えていないのですが、個人的な印象としては以下です。Googleカレンダーでスケジューリングしたら自動的に設定されるので便利ではあるのですが、通信速度や画面共有が時々できない(僕のPCだけかもですが)のがネックであまり活用できていません。

②参加者との事前連絡

宿泊も移動も必要がなくなるオンラインイベントは、参加ハードルが低い分、キャンセルハードルも低くなります。これは間違いありません。

なぜでしょうか。僕の仮説としては以下です。

・当日のその時間になるまでそのイベントに対するアクションを行わないので、マインドシェアが高くなく、普通に別の予定を入れてしまう。
(オフラインのイベントだと移動とかが発生して参加せざるを得ない)

・オンラインだから人事の工数もそんなに取ってない(イメージ)なので、比較的ライトにキャンセルしやすい(イメージ)

実際に弊社で行なっている座談会イベントでは事前応募に対する出席率は50%です。逆に言えば、半分はドタキャンしていると言えます。

オンラインで行なっている個別の就活面談では、流石に出席率はもう少し改善され、出席率は80%ほどです。自分一人が対象だとわかっていてもおよそ5人に1がドタキャンしている計算になります。

ドタキャン防止の打ち手

工数をかけてドタキャン、防ぎたいですよね。そこでこんな打ち手を売っています。

①面談申し込み直後の確認メール&前日のリマインドメール
▶︎面談申し込み直後の確認メール
弊社ではイベント申し込みの際、フォームを使うことが多いのですが、申し込みをいただいたら即座に確認メールを送るようにしています(場合によっては電話)。
流石に手動で送り続けるのはしんどいので、自動で確認メールを送ってもらうことのできるフォームを活用すると良いと思います。

▶︎前日のリマインドメール
忘れてはいけないのは、前日のリマインドです。これをやるとやらないのでは、相当数のドタキャンは減った感じがします。

ドタキャンには二種類あって、
①連絡あり直前ドタキャン
②連絡なしドタキャン

があるのですが、この打ち手によって、②の割合が減って①のドタキャンのみが残るようになりました。
②当日の電話連絡
どうしても来て欲しいイベントについては電話をかけるのがおすすめです。オンラインだと、リアルな体験をするのが参加するところまで存在しませんが、電話をかけることで学生の当事者意識が上がります。
(ただ、学生は電話かけられるの嫌がることもあるので、正当な理由なくしてむやみにかけるのはやめましょう)

③当日のファシリテーション

「オンラインイベントは初めてでどうしたらいいかわからない」という担当者の方もいらっしゃると思います。そこで当日のファシリテーションのコツをお教えします。

①ツールで自分自身が悩むことは極力無くしておく
ファシリに直接関わりはしないのですが、当日始まったら「あれ!なんかうまくいかない!」なんてことはザラです。ただ、自分がツールを使いこなしていれば、大概のことはなんとか対応できます。ぜひ部署内で一度リハーサルをするのは確実に行なって、あらゆる事態に備えましょう。なんとかなります。

②電話を用意しておく

オンラインツールは、不確実性が高いので、手元に電話を用意しておきましょう。大体のことは電話で解決できます。スピード感も一番早い。

③アイスブレイクを入念に、双方向コミュニケーションを心がける

参加者同士のアイスブレイクのタイミングがオフラインでは全くないので、きちんとアイスブレイクタイムを設けましょう。「どこから参加しているんですか?」などはオンラインならではの醍醐味を感じる質問の一つですね。

また、登壇とは違い1対nの関係性ではなく、1対1対1対1・・・というようになります。そのため、オンラインの方が距離が近くなりやすいというのは驚くべき結果でした。ぜひこの近さを生かして、双方向のコミュニケーションが取れるように心がけましょう。

④指名してあげると話しやすい

オンラインでは、目の前にある画面と声以外に「読むべき空気」がありません。それが逆に学生にとっては負担なく参加できるいい点でもあるのですが、自分が話していいのかを判断するのは意外と難しく、別の人と同時に話し始めてしまうこともあります。参加者から話を聞きたい場合は「〇〇さんいかがですか?」と声をかけてあげるとスムーズに進むでしょう。

以上です!次回はオンライン面談に欠かせない「日程調整ツール」について記載します。

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株式会社POL Student Success責任者 新規事業(産学連携)→キャリアアドバイザー/事業開発 名古屋大学大学院理学系 | 研究 | 休学 | 奨学金 | 産学連携 | 新卒スタートアップ | 長期インターン 将来の夢は自分の子供達世代に選択肢と希望を残すこと。